A falta de controle financeiro está entre os principais erros que podem levar qualquer empresa à falência. Não acompanhar custos, volume de vendas, estoque, capital de giro, entre outros dados, é o primeiro passo para sucumbir ao fracasso.

Para ter uma gestão financeira adequada e eficiente, é preciso conhecer alguns termos importantes para o setor financeiro, já que são muitos os detalhes que envolvem esse trabalho. Um desses termos, por exemplo, é a conciliação bancária, financeira e de cartões. Essa tarefa é imprescindível para manter o negócio em pleno funcionamento.

Não sabe do que estamos falando? Calma! Não precisa se preocupar. No post de hoje, apresentamos o que é e como fazer conciliação bancária, de cartões e financeira, além de algumas dicas para evitar problemas e escolher ferramentas que possam te ajudar nesse processo. Faça uma leitura atenta e comece logo a aplicar o seu aprendizado!

O que é conciliação bancária, financeira e de cartões

Fazer conciliação bancária significa comparar as informações financeiras registradas pelos bancos nos quais a empresa tem contas com as transações registradas internamente pelo departamento financeiro da organização.

Da mesma forma, é possível comparar os valores em espécie no caixa da empresa com aqueles computados nas instituições financeiras. Essa é a chamada conciliação financeira.

A conciliação de cartões, por sua vez, é aquela que compara os registros de vendas e as taxas das operadoras de cartões com as vendas computadas na empresa. Isso é importante para não deixar passar cancelamentos e chargebacks, por exemplo, nem perder os prazos de contestação junto às operadoras.

Esse trabalho de conferência deve ser feito por empresas de qualquer setor, como comércio e serviços, e de qualquer porte, desde o microempreendedor até as multinacionais.

Ele pode ser feito diária ou semanalmente. A periodicidade vai depender das especificidades de cada negócio, mas você deve saber que quanto menor o prazo para conferência, mais atualizadas estarão as informações e melhor será o controle financeiro.

As divergências resultantes da comparação podem ser causadas por diversos motivos, como movimentos de débito e crédito registrados pelo banco, mas que ainda não foram lançados na contabilidade da empresa ou vice-versa, vendas duplicadas, taxas incorretas, entre outros.

Por isso, é preciso ficar atento tanto à conciliação de vendas, para certificar que a compra aprovada em uma máquina de cartões foi realmente computada pela operadora do cartão, por exemplo, quanto à conciliação dos pagamentos, para ter certeza de que os valores foram devidamente repassados aos cofres da empresa.

Importância da conciliação

Se você ainda tem dúvidas sobre a importância da conciliação para a sua empresa, nós explicamos. Em primeiro lugar, essa medida garante que os responsáveis pelas tomadas de decisão tenham informações reais sobre o negócio e possam fazer escolhas com mais chances de sucesso.

A partir desses dados, é possível, por exemplo, negociar prazos com fornecedores e antecipar pagamentos de clientes sem precisar prejudicar a saúde financeira da empresa ao lidar com as despesas recorrentes.

Por meio desse controle financeiro, é possível, ainda, conhecer os gastos da organização detalhadamente, identificando pontos nos quais a redução de custos é viável. Além disso, dá para saber se é possível fazer investimentos, de que tamanho e em qual momento.

O trabalho de comparação dos dados financeiros registrados e realmente constantes nos cofres da empresa também ajuda a identificar fraudes e desvios, dois dos maiores receios de todo profissional responsável pela área financeira. Veja, a seguir, as especificidades da conciliação em alguns setores do mercado.

Varejo

Taxas incorretas e cobranças indevidas de aluguéis dos equipamentos de cobrança são responsáveis por mais de 2/3 das perdas nos recebíveis de cartões no varejo. Além disso, nesse setor, a gestão das vendas em diferentes caixas das lojas é um dos maiores desafios.

Nesse cenário, a conciliação é importante para evitar cobranças indevidas por parte das operadoras de pagamentos e garantir que cada transação está correta, o que é muito importante nos casos de margem reduzida, característica forte no varejo.

Nesse setor, é comum, ainda, que o recebimento pela venda demore um pouco para acontecer, principalmente quando o pagamento é feito por meio de boletos e cheques. Dessa forma, é preciso administrar bem o fluxo de caixa para controlar esse tipo de entrada.

A conciliação também é importante para as transações em dinheiro. Seja por meio de depósitos ou pagamento de boletos feitos por funcionários da empresa ou pelo serviço de organizações de transporte de valores, é preciso ter certeza de que os valores recebidos em espécie chegarão às contas da organização.

