O uso de meios de pagamento além do dinheiro vivo é cada vez maior no mercado. Em 2020, por exemplo, o Brasil tinha mais de 320 milhões de cartões de crédito, de débito e pré-pagos. Por isso, realizar a conciliação de vendas deve ser uma prioridade na empresa.

Com a adoção desse processo, a tendência é que a gestão financeira seja favorecida. Contudo, é preciso ter atenção para que tudo seja executado de forma adequada, com qualidade e eficiência. Nesse cenário, a tecnologia pode ser uma grande aliada.

Quer descobrir como otimizar a conciliação de vendas na empresa? Então continue a leitura e confira os principais pontos para ter sucesso nesse processo!

O que é a conciliação de vendas?

A conciliação de vendas consiste em um processo de comparação entre os dados da empresa e das adquirentes de cartões de crédito e de débito. O objetivo é encontrar inconsistências e também confirmar as informações obtidas, ajudando a estruturar o planejamento financeiro.

Para entender como isso funciona, considere um negócio que, em determinado período, realiza três vendas. Uma delas é em dinheiro, outra é no cartão de débito da adquirente A e a outra no cartão de crédito da adquirente B.

Nesse caso, a conciliação de vendas começa pelo registro de todas as vendas ocorridas no período e seus valores. Então, é preciso buscar os dados nas duas adquirentes, conhecendo as taxas de desconto e os custos de aluguel das máquinas de cartões.

A partir desse processo, é possível identificar o quanto, efetivamente, entrou ou entrará nas finanças da empresa. Ademais, ela pode ser feita em relação a outras formas de pagamento, como transferências, boletos, Pix, entre outras.

Por que a conciliação de vendas é importante?

Se você tem dúvidas sobre a adoção da conciliação de vendas na empresa, é importante conhecer os benefícios que ela oferece. Um desses aspectos é a capacidade de reconhecer e avaliar os dados financeiros de modo preciso.

É dessa maneira que você pode acompanhar exatamente o quanto a empresa recebeu ou tem para receber de cada adquirente ou meio de pagamento.

A ferramenta também permite identificar possíveis erros ou taxas cobradas acima do acordado. Com o acompanhamento das informações, há chances de realizar o questionamento adequado caso ocorram cobranças indevidas.

Além disso, as informações podem alimentar o plano financeiro responsável por orientar a gestão empresarial. Afinal, saber o quanto há no caixa ou o quanto estará disponível favorece a implementação do plano de negócios.

Quais são os riscos de não fazer ou errar na conciliação de vendas?

Por outro lado, não realizar a conciliação de vendas pode ter diversas consequências indesejáveis. A principal delas é a diferença no controle financeiro, que deixa de ser preciso e representativo.

Os dados ficam menos confiáveis, já que erros se tornam mais prováveis. Desse modo, as decisões são afetadas, pois podem estar baseadas em informações que não correspondem à realidade.

Mesmo fraudes podem passar despercebidas quando essa técnica não é usada. Pense, por exemplo, em uma venda realizada por cartão de crédito que não é aprovada pela adquirente. Contudo, sua empresa não identifica a situação e envia o pedido mesmo assim, gerando prejuízos.

Como consequência, não colocar em prática esse processo pode afetar toda a estratégia financeira do negócio. Em último caso, isso pode comprometer a sobrevivência no mercado, devido à falta de controle a respeito do uso do dinheiro.

Como realizar esse processo de modo eficiente?

Como você viu, uma conciliação adequada das vendas é essencial para manter as finanças empresariais sob controle. Por isso, executar o procedimento de maneira padronizada e estruturada é a melhor saída para evitar erros e possíveis problemas.

Nesse sentido, veja dicas para executar essa conciliação do melhor modo e entenda como obter mais eficiência!

Faça a conciliação de modo periódico

Para que esse acompanhamento ofereça dados dinâmicos e possam contribuir nas decisões, é importante que ele seja executado periodicamente. No geral, a recomendação é realizar a conciliação de vendas diariamente, considerando os negócios do dia anterior.

Desse modo, ao identificar qualquer inconsistência, é possível fazer os ajustes ou fazer a contestação com mais precisão.

Mapeie as informações

Se o objetivo for concluir a tarefa manualmente, será preciso obter o extrato de cada adquirente, todos os dias. Depois, para que a comparação seja eficiente, é indicado mapear as informações e consolidá-las.

Isso envolve registrar as taxas cobradas e comparar os resultados com base na incidência desses valores. Assim, é possível verificar se as finanças empresariais estão alinhadas.

Utilize uma plataforma para a função

Em vez de fazer a conciliação financeira manualmente, existe a chance de utilizar uma plataforma para a tarefa. A ideia é contratar uma ferramenta robusta e realizar as configurações com base nas informações da sua empresa.

A partir disso, o processo acontece de maneira automática. Os dados das adquirentes são obtidos e incluídos sem que seja preciso realizar as tarefas individualmente. Em seguida, é possível avaliar as informações de modo qualificado e com maior eficiência.

Quais as vantagens de uma plataforma de conciliação de vendas?

O uso de uma boa plataforma pode trazer diversas vantagens para a conciliação de vendas da empresa — uma delas é a produtividade. A gestão financeira ficará mais eficiente, pois os profissionais não terão que se preocupar tanto com tarefas repetitivas.

Também é uma forma de diminuir erros humanos porque as atividades não são executadas de maneira totalmente manual. Com isso, é possível ter mais clareza sobre o desempenho da área comercial e dos impactos nas finanças.

Outro ponto essencial é a centralização de informações. Todos os dados ficam em uma só ferramenta, o que favorece a visualização da situação financeira do negócio. A medida ainda viabiliza uma otimização na comunicação do time, pois o fluxo de conhecimento é simplificado.

Por fim, os dados obtidos são úteis para embasar decisões e orientar o planejamento estratégico e de negócios. Logo, o empreendimento pode se destacar ao conseguir gerir melhor as finanças, ao mesmo tempo em que pode conquistar mais robustez no mercado.

Neste artigo, você descobriu como funciona a conciliação de vendas e por que ela pode ser importante para a sua empresa. Com o apoio de uma ferramenta, é possível colocá-la em prática com eficiência e aproveitar melhor os benefícios que ela tem a oferecer.

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