Muitos desafios são encontrados na hora de fazer a gestão de recebíveis. É preciso assegurar que os clientes efetuarão o pagamento dentro do prazo estipulado, garantir a melhora nos processos dos recebimentos e otimizar o trabalho da sua equipe.

A gestão de recebíveis é um dos principais pilares do departamento financeiro de qualquer empreendimento, seja ele de pequeno, médio ou grande porte. Portanto, se ela não for realizada de maneira eficiente, o seu negócio corre o risco de ter perdas irreparáveis, prejudicando, assim, o seu bom desenvolvimento.

Para ajudar você a fugir desse tipo de armadilha, separamos 7 dicas essenciais para melhorar a gestão de recebíveis do seu negócio. Quer saber mais? Continue a leitura e confira!

1. Registre todas as contas a receber

O primeiro passo para otimizar a gestão de recebíveis da sua empresa é registrar todas as contas a receber. Sem esse controle, você não conseguirá colocar nenhuma outra ação em prática.

Ao registrar os seus recebíveis é preciso identificar o nome do cliente, a data de vencimento da fatura e como o pagamento será efetuado. Por fim, é necessário fazer uma previsão de quanto a empresa receberá naquele mês.

Esse registro é importante para que você saiba quais investimentos poderão ser realizados e a quantidade de produtos que serão comprados para repor seu estoque, por exemplo. Com o passar do tempo, será possível identificar quais são os clientes mais inadimplentes e quais costumam pagar na data acordada.

2. Faça um acompanhamento mensal dos seus recebíveis

Feito o registro dos seus recebíveis, é hora de fazer o acompanhamento mensal. Nesse momento, você pode decidir qual é a melhor prática para a sua empresa. Se ela for de pequeno porte, esse acompanhamento pode ser realizado diariamente, por exemplo. Agora, se ela tiver várias filiais, o ideal é fazer um controle mensal.

O acompanhamento dos recebíveis permitirá que o gestor tenha um controle mais amplo sobre os recebimentos do negócio. Por meio dele, você conseguirá identificar se os pagamentos serão suficientes para arcar com as obrigações mensais da empresa, como pagar fornecedores, funcionários e impostos.

Assim, com um acompanhamento mensal dos recebíveis, você conseguirá traçar estratégias para combater a inadimplência, sem perder o cliente.

3. Realize as cobranças sem medo

Embora a cobrança seja uma ação, na maioria das vezes, desconfortável, é importante colocá-la em prática para garantir que a sua empresa conseguirá ter o montante necessário para arcar com seus compromissos. Antes de tudo, lembre-se de que a cobrança é um direito seu, uma vez que o produto foi entregue ou o serviço prestado.

A única coisa que você precisa ter cuidado na hora de fazer uma cobrança é evitar grosserias e ameaças, pois esse tipo de atitude pode trazer transtornos para a sua empresa. Dessa forma, seja sempre cordial e procure entender a situação do cliente para, então, fechar um acordo favorável para ambas as partes.

Outra prática interessante é enviar uma mensagem lembrando o cliente de seu compromisso alguns dias antes e depois do vencimento, em caso de atraso. Isso previne eventuais esquecimentos por parte do consumidor.

Para isso, estabeleça uma “régua”, indicando qual será a tolerância para atrasos antes que a comunicação seja feita e por que meio ela se dará. Com o intuito de agilizar esse procedimento e evitar enganos, é importante que existem modelos prontos desses comunicados, em diferentes formatos, para economizar tempo e não ter que redigir um novo sempre que houver uma pendência do tipo.

Além disso, outros cuidados podem ser tomados para reduzir o problema com contas a receber em atraso, que afeta em cheio a gestão de recebíveis. O primeiro deles é conhecer bem o cliente antes de realizar uma venda a prazo. Para isso, recolha os dados dos documentos e consulte sempre serviços de proteção ao crédito, que reúnem o histórico do consumidor, indicando se ele é ou não um bom pagador.

Incentivar pagamentos à vista, seja com dinheiro em espécie ou por meio de cartões de crédito e débito também é uma boa alternativa. Com esses métodos, o recebimento é garantido, ao contrário do que acontece com os cheques, por exemplo.