Serviços

O setor de serviços, muitas vezes, trabalha por meio de pagamentos antecipados ou valores que podem mudar no decorrer da realização do trabalho. Essa característica exige ações específicas de controle financeiro.

A conciliação aqui é importante para acompanhar mudanças de valores e pagamentos antecipados, certificar que taxas de entrada foram efetivadas, identificar cancelamentos de serviços, entre outros, sem deixar que nada seja perdido de vista.

E-commerce

Entre as especificidades do e-commerce, está aquela de que a maioria das vendas nesse ambiente acontece por meio de pagamentos com cartões de crédito e débito e boletos. Nesse caso, a conciliação é fundamental para acompanhar se os valores foram, de fato, compensados e se as taxas estão corretas.

Além disso, é possível acompanhar os cancelamentos e chargebacks, muito comuns em transações digitais, que, muitas vezes, são resultado de fraudes e trazem grandes prejuízos para os negócios online. A conciliação ajuda a identificar as causas dos erros e corrigi-los, garantindo uma visão real da situação financeira do e-commerce.

Até aqui, você viu como as conciliações bancária, financeira e de cartões influenciam diretamente o planejamento financeiro das empresas de diferentes setores e portes. No próximo tópico, você conhece o passo a passo para colocá-las em prática e aproveitar todos os seus benefícios.

Passo a passo para realizar a conciliação

As ações a seguir valem para os três tipos de conciliação que citamos no primeiro tópico, variando apenas as fontes de comparação das transações.

Passo 1: registre todas as operações financeiras

O primeiro passo para uma conciliação eficiente é ter certeza de que todas as informações de operações financeiras da empresa são registradas assim que acontecem. Afinal, ter os dados armazenados é imprescindível para comparar os valores.

Este passo vale para os lançamentos em dinheiro, cartões de crédito e débito, boletos e todas as formas de pagamento que você utiliza. Também deve ser feito para todas as fontes de transações, como em lojas físicas e digitais, matriz e filiais, entre outras. Além disso, é preciso se certificar de que as informações são registradas corretamente.

Passo 2: cheque as contas da empresa

Identifique todas as contas bancárias da empresa e qual a finalidade de cada uma delas. Esses dados serão importantes para garantir que todas participarão da conciliação, não deixando nada de fora.

Até mesmo as contas ativas que não têm movimentação atualmente devem ser consideradas. Afinal, apenas assim será possível descobrir a cobrança de taxas indevidas quando ela acontece, por exemplo, entre outras questões.

É importante, ainda, acompanhar os extratos de cada conta constantemente, para ter real controle financeiro transação a transação.

Passo 3: compare os saldos

Com as contas devidamente identificadas, é necessário conferir os extratos de cada uma e comparar os seus saldos totais com o total do fluxo de caixa. Fique atento às datas e às correspondências de cada transação.

Como já falamos, o prazo para essa conferência pode ser diário, semanal etc. Para defini-lo, é preciso considerar as especificidades do planejamento estratégico da sua empresa. Mas quanto menor o prazo, melhor será o controle financeiro, já que as informações estarão constantemente atualizadas.

Passo 4: em caso de inconsistência, confira os valores

Caso alguns dos valores comparados não sejam compatíveis, ou seja, conciliados, é preciso fazer a conciliação. Para isso, você deve comparar lançamento a lançamento do fluxo de caixa e das contas da empresa em busca de valores divergentes. Quando encontrá-los, é preciso saber por que estão incorretos e corrigi-los.

As inconsistências podem ser várias: no caso dos cartões, é possível que algumas transações não tenham sido processadas ou tenham acontecido cancelamentos e chargebacks; as taxas cobradas pelas operadoras de cartões ou pelos bancos podem estar incorretas; vendas podem ter sido duplicadas; entre outras.

Esse processo de análise ponto a ponto pode parecer bastante trabalhoso, principalmente se você pensar que ele deve ser feito constantemente e independentemente da quantidade de transações e de fontes disponíveis (cartão e dinheiro, por exemplo). Mas, com as dicas que apresentamos no próximo tópico, você poderá tornar essa ação mais fácil e eficiente. Continue lendo para descobrir como fazer isso!

Dicas e boas práticas para a conciliação bancária

Para que o processo de conciliação seja eficiente e produza os benefícios esperados, é preciso adotar algumas ações de boas práticas. As dicas a seguir te ajudarão a alcançar esse objetivo.

