A vida pode ser resumida em tomar decisões. E os dados financeiros são a “matéria-prima” para guiar empresas no caminho do sucesso. Mas só os dados não bastam.

É necessário ter sistemas de automação integrados para facilitar a organização dos dados, um bom controle financeiro e as pessoas certas para fazer uma análise apurada e, assim, tomar decisões melhores.

Armazenar, extrair, acessar, analisar e gerenciar dados financeiros leva tempo

No mundo corporativo, a tomada de decisões precisa de rapidez. E é por isso que muitas empresas ainda não se baseiam em dados financeiros para tomar decisões: armazenar, extrair, acessar, analisar e gerenciar esses dados leva tempo. Principalmente se for por meio de processos manuais.

A McKinsey & Company constatou em uma pesquisa que os executivos consomem 30% do seu tempo de trabalho para tomar decisões. E esse tempo costuma aumentar à medida que eleva-se o nível hierárquico. 14% dos profissionais da alta gerência gastam mais de 70% do tempo tomando decisões. O mais curioso é que 61% das pessoas concordam que o tempo não é bem aproveitado para esse fim.

Essa mesma pesquisa relaciona a qualidade das decisões com a rapidez nesse processo. Somente 37% dos entrevistados acreditam que as empresas onde trabalham tomam decisões de alta qualidade com rapidez.

A Harvard Business Review identificou que entre ter dados suficientemente bons neste momento ou dados perfeitos mais tarde, a maioria dos executivos prefere ter dados bons agora. Pois, acreditam que suas intuições serão capazes de encontrar insights mesmo que os dados estejam incompletos.

Se você não estiver com tempo agora, pode ler esse artigo mais tarde. Só não deixe de ler. Essa pode ser uma escolha que vai impactar de verdade as suas decisões e resultados. Mas, por quê? Continue lendo e descubra.

O que são dados financeiros?

Os dados financeiros são o ponto de partida para analisar a realidade financeira de uma empresa. O verdadeiro valor dos dados está naquilo que eles podem trazer para as organizações. Em um primeiro momento, os dados podem ser entendidos como coisas desconectadas com os quais os executivos ainda não conseguem tomar boas decisões.

Os dados financeiros dizem respeito ao faturamento do negócio, o preço de venda de produtos, compra de ativos e passivos etc. Dados financeiros podem ser usados para a construção de documentos internos, como relatórios de fluxo de caixa, de contas a pagar e contas a receber, margem de lucro, taxas de retorno sobre investimento, dentre outros.

A partir do momento que os dados são categorizados ou organizados seguindo uma lógica, eles se transforam em informação. Ao serem examinadas, as informações podem ser uma grande fonte de conhecimento. Logo, poderá gerar oportunidades para o negócio.

O que é tomada de decisão baseada em dados financeiros e quais os benefícios?

A tomada de decisões baseada em dados financeiros é um processo de armazenamento, extração, acesso, análise e gerenciamento a partir de indicadores de desempenho financeiro bem definidos. Ela é capaz de fornecer insights sobre o desempenho da organização e avaliar se o planejamento financeiro estratégico, tático e operacional estão levando o negócio na direção certa.

Há pelo menos 3 principais tipos de análise financeira que podem ajudar a tomada de decisão:

• Análise exterior: são observadas quais são as tendências do mercado mais interessantes para a empresa e quais recursos seriam necessários para acompanhá-las.
• Análise interior: depois de observar o que acontece no mercado de atuação, a empresa precisa entender como vem aproveitando e adotando inovações em seu core business. Esse tipo de análise ajuda a promover melhorias internas para passar a atender novos segmentos de mercado, como também aumentar market share. Além de aumentar vendas e até o lucro por meio de mudanças na cadeia produtiva para diminuir custos e criar preços mais competitivos para seus serviços e produtos.
• SWOT: a análise de pontos fortes e fracos, ameaças e oportunidades fornece um mapeamento de cruzamento de dados sobre toda a organização e o mercado. O objetivo é otimizar o uso das forças considerando as fraquezas do negócio para aproveitar ao máximo as oportunidades do mercado e ao mesmo tempo proteger a empresa das ameaças previstas.

Ou seja, a partir da medição, observação e comparação dos dados financeiros, uma empresa poderá identificar tendências que sejam interessantes para o negócio, além de fomentar que a organização é uma ótima escolha para potenciais investidores. E, assim, também criar novas fontes de receita.

Quais os erros na tomada de decisão baseada em dados financeiros?

Você já parou para pensar no porquê algumas empresas ainda insistem em seguir com decisões baseadas no que elas “acham” que sabem?

É por causa disso que uma boa base de dados não garante que boas decisões serão tomadas.

