Todos os processos de uma empresa são organizados e realizados com foco nas vendas. Na comercialização de produtos e serviços se concretizam todos os esforços feitos anteriormente. Negligenciar essa etapa é não só desprezar todo o empenho feito até ali como, também, expor a organização ao desequilíbrio financeiro. É para evitar esse tipo de situação que existe o controle de vendas.

O controle de vendas cumpre uma função estratégica na organização. Ele gera dados fundamentais para a tomada de decisões e para a melhoria de processos, influenciando na produtividade geral da empresa e beneficiando todos os setores. Neste artigo, vamos explicar detalhadamente esse assunto. Confira!

O que é o controle de vendas?

Controle de vendas é o processo de obtenção e análise de dados sobre as vendas realizadas por uma empresa. Todas as informações sobre comercialização são importantes e estratégicas. Por isso, a apuração vai muito além da simples conferência de quantidades e valores.

O objetivo central é entender as operações de venda em cada uma de suas etapas, considerando estoques, preços, vendas efetivadas e perdidas, entre outros aspectos. Por meio desse controle, é possível identificar pontos fortes e fracos para promover as melhorias necessárias.

Além de favorecer o gerenciamento dos processos, o controle de vendas é uma ferramenta aliada da gestão financeira. O propósito é verificar resultados e fazer ajustes entre o que foi projetado e o que foi realizado. Ainda nessa esfera, as medidas adotadas para o controle de vendas facilitam a compreensão sobre o ciclo financeiro da empresa, custos de estocagem, resultados econômicos, pagamentos a fornecedores e oportunidades de redução de gastos.

Os procedimentos para fazer o controle de vendas serão mais eficientes se forem sistematizados. A padronização e a automação dos processos asseguram a confiabilidade dos dados, que podem ser complexos para empresas com grande movimentação de vendas ou em períodos de maior comercialização.

Padronizar esses processos por meio da automação garante, ainda, o acompanhamento constante dos resultados. Dessa forma, as áreas responsáveis pelo controle de vendas atuam menos com tarefas manuais e conseguem se dedicar mais às análises, elaboração de estratégias e tomada de decisões.

Por que fazer um controle de vendas eficaz?

Se é possível resumir o controle de vendas em uma palavra, com certeza, ela é eficiência. Isso porque ele tem um efeito global sobre a organização, gerando benefícios em diferentes setores. São vantagens que podem ser observadas na prevenção de perdas, no encurtamento de processos, no uso racional dos recursos, na negociação de contratos e na obtenção de melhores resultados operacionais e financeiros.

A importância de fazer controle de vendas é abrangente. É importante frisar: esses procedimentos precisam ser eficazes. Mas o que seria um controle de vendas eficaz? Primeiro, precisamos diferenciar eficácia de eficiência, que são termos frequentemente confundidos.

Dizemos que uma ação é eficaz quando ele consegue gerar os melhores resultados possíveis consumindo menos recursos. É fazer mais com menos. Dessa forma, esperamos que o controle de vendas torne a empresa mais eficiente, porque ele deve otimizar as operações e a gestão de processos para que obtenham um desempenho superior e, ao mesmo tempo, racionalizando custos.

A eficácia, por sua vez, está relacionada ao atingimento de metas. As ações geraram o resultado esperado? Então, elas foram eficazes. O controle de vendas eficaz é aquele que atinge os objetivos. E quais seriam esses objetivos? Gerenciar todos os dados relativos à comercialização, auferir o desempenho obtido e melhorar os resultados de vendas.

Quanto mais eficaz for o controle de vendas, melhor será a eficiência da empresa e, consequentemente, o impacto positivo para os negócios será maior. É um ciclo virtuoso. Vale a pena destacar como diferentes áreas da empresa podem ser impactadas pelo controle de vendas. Assim, você saberá como tira o melhor proveito do controle de vendas. Confira!

Identificação de oportunidades

O controle pode evidenciar uma série de oportunidades e uma das principais é melhorar as vendas. Ao acompanhar resultados, fica fácil perceber produtos que têm baixa saída ou que estão parados no estoque. Depois, é necessário analisar o que está dificultando a comercialização e identificar como estimular as vendas.

Muitas vezes, esse problema se resolve com ações simples, como melhorar a exposição das mercadorias ou de abastecer o ponto de vendas na frequência correta para que nunca falte produtos nas prateleiras.

Outra forma de identificar oportunidades é analisar o perfil do consumidor. O controle de vendas evidencia hábitos de consumo. Empresas que fazem a integração entre o controle de recebíveis e sistemas de gestão conseguem fazer cruzamos de dados capazes de indicar tendências e oportunidades. As ações de marketing tendem a ser mais efetivas.

