Em um mercado disputadíssimo, cada venda feita é uma pequena vitória, tanto em lojas físicas quanto em e-commerces. Contudo, a administração incorreta do dinheiro pode colocar todo esse esforço a perder. Isso, inclusive, prejudica a saúde financeira da empresa quando repetido com frequência. Logo, cuidar da gestão de recebíveis é uma das atitudes primordiais de quem administra um negócio, independentemente do porte.

Por isso, entre tantas formas de pagamento disponíveis, cada uma delas com prazos e taxas diferentes, investir na automação da gestão de recebíveis é altamente recomendável. Se você quer entender quais os benefícios disso, preparamos este texto que esclarecerá suas principais dúvidas.

O que é gestão de recebíveis?

Em tese, todo o comércio tem maneiras para controlar suas finanças, incluindo formas de verificar o dinheiro que será recebido. Elas podem variar desde planilhas, até sistemas de gestão, algo que muda de acordo com o tamanho da empresa. No entanto, a maioria desses mecanismos deve considerar um fator: pode haver um intervalo entre a efetivação do negócio e o recebimento do dinheiro.

Portanto, a administração dos valores que entrarão na conta em determinado prazo é chamada de gestão de recebíveis. Feita de maneira adequada, ela torna possível um melhor controle do fluxo de caixa, de estoques e facilita a operação, inclusive de e-commerces.

Como ela afeta a saúde financeira do negócio?

Entender os processos de cada forma de pagamento e controlar os valores que devem ser recebidos, é fundamental para a geração de lucros consistentes. E a ausência de um sistema eficiente de gestão pode trazer prejuízos para o negócio já que pode ocasionar alguns problemas.

O principal deles é a falta de produtividade. O tempo necessário para conferir todos os valores manualmente é alto e costuma demandar muita mão de obra. Esse trabalho pode ser ainda maior, se forem considerados todos os meios de pagamento aceitos costumeiramente.

Se isso não bastasse, sempre existe a possibilidade de erros. Tais equívocos ocasionam retrabalhos frequentes e a inclusão de informações erradas que podem ocasionar eventuais perdas.

Além disso, setores como o e-commerce apresentam características que podem tornar essa gestão mais complicada. Como a maioria das vendas desse meio são pagas com cartões — de débito ou crédito —, é comum que ocorra o chamado chargeback.

Um chargeback acontece quando o cliente, por diversos motivos, solicita o estorno do valor pago. Caso o produto encomendado já tenha sido enviado, a chance de haver perda nesse pedido é grande.

Felizmente, a adoção de uma ferramenta de automação pode contornar boa parte desses problemas, como você verá adiante.

O que levar em consideração na gestão de recebíveis em cada meio de pagamento?

Conhecer as especificidades de cada uma das formas de pagamento também pode facilitar a gestão de recebíveis. Um e-commerce geralmente tem entre os meios de recebimento mais comuns os cartões de crédito, débito, boleto e as carteiras virtuais, como o PayPal e PagSeguro. Já um restaurante pode ter que lidar com tickets alimentação, por exemplo.

De qualquer forma, é notável o crescimento dos cartões como forma de pagamento. De acordo com dados da Associação Brasileira das Empresas de Cartão de Crédito e Serviços (ABECS), em 2017, os brasileiros fizeram R$ 1,36 trilhão de compras com cartão. Esse número é 12,6 % maior do que em 2016.

Quando o enfoque fica apenas nas compras feitas remotamente, caso dos e-commerce, os números também são interessantes. As operações com cartões nesses meios alcançaram R$ 167,6 bilhões em 2017, uma alta de 16,5 % em relação a 2016

Porém, os cartões apresentam alguns empecilhos que podem comprometer uma boa gestão de recebíveis, além do já mencionado chargerback. O primeiro deles é o prazo. Compras feitas no crédito podem demorar até 30 dias para serem creditadas na conta da empresa. Se elas forem parceladas, esse prazo é ainda mais alongado.

As taxas cobradas por cada uma das diferentes adquirentes também podem ser um fator de complicação. Esse é um problema ainda maior se pensarmos que cada empresa costuma contar com os serviços de diferentes players, para aproveitar as melhores condições de cada um.

Como a automação pode ajudar na gestão de recebíveis?

Nesse cenário é que a automação da gestão de recebíveis torna-se um meio para descomplicar processos e aumentar a eficiência. Mas quais os benefícios práticos da implementação dessas ferramentas? Listamos abaixo as atividades rotineiras que podem ser facilitadas com a utilização de um software de gestão financeira.

Conciliação de vendas

É normal que o responsável pelas finanças de uma empresa precise acessar vários portais de adquirentes diferentes para fazer a conciliação de vendas. Isso é essencial para não ter surpresas e para que os resultados apresentem diferenças. Apesar disso, é um trabalho manual trabalhoso, que demanda tempo.

Com a automação, relatórios unificados ficam disponíveis. Eles facilitam a visualização dos lançamentos, permitindo identificar aqueles que estão corretos, com divergência ou ainda não conciliados.

Gestão de fluxo de caixa

Uma boa saúde financeira depende da administração correta do fluxo de caixa. Assim, é importante ter acesso a relatórios detalhados, com todos os recebíveis, além dos custos que precisam ser honrados. Tal tarefa também fica mais simples com a automação.

Baixas automáticas

Com a integração a sistemas de gestão empresarial — os chamados ERP —, é possível automatizar também a baixa de títulos recebidos. Essa é mais uma maneira de aumentar a produtividade na gestão de recebíveis.

Gestão de cancelamento e chargebacks

Por fim, com a automatização fica menos trabalhoso gerenciar a devolução de pedidos que resultam em chargebacks. Isso é feito pelo controle de valores reembolsáveis e acompanhamento dos prazos de solicitação, ajudando na manutenção das receitas do negócio.

Se você chegou até aqui, viu a importância da gestão de recebíveis e como a automação pode facilitá-la. Além disso, entendeu como a simplificação desses processos contribui com o aumento da produtividade e com a saúde financeira da empresa. Portanto, não hesite em considerar essas soluções para o seu negócio, seja ele um pequeno comércio ou uma grande rede de lojas.

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