A boa notícia é que desde 2017 uma lei promulgada pelo governo federal permite a diferenciação de preços de acordo com o meio de pagamento escolhido. Com isso, não há problemas em oferecer descontos para aqueles clientes que optem em pagar à vista, utilizando dinheiro ou cartão. Esse incentivo certamente ajudará a reduzir a inadimplência, assim como o pagamento antecipado, apresentado no tópico a seguir.

4. Ofereça vantagens para o pagamento antecipado

Oferecer vantagens no pagamento antecipado é outra estratégia que atrai o consumidor. Logo, para otimizar a gestão de recebíveis da sua empresa é fundamental oferecer benefícios nos pagamentos antecipados.

Esses benefícios podem ser em forma de descontos nas parcelas ou nas próximas compras, entrega de brindes, entre outros incentivos que você pode oferecer. Essas ações também podem ser adotadas para os clientes que efetuam o pagamento na data programada.

Essa estratégia contribui para que a fidelização do cliente ocorra e permite que você também possa pagar seus fornecedores antes da data prevista, possibilitando o acesso a outras vantagens que ele pode oferecer para o seu negócio.

5. Conte com o auxílio da tecnologia

Para evitar futuros transtornos, é essencial que você conte com o auxílio da tecnologia e adote um sistema de gestão eficiente que auxiliará no controle de seus recebíveis da melhor maneira possível.

Por meio do sistema de gestão, você conseguirá acompanhar, em tempo real, todas as movimentações financeiras do seu negócio, podendo monitorar com mais eficiência os seus recebíveis e verificar, com antecedência, o número de inadimplentes existentes no momento. Além disso, também é possível gerar relatórios com dados essenciais para melhorar a tomada de decisão.

6. Realize a precificação correta dos seus produtos

A precificação correta dos produtos é essencial para garantir que a sua lucratividade será suficiente para cobrir todos os custos da empresa. Isso porque se você preferir cobrar menos, será necessário vender uma quantidade superior de produtos para tentar conseguir ter um retorno positivo — o que não é garantido.

Agora, se a sua intenção é precificar seus produtos acima dos preços de mercado, a dificuldade para atrair mais clientes será muito maior. Portanto, avalie uma margem de lucro que seja condizente com a sua realidade, dessa forma, será mais fácil conquistar mais consumidores e fazer com que eles efetuem seus pagamentos em dia.

7. Antecipe seus recebíveis

Uma das ações mais eficientes para melhorar a gestão de recebíveis da sua empresa é antecipá-los, pois essa é uma maneira do seu negócio conseguir dinheiro rapidamente, sem ter que pagar altas taxas de juros. Com a antecipação é possível adiantar valores que chegariam ao caixa apenas no futuro.

Para antecipar os recebíveis de maneira eficiente e estratégica você precisa:

• definir os valores que serão antecipados — fazendo um controle financeiro correto você saberá exatamente quanto precisará antecipar;
• verificar quais títulos serão antecipados — assim, você antecipa somente aqueles títulos que tem certeza que serão quitados;
• analisar as taxas do mercado — busque por taxas mais atrativas para poder avaliar o custo total da operação.

É muito comum que o adiantamento seja feito com as vendas feitas pelo cartão de crédito, que costumam demorar mais tempo para serem contabilizadas. Essa prática é recomendada para as empresas que precisam de dinheiro fácil e rápido, tanto para resolver pendências quanto para incrementar o capital de giro. Com isso, se você precisa solucionar algum problema financeiro o mais rápido possível, a antecipação de recebíveis pode ser uma boa saída.

Por outro lado, é importante avaliar essa decisão. Ela deve ser tomada sempre com cautela. Certifique-se que o montante antecipado não causará um desfalque no caixa da empresa, prejudicando o negócio no longo prazo. Sem isso, uma dívida levará a outra, formando uma bola de neve e comprometendo a sustentabilidade da empresa.

Além disso, os valores antecipados precisam ter uma destinação determinada previamente, para que não ocorram desperdícios, e uma avaliação sobre as taxas cobradas nesse tipo de operação.

8. Conte com ajuda especializada

Muitas vezes, organizar de forma independente a gestão de recebíveis da sua empresa pode significar economia, ainda mais em pequenos negócios. No entanto, dependendo da situação, abrir mão de ajuda especializada pode representar uma forma de economizar não muito efetiva, uma vez que os problemas decorrentes da falta de conhecimento para gerir os recursos costumam trazer prejuízos.