Gestão do fluxo de caixa

As vendas têm efeito direto sobre o caixa da empresa. Sem um controle rigoroso sobre o que é comercializado, o negócio fica exposto a riscos financeiros. Não raro, é isso que leva muitos negócios operarem no vermelho.

Atrelar o controle de vendas ao fluxo de caixa, de preferência por meio da automação, é uma forma de evitar esse tipo de risco. É fácil entender o porquê: mecanismos automatizados de gestão de recebíveis são eficazes na atualização da posição financeira do caixa. Dessa forma, evita-se descolamento entre o que está projetado e o que foi realizado.

Redução de perdas

Sem fazer o controle de vendas, sua empresa pode estar perdendo dinheiro sem que você saiba onde, como e quanto. O processo não pode se restringir ao registro das vendas. É preciso conferir se cada item foi creditado corretamente.

Em caso de inconsistências, é possível avaliar qual é a origem das perdas e agir para corrigi-la. Entre os problemas comuns que geram prejuízo, está a quebra de estoque e a inadimplência, por exemplo. Ou seja, a perda pode ocorrer em qualquer etapa entre o recebimento de produtos e matérias-primas até a compensação financeira dos pagamentos feitos.

Aumento da produtividade

A gestão de vendas tem efeito também sobre a produtividade. Quando atua no controle de perdas, por exemplo, assegura que todo o trabalho e investimentos feitos na produção e comercialização serão efetivos, gerando o resultado financeiro esperado. Há aumento da produtividade, também, quando o foco é a melhoria de processos. Outra esfera beneficiada é a gestão financeira.

Melhor precificação

O preço de um produto ou serviço é um dos aspectos que garante a sustentabilidade dos negócios. Se o valor determinado não for adequado, pode resultar em desequilíbrio financeiro. Mas qual é o papel do controle de vendas nesse caso?

Por meio dele é possível definir estratégias de precificação. É a partir do controle de vendas que as melhores decisões serão tomadas. O que fazer, por exemplo, quando há produtos parados em estoque? O preço é um mecanismo para estimular a saída e deve ser revisto com esse foco.

Outro ponto que favorece a adequada precificação é a análise dos custos de estocagem e de despesas com fornecedores. Sistemas de controle podem trazer essas informações de forma precisa, indicando necessidade de revisão de práticas operacionais e de negociação para melhorar a precificação de produtos ou serviços.

Aprimoramento do ciclo financeiro

O ciclo financeiro da empresa é o tempo em que a empresa leva para o giro, ou seja, compreende todos os prazos desde a composição dos estoques até o recebimento pelas vendas realizadas.

O ciclo é calculado com base em 3 informações:

• tempo médio de estocagem;
• tempo médio de pagamento aos fornecedores;
• tempo médio de recebimento pelas compras realizadas.

Para calculá-lo, é simples, basta somar os prazos de estocagem e de recebimento pelas vendas e subtrair o tempo de pagamento dos fornecedores. Veja:

• Ciclo financeiro = estocagem + recebimento – pagamento aos fornecedores.

Dessa forma, é possível determinar qual é o tempo do ciclo financeiro. Vamos considerar que uma empresa tenha um prazo médio de estocagem de 60 dias, com 30 dias para pagamento ao fornecedor e 60 dias de prazo para a compensação financeira das vendas. Nesse caso:

1. Ciclo financeiro = 60 + 60 – 30;
2. Ciclo financeiro = 90 dias.

Isso quer dizer que o giro da empresa é de 90 dias. A empresa consegue fazer apenas quatro giros por ano. Observe que esse cenário é potencialmente arriscado, porque a empresa tem que pagar os fornecedores antes de receber pelas vendas. É esse descolamento de prazos que leva a necessidade de capital de giro e, muitas vezes, ao endividamento.

Vamos, agora, considerar prazos mais viáveis, com 60 dias de estocagem, 30 dias para recebimento pelas vendas e 60 dias para pagamento aos fornecedores:

• Ciclo financeiro = 60 + 30 – 60;
• Ciclo financeiro = 30 dias.

Observe que o giro do empreendimento foi estimulado. Antes, ela conseguia fazer apenas 4 giros ao ano, agora, faz 12. Mas o que isso tem a ver com o controle de vendas? Tudo.

Primeiro porque o controle de vendas deve demonstrar quando foram compensados os créditos relativos às vendas, indicando o tempo de recebimento usado no cálculo. Se você não tem essa informação precisa, sua análise sobre o ciclo financeiro ficará comprometida.

Outro aspecto: o controle de vendas deve estimular que os recebimentos ocorram no menor prazo possível. É evidente que o prazo concedido aos clientes é importante, mas quanto mais curto ele for, melhor. Aí está a diferença entre receber à vista ou à prazo.

