Por se tratar de um segmento de mercado muito dinâmico e competitivo, o varejo precisa constantemente de soluções inovadoras para gerenciar seus processos. 

Por isso um software de conciliação financeira se faz tão importante. Ele é parte fundamental de uma gestão financeira eficiente para que varejistas tomem decisões estratégicas em muito menos tempo.

Leia também: Por que fazer a conciliação financeira no varejo?

Uma plataforma de conciliação financeira pode ser definida como um sistema capaz de melhorar o fluxo de trabalho operacional das empresas de diferentes portes de modo a atender, finalmente, aos objetivos de curto, médio e longo prazo delas. 

Considerando que clientes vão até uma loja para encontrar soluções para seus problemas e não essencialmente produtos, logo, as lojas são centros de soluções em todos os seus pontos de contato com os clientes. 

Assim, a expectativa das pessoas é resolver um problema específico e eventuais novos desafios que surgirem em sua visita a loja. De igual modo, como varejista, com este artigo você espera encontrar quais pontos deve considerar para escolher o conciliador de cartões mais adequado a realidade do negócio. Além de ajudar a gerenciar e automatizar processos da gestão financeira, a ferramenta proporciona maior visibilidade em tempo real e melhorar o atendimento ao cliente.  

Foque nas soluções que você busca e faça sua escolha com nossas dicas a seguir. 

Como escolher um software de conciliação financeira para o varejo

1. Selecione ferramentas usadas por outros varejistas

Escolher conciliadoras com know how no segmento do varejo vai trazer mais segurança para a sua decisão porque será possível economizar tempo com personalizações, uma vez que o trabalho com desenvolvimento não partirá “do zero”. 

O atendimento da fornecedora do software saberá lidar com mais facilidade sobre quais soluções são importantes  para conciliação financeira no varejo. E o benchmarking poderá ser feito com muito mais chances de se obter um resultado satisfatório sobre essa escolha tão crítica e vital para a gestão financeira do negócio.

2. Identifique quais integrações serão necessárias

Mesmo que uma plataforma não possua determinado recurso e seja necessário fazer uma integração, é importante verificar se esse pedido cabe no orçamento disponível. 

Entre as mais diversas soluções do mercado, geralmente o varejo precisa de integração com softwares de:  

• Gerenciamento de estoques 

Ao se integrar com tecnologias de rastreamento de produtos, RFID e código de barras, obtém-se prazos mais realistas e promove-se maior satisfação ao cliente. Com a sincronização automática de estoques, a tomada de decisões se torna mais transparente e agrega uma segurança maior para a política de formação de preços; pois, relatórios podem ajudar a gerar insights para melhorar a previsão de vendas e todo o planejamento de estoque. 

• Ponto de venda (POS) 

Tomando a tradução literal como base (Point of Sales), os terminais (maquininhas, adquirentes) POS hoje fornecem fácil manejo e mobilidade (até serviços de delivery podem usar do POS para receber os pagamentos), além do baixo custo para adquirir ou alugar uma máquina é outro atrativo.  

Como cada maquininha funciona conectada apenas a uma rede, talvez seja necessário contratar diferentes adquirentes. A integração com um software de conciliação financeira, elimina o trabalho manual de conferência de taxas e se os valores foram recebidos corretamente. 

• Sistemas ERP

Um software de planejamento de recursos empresariais (ERP) contribui com a gestão do negócio em diferentes aspectos. Com ele, é possível coletar dados do cliente, como idade, histórico de compras etc., organizar a comunicação interna, gerenciar fluxos de transações comerciais, otimizar a cadeia de suprimentos e ajudar controlar o ciclo de vida de produtos.  

• E-commerce

O comércio eletrônico tem ajudado os negócios de varejo nos últimos anos. As oportunidades de conquistar novos clientes são enormes. Uma ferramenta de conciliação financeira vai permitir que o controle financeiro total e notificações sobre cancelamentos de compras dentro da própria plataforma seja feito com uma visão 360° em todo o processo da venda. Além de o varejista ser notificado sempre que houver um chargeback, evitando perdas e ajudando a recuperar receita.

Leia também: Principais indicadores (KPIs) para melhorar a gestão de chargeback 

3. Forme uma equipe interna para a implantação

A maior mudança gerada com a automação financeira é de ordem cultural. Do assistente ao CFO e CEO, todo precisam se tornar agentes da mudança. Com uma liderança forte e engajada, os resultados ao longo do processo de desenvolvimento e implantação tendem a ser positivos para todos. 

É muito melhor que as pessoas se envolvam com a mudança porque a querem e não porque foi imposta. Não apresente apenas os benefícios que o novo software poderá trazer, envolva o time para que ele mesmo busque os benefícios que essa automação vai trazer ao seu trabalho. 

Capacite suas pessoas. Forneça treinamentos e mantenha uma ponte de contato sempre aberta com a conciliadora financeira. Ela será uma parceira estratégica de negócios.

Leia também: Armadilhas para evitar na implantação do software de conciliação financeira

4. Avalie o investimento 

Não existe um preço “fechado” quando se trata de soluções para a gestão financeira de empresas. Porque o grau de complexidade varia e os fatores que influenciam no valor cobrado são diversos. Por isso, analise que tipo de características influenciam no investimento financeiro para implementar a plataforma de conciliação financeira. Número de usuários, taxa de licença única ou recorrente, tipo de hospedagem, treinamento adicional, nível de personalização, número de integrações etc.

5. Solicite uma demonstração gratuita

Esse é o momento de verificar a usabilidade da plataforma. Lembre-se que você está procurando a solução mais adequada para o varejo e a ferramenta precisa ser a mais intuitiva possível. 

Um software de conciliação financeira torna o processo financeiro das empresas mais fácil. A demonstração gratuita vai ser a “prova dos 9” quanto aos benefícios de determinada ferramenta. Simples assim.

Leia também: Perguntas para fazer antes de escolher um software de gestão financeira

As maiores empresas do varejo brasileiro já usam Equals 

A gestão financeira manual é antiquada para empresas do varejo que precisam escalar o negócio e superar os desafios do mundo cada vez mais “figital” (físico + digital) com novos meios de pagamento surgindo a todo momento – PIX, carteiras digitais, reconhecimento facial, pagamento por aproximação etc. 

Nesse contexto, mais camadas de complexidade são adicionadas à tarefa de conferir e cruzar os dados de vendas para verificar se existem erros entre os valores recebidos, prazos estabelecidos e taxas cobradas pelas adquirentes. Além de simular antecipação de recebíveis e obter informações precisas sobre a saúde financeira do negócio em tempo real.

Com a Equals, o controle da gestão financeira da loja é inteiramente do time financeiro para se preocupar com o que mais importa: o seu cliente.