Conheça as movimentações

Para fazer a conciliação, é importante que você conheça os tipos de movimentação presentes na empresa. Todas as saídas de caixa, como pagamento de funcionários e fornecedores, entre outros, devem ser registradas.

No caso dos pagamentos em cartões e vouchers, é preciso considerar aspectos presentes no contrato com as operadoras, como prazo de recebimento e taxas administrativas. As tarifas bancárias também devem ser reconhecidas e acompanhadas, bem como os depósitos e boletos a receber.

Respeite a periodicidade

A periodicidade de realização da conciliação é muito importante. Essa tarefa não deve ser adiada indefinidamente ante outras que pareçam mais urgentes, por exemplo. Ela é, sim, imprescindível para a manutenção do negócio.

Também é necessário acompanhar se a forma como a conciliação é feita na empresa está adequada e atende às expectativas. Afinal, como todo processo empresarial, é possível identificar gargalos e formas de otimização para ter resultados ainda melhores.

Guarde os documentos

Para comprovar a conciliação no futuro, caso seja necessário, é importante que você tenha as informações devidamente registradas por meio de documentos como recibos, faturas, notas fiscais, boletos, entre outros que certifiquem as transações registradas.

Aqui, vale tanto ter as versões impressas, como aproveitar a segurança e a praticidade de acesso e pesquisa da tecnologia de armazenamento em nuvem. Basta apenas digitalizar os arquivos, o que também auxilia na liberação de espaço físico na empresa.

Não use planilhas

Planilhas foram utilizadas por muito tempo por falta de opções mais adequadas. Mas a verdade é que elas têm várias desvantagens para o controle financeiro.

Em primeiro lugar, estão sujeitas a falhas humanas que podem causar erros e perda de produtividade resultante do retrabalho. Além disso, elas não atualizam os dados automaticamente e não permitem o acesso por várias pessoas ao mesmo tempo, entre outras desvantagens.

Por esses motivos, essa ferramenta não é a mais adequada para fazer o controle financeiro do seu negócio. Agora você deve estar se perguntando: mas como, então, devo fazer os registros? Encontre a resposta na próxima dica.

Use uma ferramenta de gestão

A melhor maneira de registrar as operações financeiras da empresa e fazer a conciliação bancária, financeira e de cartões de forma eficiente é por meio de uma ferramenta de gestão financeira.

Softwares desse tipo registram as transações em um único local assim que elas acontecem e podem conciliar os valores automaticamente. Além disso, podem ser acessados de locais diferentes e por mais de uma pessoa ao mesmo tempo.

Principais desafios

Você já entendeu o que é a conciliação e quais os benefícios dela para negócios de qualquer setor de atuação, mas saiba que existem alguns desafios que podem atrapalhar a sua execução. É importante conhecê-los e saber como lidar com eles. A seguir, você confere como fazer isso.

Ter certeza de que tudo foi registrado

Para a conciliação ser correta, o primeiro passo é garantir que todas as transações financeiras sejam registradas. Esse é um trabalho amplo, se for levado em consideração que as fontes dos registros podem ser diversas, como cartões e dinheiro em espécie, lojas físicas e virtuais, matriz e filiais, entre outros.

Para superar esse desafio, você pode e deve contar com um sistema de gerenciamento financeiro que reúna essas diferentes fontes em um único local e de forma automatizada. Assim, poderá ter certeza de que tudo está sendo devidamente registrado.

Garantir que a conferência foi feita corretamente

Para que a conciliação de fato aconteça e os seus benefícios sejam aproveitados, é preciso garantir que a conferência dos valores registrados seja feita corretamente. Se isso não acontecer, de nada adianta o trabalho.

Seres humanos estão sujeitos a falhas e sempre podem deixar passar alguma informação. Por isso, para enfrentar esse desafio e evitar possíveis erros e retrabalhos, entre outros problemas, você pode, mais uma vez, contar com a tecnologia.

Ter bom relacionamento com as empresas de pagamentos

O relacionamento com as empresas de meios de pagamento pode gerar diversos problemas, principalmente quando divergências são encontradas. Esse, portanto, é mais um desafio do setor financeiro na hora da conciliação.

Imagine adquirir um software de gestão financeira com todos os benefícios que já citamos até aqui e que ainda preste assessoria para que o seu time possa se relacionar melhor com as operadoras e resolver as divergências mais facilmente! A Equals, por exemplo, tem esse serviço.

Definir qual ferramenta usar

Diante de tantas vantagens e desvantagens das ferramentas de controle financeiro, é comum que as empresas tenham dúvidas na hora de fazer a sua escolha. A melhor forma de lidar com esse desafio é reunindo informações.