Se esse é um tempo difícil de administrar, isto é, se a empresa precisa conceder prazos maiores para pagamentos, é possível ajustar o ciclo por meio do prazo de pagamento aos fornecedores. Mas o fato é que o controle de vendas é o que vai trazer todos esses cenários para que a melhor decisão seja tomada.

Como fazer um bom controle de vendas na empresa?

Na prática, o controle de vendas envolve um conjunto de processos que se dividem em 5 grande grupos, como os que descreveremos a seguir.

1. Obtenção e registro de todos os dados

O controle parte dos dados sobre as vendas. Lembramos que a automação é peça-chave para garantir que todas as informações serão recebidas sem erros.

2. Conferências e controles

Os registros diários sobre as vendas precisam passar por conciliações para que seja possível conferir todos os créditos e débitos. Tradicionalmente, as áreas financeiras das empresas fazem a conciliação bancária, que é conferência entre o que está lançado no fluxo de caixa e o que foi creditado ou debitado em conta.

É importante, também, fazer a conciliação de cartões, que é um procedimento de verificação dos créditos juntos às administradoras de cartões de crédito ou débito. Isso evita a ocorrência de situações em que a compra foi autorizada, mas não foi repassada ao estabelecimento.

3. Avaliação de indicadores de desempenho

Para que os dados gerados pelo controle de vendas sejam usados de forma estratégica, gerando maior impacto na gestão financeira da empresa, é importante usar indicadores de desempenho.

Existem inúmeros indicadores possíveis de serem adotados. Os mais comuns são relacionados à verificação da lucratividade e à rentabilidade do negócio. Entretanto, é possível adotar medidas para avaliar custos, perdas, produtividade, retorno de investimento, entre outros aspectos.

4. Análise dos resultados

Com todos os dados conferidos e mensurados, é possível avaliar resultados. A empresa está atingindo os objetivos previstos? Onde estão as falhas? O que precisa ser corrigido? Esse é o momento de conferir se a estratégia de negócio se concretiza na prática. E, claro, definir os rumos a serem adotados a partir desse ponto.

5. Comparação e acompanhamento periódico

Todos os procedimentos descritos aqui devem resultar em relatórios usados na comparação entre períodos. O importante é que as etapas anteriores estejam padronizadas e automatizadas ao máximo para gerar as informações de forma rápida e precisa. Esse acompanhamento recorrente é o que está por trás das melhorias a serem promovidas continuamente.

Como administrar as vendas feitas a partir de cartões de crédito e débito?

As vendas com cartões de crédito e débito dependem da intermediação entre bancos e administradoras de cartões. São processos que devem ser controlados para assegurar que o pagamento autorizado seja efetivado em conta corrente.

Mas não só isso: administrar adequadamente as vendas com cartões de crédito e débito é fundamental para garantir que não ocorram perdas em caso de chargeback, o estorno realizado a pedido do cliente. É preciso acompanhar e entender o que motivou o procedimento de estorno para que a situação seja controlada pela área financeira da empresa, evitando fraudes e inconsistência entre valores.

A administração das vendas feitas a partir de cartões de crédito e débito pressupõe 3 etapas de conciliação:

• conciliação de vendas: fase que consiste na apuração sobre tudo o que foi vendido e autorizado pelas operadoras de cartões;
• conciliação de recebimento: é o acompanhamento diário relativo a pagamentos que estão pendentes, como ocorre quando a venda foi realizada a prazo;
• conciliação bancária: é a verificação final, quando é feita a conferência do saldo em conta corrente.

Como as taxas são cobradas nas vendas por cartões?

Os custos associados às vendas também devem ser foco de controle. Por isso, é importante conhecer todas as atividades que consomem recursos, da estrutura comercial ao pagamento de tributos. Esses são gastos comumente observados pelas empresas, mas outros, menos perceptíveis, são deixados de lado. É o caso das taxas de conciliação de cartões.

Mas você sabe quais são essas taxas e como elas são cobradas? Vamos explicar! Primeiro é preciso entender o sistema de intermediação, que é composto por 4 intermediários:

• adquirentes — empresas responsáveis pela liquidação financeira das transações;
• bandeiras — que estabelecem as regras de uso dos cartões;
• bancos emissores — que administram e distribuem os cartões;
• gateways de pagamentos — plataformas de processamento das transações.

Há, ainda, o caso de empresas que optam pelos serviços das subadquirentes. A diferença entre adquirentes e subadquirentes está no modelo de serviço oferecido. As adquirentes são licenciadas pelas bandeiras para fazer a liquidação financeira das transações, que contam com a integração entre lojas físicas e virtuais. É o caso, por exemplo, dos serviços oferecidos pelos grupos Rede e Cielo.

