Esses recursos são essenciais para lidar com a complexidade da etapa e ajudam a recuperar os valores pendentes. Ao mesmo tempo, as duas ferramentas têm características distintas, sendo importante conhecê-las para definir como usar cada uma.

Ao ler esse artigo, você entenderá mais sobre régua e ciclo de cobrança e como essas opções se relacionam.

Siga a leitura!

O que é régua de cobrança?

A régua de cobrança é um recurso que serve para documentar o fluxo de pagamento dos clientes — estando eles inadimplentes ou não. Por meio dela, a empresa pode manter registro dos clientes e monitorar os prazos de pagamento — podendo até prevenir que ocorram atrasos.

Usando a ferramenta, é possível comunicar o cliente sobre os vencimentos e enviar lembretes para a realização do pagamento. Nesse caso, é possível realizar o envio do boleto de pagamento ou de um lembrete em uma data próxima, por exemplo.

A comunicação pode acontecer de diversas maneiras, como por ligações ou mensagens. Para ter mais eficiência, costuma ser interessante personalizar o contato conforme as características de cada cliente.

Além disso, a régua de cobrança pode dar a chance de a empresa negociar outras condições com o cliente. Nesse caso, a abordagem pode servir para aqueles que já estão inadimplentes, aumentando as chances de receber o crédito.

O que é ciclo de cobrança?

Já o ciclo de cobrança representa a unificação das etapas que envolvem o contato com os clientes inadimplentes. Dentro desse ciclo estão os primeiros contatos, como os lembretes, até passos mais incisivos — como o contato por vias jurídicas.

De maneira mais usual, existem 4 fases no ciclo de cobranças:

• informal: enviando lembretes e comunicando o cliente da sua situação de débito;
• formal: apresentando a necessidade de resolução da situação;
• extrajudicial: pedindo a inclusão do nome do cliente em birôs de crédito, como o Serasa e o Serviço de Proteção ao Crédito (SPC);
• judicial: avançando por vias legais.

Para executar a estratégia com eficiência, é indispensável ter clareza em todos os processos. O objetivo é buscar maneiras de resolver a situação com agilidade, o que pode ajudar a assegurar que a empresa tenha recursos disponíveis para atender aos próprios compromissos financeiros.

Quais as diferenças entre a régua e o ciclo de cobrança da empresa?

Agora que você entendeu mais sobre régua e ciclo de cobrança, é preciso saber as diferenças entre eles. A primeira ferramenta busca identificar os perfis dos clientes para realizar contatos com mais eficiência — prevenindo ou resolvendo o cenário de inadimplência.

Por sua vez, o ciclo de cobrança tem como foco a estruturação dos processos, traçando quais serão as etapas de contato e como serão as abordagens para realizar a cobrança. Como você viu, as ações partem desde as conversas informais até as notificações judiciais.

Entretanto, apesar de haver diferenças, a régua e o ciclo de cobrança são duas ferramentas complementares na rotina de empresas. Em conjunto, elas buscam manter regulares as finanças da organização, a partir da resolução da inadimplência de clientes.

Inclusive, é possível usar a régua em um planejamento de ciclo de cobrança, por exemplo. Desse modo, há como aproveitar as funcionalidades e os benefícios de ambas para a gestão financeira.

Vale a pena destacar que a inadimplência nem sempre é intencional, já que os clientes podem atrasar contas apenas por esquecimento. Então ter um plano de cobrança é relevante para evitar esse risco para a organização.

Qual a importância da aplicação desses conceitos na empresa?

Após entender as características da régua e do ciclo de cobrança e saber como eles se relacionam, é preciso compreender a importância de aplicar os conceitos na empresa.

Confira a seguir!

Otimização da gestão financeira

Todas as empresas têm compromissos financeiros a cumprir. É preciso arcar com os pagamentos aos fornecedores e lidar com os demais custos referentes ao funcionamento da organização, como salários, aluguel e outros gastos.

Nesse sentido, o controle sobre o recebimento de recursos pode otimizar a gestão financeira. A adoção da régua e do ciclo de cobrança contribuem, por exemplo, com as áreas de contas a pagar e a receber.

Ademais, as ferramentas ajudam a identificar antecipadamente os cenários de risco para as finanças. Portanto, será possível agir sobre eles, minimizando eventuais impactos negativos.

Redução do índice de inadimplência

É preciso ter em mente que a inadimplência não é, necessariamente, intencional por parte do cliente. Com a rotina e diversas outras contas cotidianas, é possível que haja o esquecimento de certos compromissos.

Porém, mesmo sem a intenção, os atrasos podem afetar significativamente as finanças corporativas. No geral, as organizações com índices de inadimplência altos podem encontrar dificuldades em manter a operação saudável.

Por isso, o uso de uma ferramenta de cobrança pode contribuir para levar a empresa a um índice de inadimplência zero. Ou seja, uma realidade em que, virtualmente, todos os clientes arcam com os compromissos financeiros até o prazo estabelecido.

Melhoria no relacionamento com o cliente

A régua e o ciclo de cobrança também auxiliam na construção de um relacionamento melhor com o cliente. Afinal, as estratégias não servem apenas para resolver situações de inadimplência.

Para entender melhor, considere que um cliente deixou de pagar uma conta por esquecimento. Tendo uma régua de cobrança, você pode lembrá-lo do compromisso e negociar novas condições conforme a realidade dele.

A prática pode gerar um sentimento de cumplicidade e reduzir parte do desconforto envolvido na cobrança. Inclusive, essa pode ser uma maneira de fidelizar os clientes, beneficiando a empresa.

Como você acompanhou, a régua e o ciclo de cobrança são duas ferramentas importantes para adotar na rotina financeira de empresas. Assim, elas servem para otimizar a gestão de empresas, ajudando a lidar com a inadimplência. Por isso, vale a pena utilizá-las no cotidiano do negócio.

Você já ouviu falar em inteligência de dados? Veja como a automação pode ser benéfica para a empresa!