Empresas de médio e grande porte possuem diversas obrigações fiscais, trabalhistas e de outras áreas relevantes. Nesse sentido, entender o que é a DEFIS, quando ela é obrigatória e quem deve emiti-la é fundamental para se organizar.

Conhecendo esse documento fiscal, a equipe de gestão pode fazer o planejamento financeiro e contábil, conhecendo suas obrigações. Além disso, é possível saber quando ele não é necessário, o que facilita a organização.

Quer saber o que é DEFIS e todas as regras sobre esse documento? Então continue a leitura e aprenda!

O que é DEFIS?

Antes de entender quando entregar e quem deve emitir, você precisa saber o que é a DEFIS. Essa é a sigla para Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais. Dessa forma, ela é um documento fiscal que se configura como uma obrigação acessória da empresa.

As obrigações tributárias acessórias são aquelas que não ensejam o pagamento de um tributo ao órgão responsável. No entanto, se elas não forem cumpridas, poderão acarretar multas e outras penalidades.

O preenchimento e o envio do documento são vinculados à Receita Federal. Desse modo, a autarquia terá informações suficientes para cruzar os dados e atestar a regularidade da DEFIS. Assim, é importante que a companhia fique atenta a todas as regras referentes à DEFIS, seus prazos e obrigatoriedades.

Para que ela serve?

Agora que você já sabe que a DEFIS é um documento fiscal exigido pela Receita Federal, pode entender qual é a função dela. Nesse sentido, a declaração tem a finalidade de comunicar a Receita sobre os dados fiscais e econômicos do negócio.

Assim, informações relevantes sobre a qualificação e o cumprimento de normas da empresa constam nesse documento. Por isso, na DEFIS há dados sobre os sócios, trabalhadores, tributos recolhidos, entre outros.

Talvez você perceba que ela tem as mesmas finalidades que o DASN (Declaração Anual do Simples Nacional). E, na verdade, os dois são basicamente o mesmo documento. Contudo, a nomenclatura foi alterada pela Resolução n.º 94/2011 do CGSN, o Comitê Gestor do Simples Nacional.

Dados necessários

Para entender a finalidade da DEFIS, você deve saber os dados que são incluídos nesse documento. Veja só uma lista completa das informações necessárias para fazer o preenchimento:

• ganhos de capital obtidos pelo negócio;
• número de empregados no início e no fim do período de apuração do documento;
• o total de despesas com a empresa, de qualquer natureza;
• se a microempresa ou a empresa de pequeno porte tiver uma escrituração contábil, é preciso demonstrar o lucro apurado acima do limite dessas modalidades;
• dados pessoais completos dos sócios, como nome, CPF, RG e domicílio;
• dados sobre os rendimentos de cada sócio da empresa, como dividendos, pró-labore, participação no capital social etc.
• saldo bancário ou em caixa no início e no fim do período de apuração do documento;
• doações a campanhas eleitorais;
• lucros recebidos por meio de negociações em renda variável.

Também há outros preenchimentos importantes para as empresas. Eles são os dados referentes ao município e as informações por estabelecimento. As referências são obrigatórias para cada estabelecimento que a companhia possui em diferentes municípios.

Com isso, a Receita Federal e o Governo terão dados suficientes para cruzar informações e avaliar as obrigações do negócio. Afinal, todos os tributos pagos estarão registrados, além do faturamento para enquadramento da empresa nos diferentes regimes.

Quem deve emitir a DEFIS?

Uma informação indispensável sobre a DEFIS diz respeito às empresas que são obrigadas a emitir esse documento. Nesse sentido, todas as companhias optantes do Simples Nacional devem preencher e emitir a DEFIS.

Contudo, há uma exceção: os Microempreendedores Individuais (MEI) não precisam emitir a DEFIS. No caso deles, há um documento próprio para essa modalidade: o DASN-SIMEI.

Vale ressaltar que se deve emitir a DEFIS ainda que a empresa esteja inativa — ou seja, sem faturamento ou alterações patrimoniais naquele ano-exercício. Por isso é importante verificar a situação da companhia, mesmo que ela não esteja em atividade.

Para facilitar o entendimento dessa obrigação, você precisa conhecer o regime do Simples Nacional. Entenda!

O que é o Simples Nacional?

O Simples Nacional é um regime de tributação de empresas criado em 2006 por meio da Lei Complementar n.º 123. A sua finalidade é simplificar o recolhimento de tributos por parte das empresas que se enquadrem em suas regras.

Para se enquadrar no regime do Simples Nacional é preciso ser Microempresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP). No primeiro caso, há um limite de receita bruta anual de R$ 360 mil. Já no caso da EPP, a receita anual deve ser de até R$ 4,8 milhões.

Ainda, existem outros requisitos específicos para cada setor. Dessa forma, é preciso se informar se a empresa, ainda que seja ME ou EPP, pode se enquadrar no Simples Nacional. Caso seja possível, a DEFIS será o documento padrão para informes tributários.

Vale destacar que não é preciso emitir diversos documentos e fazer vários recolhimentos. O Simples Nacional aborda todos os tributos devidos por meio de uma única cobrança — o DAS (Documento de Arrecadação Simplificada).

Prazo de emissão

Também é importante ficar atento ao prazo de emissão da DEFIS. Para as empresas em funcionamento regular, a data final é o dia 31 de março do ano seguinte às informações elencadas. Portanto, a DEFIS de 2022, por exemplo, diz respeito às situações de 2021.

Já as empresas que estão em situações especiais, como fusão, cisão, extinção ou incorporação, têm um prazo diferente. Ele é o último dia do mês posterior ao acontecimento da situação especial.

Qual a diferença entre DEFIS e IRPJ?

Conhecendo todas essas informações sobre a DEFIS, você deve ter percebido que ela é muito parecida com a declaração de Imposto de Renda de Pessoa Jurídica (IRPJ), não é mesmo? Então vale a pena saber mais sobre o tema.

A declaração de IRPJ é de envio obrigatório para todas as empresas que possuem cadastro jurídico. A única exceção são justamente as companhias optantes pelo Simples Nacional. Desse modo, a DEFIS serve como uma substituta da declaração de IR.

Entendeu o que é DEFIS e como ela funciona? Então lembre-se de que a empresa possui diversas obrigações fiscais. Por isso é essencial ficar atento a essas questões para saber qual delas se aplica a cada tipo de companhia e não ter problemas contábeis.

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