Por isso, considere sempre a necessidade da contratação de empresas ou profissionais especializados na gestão de recebíveis. Com eles ao seu lado, fica mais fácil definir estratégias e aprimorar esse processo com base em informações corretas e atualizadas, que certamente incrementarão a eficiência da companhia.

Todavia, empregar uma empresa ou um profissional não exime o gestor da responsabilidade sobre as contas da empresa como um todo. De todo modo, mesmo que a inexperiência possa pesar no começo, com o passar do tempo o conhecimento acerca do tema aumenta e fica mais simples lidar com o assunto.

9. Não ignore os relatórios financeiros

Os relatórios, por mais que muitas vezes sejam considerados como um sinônimo de burocracia e trabalho extra, são uma ferramenta importante para manter a gestão de recebíveis em ordem. Se bem utilizados e elaborados de forma correta, esses documentos fornecem dados e métricas que podem ser empregados para traçar metas e estabelecer previsões.

Apesar da importância dos relatórios na gestão de recebíveis ser bem clara, muitas empresas os ignoram a maior parte do tempo. Eles só são notados quando diferenças grandes são notadas no fluxo de caixa ou quando é preciso fazer os cálculos a respeito das metas a serem atingidas.

Nessas horas, nota-se o principal problema quando lidamos com relatórios. A maior parte das empresas não se preocupa em escolher ferramentas adequadas para unir as informações. Quase sempre, são escolhidos métodos antiquados, como as velhas planilhas eletrônicas ou sistemas defasados.

Uma empresa não pode — em hipótese alguma — contar apenas com relatórios e planilhas manuais. Esse é um erro que pode comprometer todo o seu planejamento financeiro.

O grande empecilho dessas ferramentas gira em torno do fato de que elas não foram concebidas para a elaboração de relatórios de acordo com a necessidade de uma empresa que necessita manter a gestão de recebíveis em ordem. Com isso, os documentos disponíveis estão quase sempre desatualizados, com informações equivocadas ou sem os dados necessários para determinada situação.

Para contornar esse problema, substitua processos manuais ou conduzidos com ferramentas defasadas por sistemas eficientes e dedicados a essa função. Dessa forma, todos os dados serão reunidos da forma correta e poderão ser visualizados rapidamente, diminuindo a chance de erros na hora de fazer uma avaliação ou tomar uma decisão.

10. Mantenha a organização

A organização é parte fundamental do sucesso de qualquer empreitada da nossa vida. Sem tê-la como um hábito até sair de casa pela manhã todo dia fica complicado. Imagina a dificuldade e o estresse gerado por ter que procurar sempre as roupas, sapatos ou mesmo as chaves do carro m um ambiente sem o mínimo de organização?

Essa preocupação com a organização deve ser estendida à gestão de recebíveis e a todo o setor financeiro do seu negócio. Esse cuidado engloba a maioria das dicas já mencionadas ao longo deste texto.

É importante, por exemplo, ter controle sobre quais clientes estão em dia com seus pagamentos e quais aqueles que estão com pendências e saber se o dinheiro disponível será suficiente para honrar todos os compromissos no período estabelecido.

11. Planeje-se sempre

Cabe destacar que nenhuma das dicas apresentadas aqui surtirá o efeito desejado se não estiver incluída em um planejamento financeiro elaborado de forma realista. Com esse plano em mãos, torna-se possível direcionar esforços para resolver problemas que possam surgir ou planejar investimentos futuros de maneira muito mais segura.

No dia a dia, um bom planejamento inclui uma série de atitudes que devem ser tomadas de acordo com a situação (o que fazer quando um cliente atrasa o pagamento, por exemplo). Do mesmo modo, deve ficar claro no escopo em quais momentos do mês serão feitas as conferências e acompanhamentos necessários para uma gestão de recebíveis correta, bem como quem serão os responsáveis por essa tarefa.

Como você percebeu, contar com uma gestão de recebíveis é fundamental para garantir o sucesso de qualquer negócio. Logo, não deixe de colocar em prática cada dica que apresentamos neste artigo, pois elas ajudarão a otimizar suas receitas, melhorarão a produtividade de sua equipe e garantirão que o seu negócio manterá todas as suas obrigações em dia.