Primeiro, você deve saber quais são as necessidades do seu negócio. Algumas delas podem ser as que apresentamos neste post, como a falta de certeza na hora dos registros das informações.

Em seguida, deve buscar uma ferramenta que atenda as suas carências específicas. Depois, aquelas que ofereçam benefícios a mais. Outra dica que você não deve ignorar é verificar a satisfação de outras empresas com a ferramenta que está pesquisando, para conhecer a sua reputação.

Principais erros ao fazer a conciliação

Além dos desafios que fazer a conciliação bancária coloca diante do time financeiro, é preciso ficar atento para não cometer erros que possam prejudicar o processo. Alguns deles você confere a seguir:

• não fazer a conciliação em curto prazo de tempo: esperar muito tempo para conferir os valores da empresa pode prejudicar o controle sobre a saúde financeira da mesma;
• não armazenar os documentos: como falamos, é muito importante guardar notas fiscais, recibos, demonstrativos, entre outros, que servirão como comprovação dos resultados conciliados;
• não registrar as inconsistências e os seus resultados: além de identificar as causas das divergências e corrigi-las, é importante que você registre todas as inconsistências encontradas, as justificativas identificadas e como as questões foram resolvidas, para que possa lembrar em análise futura;
• não separar quem faz conciliação e quem opera as contas bancárias: é importante que pessoas diferentes sejam responsáveis por registrar as transações e fazer as conciliações, para garantir que a análise seja isenta e possa ser vista mais de uma vez, o que reduz a quantidade de erros.

Ferramenta para facilitar o processo de conciliação

Como falamos, as planilhas foram, por muito tempo, a ferramenta mais acessível para as empresas fazerem o seu controle financeiro. Com o avanço tecnológico dos últimos anos, entretanto, os softwares de gestão financeira passaram a ser os preferidos para essa tarefa.

O motivo desse acontecimento é o fato de que eles permitem reunir, em um único local, a conferência de dinheiro, o controle de cancelamentos e chargebacks, do fluxo de caixa, das taxas das operadoras de cartões, entre outros. E essa é uma das características que devem ser levadas em consideração na hora de escolher a ferramenta para auxiliar a conciliação.

Outras dicas são preferir um sistema que reúna todos os extratos e taxas administradas pelos bancos e operadoras e também ajuste a conciliação automaticamente e apresente relatórios que tornem o controle financeiro mais eficiente.

Os benefícios dos softwares de gestão financeira em relação a essas questões são inúmeros. A seguir, você pode ver alguns deles.

Maior controle das movimentações financeiras

Uma ferramenta de gestão financeira registra as transações automaticamente assim que elas acontecem. Isso significa que, ao utilizar esse software, você terá, em um único local, todos os registros de vendas.

Como você terá certeza de que todas as informações sobre vendas são registradas, tanto aquelas em cartões de crédito e débito, quanto as realizadas com dinheiro em espécie em lojas físicas e virtuais, isso permite que você tenha um melhor controle financeiro e reduz a chance de inconsistências.

Redução de falhas

As falhas são consideravelmente menores em softwares se comparadas a outras ferramentas de mesma função, como papéis e planilhas. Os programas são preparados para fazer os registros e as conciliações com mínima chance de erros.

Aquelas ferramentas que dependem mais dos humanos podem deixar dados passarem mais facilmente. Além dos problemas financeiros que essa falha pode gerar, pode ser necessário fazer o trabalho de conciliação mais de uma vez, o que provoca perda de produtividade.

Maior produtividade e qualidade

Como falamos, os softwares fazem o registro das transações e a conciliação bancária, financeira e de cartões automaticamente. Ou seja, não é necessário delegar uma equipe inteira para esse trabalho.

Assim, e com a redução das falhas e de retrabalhos, a sua equipe de funcionários fica livre para focar nas atividades do core business da empresa, aumentando a produtividade e melhorando a qualidade das entregas.

Neste post, você aprendeu o que é conciliação bancária, financeira e de cartões e como essa tarefa é fundamental para o controle financeiro de qualquer negócio a longo prazo. Tanto faz se a empresa é física ou digital, do varejo ou do setor de serviços, se tem filiais ou não. Conciliar é imprescindível para a saúde financeira da organização.

Para desfrutar dos benefícios da conciliação, entretanto, você descobriu que é importante contar com a ajuda de um software que, além de fazer os registros e comparações automaticamente, ainda pode trazer outros benefícios, como aumento de produtividade e redução de falhas.

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