O Excel acompanha a história de praticamente todos os profissionais que fazem parte do mundo corporativo. Ele é visto como uma alternativa barata para quem tem processos manuais que não exigem soluções robustas, e ao mesmo tempo pode ser encarado como uma fonte de atraso para os desafios do século XXI.

Desde os anos 1990, quando o Excel se destacou como ferramenta de análise de dados, os profissionais do departamento financeiro – diretoria financeira, tesouraria, contabilidade, auditoria, controladoria etc. – das empresas puderam desempenhar suas tarefas para fazer conciliação financeira e foram ajudados, assim, a tomar as melhores decisões. O software pode ser visto como a base para a criação de fluxos financeiros, como também uma solução disponível a toda empresa que precisa analisar dados de outros sistemas, como um ERP por exemplo.

Se a tarefa é muito simples, o Excel pode e deve ser utilizado. Porém, quando a ferramenta começa a ser usada para se obter resultados que estão além do que ela foi programada para resolver, muitos erros e dores de cabeça serão inevitáveis.

É difícil ter que se desapegar de soluções antigas, mas há algo positivo nisso, pois, significa que o negócio está evoluindo. É ilusão achar que as coisas vão ficar mais fáceis usando ferramentas limitadas; para facilitar o trabalho, só com automação financeira.

Pode acontecer de uma empresa até achar que uma plataforma de conciliação financeira está além do que a organização precisa e é exatamente por isso que as soluções que existem no mercado são altamente personalizáveis, como a Equals.

Há muitas questões para ajudar a decidir quando usar um software de conciliação financeira, dentre elas, destacam-se: Suas planilhas geram complexidade para análise? O trabalho manual demanda muito tempo para ser finalizado?

Você não precisa responder agora se não quiser. Entenda agora o que aconteceu nos últimos anos com as empresas que acharam que ainda não era a hora de aderir a automação da gestão financeira e, infelizmente, pagaram muito caro por isso.

5 maiores desastres financeiros causados por erros no Excel 

Em pequenas, médias ou grandes empresas, os processos financeiros manuais são passíveis de erros mesmo estando sob a supervisão de profissionais experientes. Por meio de um estudo, concluiu-se que 88% das planilhas de Excel possuem erros graves. Para ter ideia, 1 a cada 5 empresas já sofreu perdas financeiras devido a erros em planilhas. Os casos a seguir continham pequenas falhas em planilhas que resultaram nos maiores desastres financeiros de todos os tempos para grandes organizações.

1. Em 2003, um erro de copiar e colar no Excel fez a TransAlta perder US$ 24 milhões

A empresa canadense perdeu o equivalente a 10% de seu lucro depois que um de seus colaboradores desordenou linhas de uma planilha do Excel sobre lances em licitações que ficaram com valores maiores do que a TransAlta estaria disposta a pagar. A empresa até conferiu os dados da planilha manualmente antes de a enviar, mas os erros não foram identificados a tempo.

2. Em 2003, ao atualizar seu sistema de contabilidade, a Fannie Mae perdeu US$ 1,136 bilhão por erros em planilhas de Excel

A empresa de hipotecas imobiliárias teve seu patrimônio líquido total reduzido em mais de 1 bilhão de dólares ao implementar um novo padrão em seu sistema de contabilidade, que não era gerido na nuvem. A equipe financeira da empresa confiava nas planilhas para fazer cálculos que eram exigidos para a adequação ao novo sistema, mas não percebeu que elas continham erros em sua formatação.

3. Em 2005, alguns zeros a mais numa planilha de Excel resultaram em US$ 11 milhões perdidos pela Kodak

Um ajuste às pressas fez com que o valor das ações da marca despencasse 31% para corrigir um erro de digitação numa planilha do Excel. Na época, a empresa perdia US$ 100 milhões por trimestre. A causa do erro foi o acréscimo de alguns zeros a uma rescisão de contrato na qual constavam indenizações e benefícios sobre valores acumulados por um funcionário.

4. Em 2008, um erro de formatação no Excel levou Barclays Capital a gastar milhões em contratos sem valor real

Depois que o ex-quarto maior Banco do mundo faliu, Lehman Brothers, a Barclays Capital acabou comprando 179 contratos comerciais do LB durante a crise de 2008 sem perceber. O erro foi resultado da ocultação e não exclusão de algumas linhas numa planilha do Excel – havia 1000 linhas e 24 mil células – que continham contratos dos quais a BC não tinha interesse. Mesmo sem saber, a Barclays Capital enviou o arquivo formatado em PDF, contendo todos os dados que haviam sido ocultados na planilha e passaram a ser mostrados nesse novo arquivo, para o tribunal de falências. O valor da perda financeira não foi revelado e nem reconquistado pela marca.

5. Em 2012, o atalho copiar e colar no Excel fez com que o JP Morgan perdesse US$ 6 bilhões

A empresa estava criando modelos de Value at Risc (VaR), mas não foram testados adequadamente, para a filial do Banco do Chief Investment Office em Londres, que à época realizou negociações que geraram muito prejuízo. Pois, depois de copiar algumas células erradas de uma planilha e transportar para outra colando os dados, o processo contribuiu para a perda financeira no valor de US$ 6 bilhões. Mesmo que usado por uma gigante do mercado financeiro, o Excel pode ser palco de perda de dados sem que o usuário consiga perceber.

Se com Excel as coisas costumam dar errado em 88% dos casos, qual a solução? AUTOMAÇÃO!

Torna-se evidente que riscos pelos quais muitas empresas ainda passam por utilizarem planilhas de Excel em seus processos financeiros acarretam perdas de receita, de valor de mercado, de tempo etc. Além de não proporcionar avaliações adequadas à realidade do negócio para a melhor tomada de decisão, a gestão manual expõe o negócio a fraude e dificulta que uma empresa trabalhe em conformidade com regulamentações e leis vigentes, por exemplo.

Segundo dados internos da Equals, se os clientes que atendemos não utilizassem nossas soluções para a conciliação financeira, mais de R$ 62 milhões seriam cobrados indevidamente sem que eles soubessem.

Ao utilizar a plataforma Equals, uma empresa tem a sua disposição a redução de riscos e de erros tão comuns na conciliação financeira manual. Uma vez que a automação financeira permite que o usuário faça importação de dados sem a necessidade de copiar e colar presente nas planilhas do Excel, os erros de digitação são drasticamente reduzidos.

Suas planilhas geram complexidade para análise? O trabalho manual demanda muito tempo para ser finalizado? Acesse este link e mande suas respostas.