Existem processos que são fundamentais para manter a saúde financeira de uma empresa. A conciliação de cartão de crédito, por exemplo, é parte importante do fluxo de caixa e permite que a companhia confira informações de vendas realizadas com esse meio de pagamento.

Assim, é possível acompanhar a origem de um pagamento até que o dinheiro esteja disponível na conta da organização. Isso permite identificar erros, inconsistências financeiras e fraudes no processo, por exemplo.

Quer aprender mais sobre o processo? Continue a leitura e entenda o conceito de conciliação de cartão de crédito e saiba como fazer em médias e grandes empresas.

Vamos lá?

O que é a conciliação financeira?

Antes de saber especificamente sobre a conciliação de cartão de crédito, é preciso entender que a conciliação financeira é um dos processos mais importantes da gestão empresarial.

Ela ajuda as companhias a obterem resultados mais confiáveis por meio da comparação de dados financeiros internos e externos. Assim, é possível conferir se eles possuem os mesmos valores ou se existem inconsistências. Logo, a prática é indispensável porque ajuda a identificar erros e defeitos operacionais.

A conciliação, portanto, permite promover e manter as finanças da empresa em ordem, além de garantir a sustentabilidade orçamentária do negócio.

O que é a conciliação de cartão de crédito?

Agora fica mais fácil entender que a conciliação de cartões de crédito consiste em checar dados financeiros disponibilizados pelas operadoras. Essas informações são referentes às compras realizadas na empresa para verificar se há diferenças entre valores pagos, prazos e descontos.

Se disparidades forem encontradas, é preciso entrar em contato com a operadora do cartão para verificar o motivo e solicitar a correção. A checagem periódica é ainda mais importante em médias e grandes empresas, onde o volume de vendas é elevado.

Como o processo de conciliação de cartão de crédito funciona?

Para entender o processo de conciliação, é preciso entender que existem diversos agentes envolvidos nas transações quando a empresa vende por cartão de crédito. Por exemplo, as bandeiras dos cartões são formadas por consórcios de instituições financeiras e definem prazos, regras e limites para o uso deles.

Já as adquirentes determinam taxas, juros e remunerações, enquanto a empresa realiza a venda. Todo o processo é interligado por um sistema robusto, que visa registrar e transferir as informações sobre as transações.

Além disso, o prazo para que os valores de compras feitas no cartão de crédito sejam repassados para o lojista é de 30 dias após a operação. Ainda, no valor da compra serão descontadas algumas cobranças, como taxas da operadora e aluguel da máquina.

No entanto, nenhum sistema está livre de falhas. Por exemplo, uma venda processada na máquina e no software da empresa pode não constar como realizada na operadora. Outro problema possível envolve a cobrança de taxas excessivas.

Assim, a conciliação de cartão de crédito funciona como uma forma de controlar prazos e custos cobrados pelos agentes envolvidos na rede de pagamentos. Logo, o processo é parte fundamental da gestão financeira de uma organização.

Quais as vantagens de fazer a conciliação de cartão de crédito?

O cartão de crédito é um dos meios de pagamento preferidos dos consumidores, tanto pela praticidade quanto pela possibilidade de parcelar as compras. Por isso, a conciliação de cartões de crédito promove muitas vantagens para as empresas.

Um dos principais benefícios do processo é ter uma visão completa de todos os custos cobrados pelas adquirentes. Também é possível saber os valores exatos que serão recebidos e os prazos para depósito do montante.

Esse controle financeiro ajuda a ter um melhor planejamento orçamentário. Se o departamento de marketing deseja fazer uma ação publicitária, por exemplo, é possível saber rapidamente a disponibilidade de recursos.

Outra vantagem da prática é permitir que as empresas adotem um comportamento financeiro responsável, recuperando dinheiro proveniente de vendas que poderiam ter perdido. Assim, a conciliação tem condições de ajudar a aumentar a margem de lucro e tornar o negócio mais competitivo no mercado.

Quais problemas podem ser evitados com a conciliação?

Fazer uma boa conciliação de cartão de crédito também ajuda a mitigar diversos problemas na gestão. Se a empresa não tem esse processo bem estruturado, corre o risco de sempre se adaptar, em vez de tentar eliminar os contratempos e prevenir erros.

Nesse sentido, um dos problemas que podem ser evitados são as cobranças indevidas. Elas ocorrem quando as operadoras de cartão descontam taxas em duplicidade ou diferentes das firmadas em contrato.

Os cancelamentos também podem se tornar problemas comuns em empresas que não realizam a conciliação de cartão de crédito diariamente. Eles acontecem quando o cliente faz a compra, mas a cancela dentro do prazo permitido por lei.

Também há chances de ocorrer chargebacks quando o titular do cartão contesta a venda por falta de reconhecimento da compra. Essas situações costumam estar relacionadas a erros, má-fé ou fraude, no caso de cartões clonados.

Como fazer a conciliação de cartão de crédito de maneira eficiente?

Depois de aprender o que é e qual a importância da conciliação de cartão de crédito, é preciso saber como fazer o processo de maneira eficiente.

Confira os passos que podem ajudar sua empresa:

Faça o registro das vendas diariamente

A conciliação deve ser feita todos os dias, evitando que as informações se acumulem. No registro, adicione todos os dados relevantes sobre a transação, como número de parcelas, valor e data da venda.

Também é fundamental guardar todos os comprovantes das vendas realizadas. Assim, qualquer erro no registro por parte das operadoras pode ser facilmente comprovado.

Acompanhe as taxas cobradas pelas operadoras

Não controlar as taxas cobradas pelas operadoras de cartões de crédito é um dos principais erros cometidos pelas empresas. Fazer esse acompanhamento é um dos passos mais importantes na conciliação, pois as cobranças influenciam no valor final dos produtos e no fechamento do caixa.

Logo, conferir as informações periodicamente permite identificar eventuais erros ou, até mesmo, identificar o momento de procurar condições mais atrativas com outras empresas de cartão.

Realize as correções necessárias

Se a companhia detectar alguma presença de valores incorretos nos lançamentos, inconsistência de taxas ou problemas nos registros de vendas, é essencial fazer as correções necessárias imediatamente.

Diante da presença de algum erro, localize sua origem e estabeleça formas de corrigir a situação. Isso evita que os problemas se acumulem — evitando tornar a correção inviável.

Utilize uma ferramenta para fazer a conciliação de cartão de crédito

Pode ser um grande desafio obter êxito na conciliação de cartão de crédito quando o processo é feito manualmente. Essa dinâmica, inclusive, costuma resultar em processos desintegrados e improdutivos, informações descentralizadas e perdidas, planejamento ineficaz, entre outros problemas.

Assim, uma empresa que ainda não possui um sistema de conciliação de cartão está sujeita a erros e perda de tempo. Então, para realizar o processo de forma automática, ágil e eficaz, a sua empresa pode contar com a plataforma da Equals.

Agora você sabe que a conciliação de cartão de crédito é uma prática essencial na rotina de médias e grandes empresas. As consequências da ausência desse procedimento podem levar a problemas de fluxo de caixa e endividamento ou, até mesmo, inviabilizar a continuidade do negócio.

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