As subadquirentes também atuam na intermediação, mas fazem a mediação entre adquirentes e empresas. Na prática, atendem aos mesmos propósitos, porém, dependem de programas menos complexos, o que torna o serviço mais barato.

O que determina a melhor opção para o negócio é o porte da empresa. Para organizações de maior porte, as adquirentes são mais vantajosas, pois prestam um serviço mais completo. Para pequenas empresas soluções mais simples são o caminho para não elevar tanto os custos com esse tipo de serviço.

A venda por cartões passa por todas essas esferas e sofre taxações nesse processo. São dois grupos de taxas:

Taxas-base

O principal custo nas operações com cartões vem das taxas-base, que são aquelas determinadas pelas bandeiras e aplicadas às adquirentes, que, por sua vez, as repassam para as empresas. Esse mecanismo praticamente inviabiliza a negociação das taxas, pois a relação dos empreendedores com as bandeiras não é direta.

Taxas fixadas

Além das taxas-base, há o custo com taxas fixadas, dentre as quais se destacam:

• taxas de transação — cobradas a um percentual definido sobre cada venda realizada;
• taxas fixas — incidem sobre serviços, em valor único, invariável, como o aluguel de maquinetas;
• taxas ocasionais — podem ser aplicadas a eventos muito específicos e até mesmo esporádicos, como em caso de chargebacks.

É importante frisar que outras taxas podem ser aplicadas. Isso vai depender da negociação entre os agentes. Todas as condições devem estar registradas em contrato. Vale observar que as taxas fixadas podem ser flexibilizadas, já que a negociação se dá diretamente entre empresa e adquirente.

Como integrar informações dos clientes em lojas físicas e virtuais?

Empresas que têm serviços de e-commerce enfrentam um desafio adicional ao controlar vendas com cartões: integrar dados das lojas físicas e virtuais. A comercialização de produtos pelas lojas virtuais é efetivada por meio de gateways de pagamentos, integrá-lo ao sistema de gestão do negócio é fundamental para que não se percam dados importantes.

O desenvolvedor deve conferir a compatibilidade entre os programas. Sendo compatíveis, os sistemas podem ser integrados com facilidade. Caso contrário, será necessário analisar a melhor solução para promover a integração.

É importante que o sistema usado pela empresa possa ser replicado em diferentes canais de venda (omnichannel). Além disso, deve-se optar por funcionalidades que permitam controlar as vendas em diferentes etapas, do estoque à concretização do pagamento. Dessa forma, evita-se a perda de informações.

Quais as ferramentas para otimizar o controle de vendas?

O controle de vendas é muito importante, mas pode ser complexo. Dependendo da forma como esses procedimentos são conduzidos, realmente, o desafio será grande. Mas a boa notícia é que não precisa ser assim. Existem ferramentas que facilitam essas operações. Confira!

Sistemas automatizados e integrados

Como sinalizamos ao longo deste artigo, a automação é a grande aliada do controle de vendas. Ela assegura que todas as informações sejam obtidas e conferidas, evitando falhas manuais nesse processo. Por isso, o investimento em sistemas automatizados e integrados com gateways de pagamento é tão importante.

Esse sistema deve ser intuitivo, isto é, de fácil utilização. Essas são características importantes e otimizam a rotina do setor financeira e dos departamentos que atuam no controle de vendas.

Mas o fundamental é que o programa seja capaz de integrar e apresentar dados em tempo real e garantir a segurança de transações financeiras. Para os níveis de gerenciamento da empresa, o ideal é que o sistema apresente painéis de controle, permitindo ao usuário verificar o desempenho das operações e das finanças, gerando, ainda, relatórios e gráficos elaborados de acordo com as necessidades dos gestores.

Aplicativos de gestão

Quer controlar as vendas de forma ainda mais prática? Use um aplicativo. Hoje, esse é mais um recurso que facilita o acesso às informações sobre vendas e finanças da empresa. Dessa forma, dados podem ser consultados a qualquer momento e de qualquer lugar, na palma da mão.

Para um empreendedor ou gestor que precisa se dividir entre diferentes filiais, esse é um mecanismo indispensável. Por meio do aplicativo é possível ter uma visão completa sobre as operações e finanças da empresa. Assim como sistemas, os aplicativos devem oferecer relatórios e gráficos em painéis de controle de fácil usabilidade.

Não é difícil prever as vantagens desse mecanismo. Em uma reunião de negócios, por exemplo, é possível gerar dados estratégicos por meio de um procedimento tão simples como de qualquer aplicativo. O controle de vendas, como é possível observar, tem sido favorecido pelas novas tecnologias.

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