Por exemplo, algumas empresas sabem da importância de pensar fora da caixa. E elas acreditam que fazem isso tão bem que na pior das hipóteses, podem até encomendar uma pesquisa, mas somente para confirmar suas intuições.

Agora, perdoe o trocadilho: não é porque os dados são “dados” a uma empresa que eles podem ser interpretados a partir do viés cognitivo de alguém em específico. Aliás, fazer isso em organizações com ou sem fins lucrativos é muito perigoso.

É perigoso porque impede que o negócio se adapte às mudanças do mercado e, assim, acabe perdendo participação. Por outro lado, o viés do otimismo e de buscar ir pelo que a maioria acha também pode ser danoso para a empresa.

Reproduzimos a seguir um quadro presente no livro “UX Research com sotaque brasileiro” (página 99) sobre como lidar com vieses cognitivos na hora de analisar dados de uma pesquisa com usuários. Mesmo que tenham sido reunidas para este fim, as dicas presentes no quadro podem ser muito úteis também na análise de dados financeiros. Acompanhe.

Usar apenas dados financeiros internos sem considerar dados externos à organização pode fazer a empresa ter uma visão míope sobre seu desempenho. Nesse contexto, é indispensável acompanhar as tendências do mercado de atuação e seus concorrentes.

Outro erro que pode ser cometido ao analisar dados financeiros é usar apenas a vertente de que o sucesso financeiro da empresa reflete o quão bem-sucedida ela é.

Parafraseando Henry Ford, se um negócio produz apenas dinheiro ele é um negócio pobre. Na verdade, há muitos fatores que podem influenciar o valor de mercado de uma organização. Principalmente o impacto socioambiental que ela promove na sociedade.

Quais os desafios da tomada de decisões baseadas em dados financeiros?

Dados são o novo petróleo. Você já deve ter escutado essa frase. Hoje ela pode ficar mais completa se dissermos que Os dados e as pessoas certas para gerenciá-los por meio de ferramentas adequadas são o novo petróleo.

A Harvard Business Review identificou 3 perfis de tomadores de decisão com base na capacidade de encontrar e analisar informações relevantes para o negócio: empiristas inquestionáveis, tomadores de decisões viscerais, céticos informados.

• Empiristas inquestionáveis: confiam na análise e não no julgamento.
• Tomadores de decisões viscerais: seguem suas intuições.
• Céticos informados: sabem ouvir e discordar quando necessário. São um meio-termo entre os 2 perfis anteriores, com muita habilidade analítica.

Os principais desafios para tomar decisões baseadas em dados financeiros, segundo a pesquisa da Harvard Business Review são:

1. As habilidades analíticas se concentram em poucos funcionários

A dependência de pessoas específicas para que o negócio funcione é insustentável em qualquer cenário. Porém, essa é a realidade de muitas empresas que usam planilhas como ferramenta de análise financeira. Em longo prazo, a escalabilidade do negócio fica limitada a capacidade produtiva dos funcionários da empresa que precisam fazer sempre muito com poucos recursos tecnológicos e de tempo.

2. A TI precisa gastar mais tempo no “I” e menos no “T”

Há empresas que costumam analisar a habilidade em gerenciar alguma ferramenta como um item classificatório para alguma posição de trabalho. É aqui que entra a capacidade de os colaboradores identificarem insights por meio de habilidades mais interpessoais de análise de dados financeiros. Por isso, os profissionais precisam desenvolver o que têm de mais humano, como empatia, criatividade, inteligência emocional etc.

3. Existem informações confiáveis, mas difíceis de localizar

Para você ter ideia, 63% das pessoas assumem ter alguma dificuldade para coletar dados de fontes diferentes para a realização de análises financeiras. Como falamos no início desse artigo, a qualidade da tomada de decisão está relacionada a rapidez do processo. O desafio está em não haver uma estrutura precisa e acessível para o gerenciamento de um grande volume de dados financeiros – também chamado de Big Data.

4. Os executivos de negócios não gerenciam as informações tão bem quanto gerenciam o talento, o capital e a marca

Nesse caso, a empresa está ciente de que a análise de dados financeiros é vital para o negócio, mas pode continuar praticando os erros que mencionamos antes. Por exemplo, usar ferramentas para tomar decisões apenas com o objetivo de confirmar suposições é um erro grave. Assim, a ausência de uma liderança participativa na tomada de decisões com base em dados é um forte impeditivo para o negócio crescer.

Como usar dados financeiros para tomar decisões de sucesso?

1. Defina objetivos

Uma decisão só poderá ser tomada a partir de pelo menos um objetivo bem definido. Depois disso, defina quais serão os indicadores de desempenho financeiro (KPI’s) fundamentais para acompanhar os objetivos. Tome uma decisão por vez e priorize seus objetivos a partir daquilo que é mais importante para a empresa alcançar.

2. Faça perguntas

Ferramentas de análise ajudam a encontrar as respostas certas, mas antes é preciso fazer as perguntas corretas. A pergunta certa ajuda o time financeiro a extrair relatórios mais precisos com os dados financeiros consistentes que toda boa análise financeira precisa. O resultado é um dia a dia mais produtivo.

3. Colete os dados

Para saber como começar a organizar dados financeiros de uma empresa, é muito importante entender se ela possui as ferramentas necessárias para automatizar a coleta dos dados que vão ajudar a responder as perguntas elaboradas na etapa anterior. Verifique se será necessário fazer integração direta entre plataformas de gestão financeira para assegurar mais confiabilidade na extração de dados e, assim, criar um banco de dados para controle financeiro.

4. Faça a análise

Sistemas de gestão financeira automáticos ajudam com a coleta de dados, estruturação de processos, integração entre sistemas de gestão, organização da equipe financeira etc.

Agora é a hora de fazer correlações, observar padrões para identificar tendências e obter insights valiosos para a empresa. Relatórios de demonstrativos financeiros são ótimos para esse fim. E quando dados do mercado também estão inseridas nesse contexto, a análise pode agregar mais consistência para a tomada de decisões.

5. Elimine o viés cognitivo

Paco Underhill constatou que “o óbvio nem sempre é aparente”. Uma das melhores alternativas para que os líderes tomadores de decisão eliminem seu viés particular de interpretação evitando que se sobreponha aos dados e fatos, é promover a participação de todo o time financeiro na análise.

Nesse cenário, a integração de plataformas de análise de dados é fundamental para permitir que o departamento financeiro consiga identificar insights que a alta gerência pode não ter percebido ainda.

Segundo a McKinsey & Company, debates bem dirigidos ajudam a explorar suposições e alternativas além das informações obtidas nas etapas anteriores. Uma ideia interessante é definir pessoas da equipe como “advogadas do diabo” para contra-argumentar com o objetivo de invalidar as suposições iniciais para obter ideias melhores.

6. Reanalise e repense

Depois de eliminar o viés cognitivo é natural que algumas decisões devam ser revistas. Quando a tomada de decisões passa a ser compartilhada – aqui nada tem a ver com se deixar levar pela opinião da maioria -, a tendência é que os resultados apontem para um crescimento cada vez maior e melhor da empresa. Se duas cabeças já pensam melhor que uma, imagine um time inteiro engajado em entregar uma performance de alto nível. Reanalise e repense.

7. Apresente uma história com dados

Sem contexto, os dados de uma análise financeira são apenas números. Além de automatizar a extração de relatórios, um sistema de gestão financeira pode fornecer maneiras criativas de como demonstrar os dados financeiros de uma empresa. Além de tornar mais rápido o processo de tomada de decisões.

Por exemplo, apresentar dados financeiros com o auxílio de uma conciliadora de cartões possibilita que dados não sejam perdidos, identificando possíveis erros nas transações financeiras, além de fornecer detalhes de todas as entradas e saídas do caixa da empresa.

A Equals conta com relatórios personalizados para garantir um controle cada vez maior sobre os dados financeiros, reduzir custos e aumentar a produtividade.

8. Planeje e meça sua estratégia

Executar bem a estratégia definida é tão importante quanto tomar boas decisões. Agora, é necessário criar um plano de ação com metas mensuráveis especificando o que deverá ser feito, quem são os responsáveis pela execução, por que é necessário, o prazo de entrega e os resultados almejados.

9. Avalie os resultados e melhore continuamente

Apesar de serem muito úteis e vitais para as empresas, os dados financeiros não são capazes de prever o futuro. Como eles só podem ser analisados depois de coletados, sempre estão “desatualizados”.

Essa é a realidade das empresas que adotam processos manuais em sua gestão financeira. Logo, gerenciar dados financeiros empresariais se torna um trabalho entediante em todas as etapas.

Tarefas que levam minutos para serem feitas por meio de plataformas de automação podem precisar de semanas para serem concluídas devido às ferramentas ultrapassadas e a processos desestruturados e ineficientes.

Além de desatualizados, os dados perdem relevância e tudo isso pode contribuir para que as empresas desistam de analisá-los para tomar decisões de sucesso.

A avaliação de resultados é parte essencial na tomada de decisões baseada em dados porque vai ajudar a medir os resultados das soluções propostas. E, assim, entender a raiz do que pode ter dado errado ou certo, avaliar cenários e redesenhá-los para impulsionar o crescimento do negócio.