Fazer a conciliação financeira é essencial para garantir que os saldos do sistema de gestão de uma empresa batam com os extratos das instituições em que tem conta. Mas o processo demanda arquivos bancários específicos para ocorrer com eficiência.

Saber como usá-los corretamente costuma fazer a diferença na rotina da gestão das finanças. Entretanto, é comum haver dúvidas sobre o funcionamento desses documentos e questionamentos sobre como obtê-los.

Neste artigo, você entenderá quais são os arquivos bancários, como obtê-los e como eles impactam a conciliação financeira. Acompanhe a leitura!

O que é e como funciona a conciliação financeira?

A conciliação financeira é um processo de verificação que compara os lançamentos internos de uma empresa com os dados dos bancos. O objetivo é garantir que os registros do sistema — como pagamentos, recebimentos e tarifas — estão corretos e refletem o que de fato ocorreu nas contas do negócio.

O processo de conciliação viabiliza evitar erros, fraudes e inconsistências nos relatórios contábeis. Ele permite identificar transações não registradas, lançamentos duplicados ou números incorretos que podem impactar o caixa e sua saúde financeira.

Nesse sentido, a conciliação funciona como uma checagem entre o extrato bancário e o sistema da empresa. Toda movimentação deve ter uma correspondência entre os dois lados e, se houver divergência, é preciso investigar a origem do problema e fazer os ajustes necessários.

Para entender melhor, imagine que o sistema interno de um empreendimento registra um pagamento de R$ 1 mil a um fornecedor. No entanto, quando a equipe financeira confere o extrato bancário, a transação não aparece.

Isso pode indicar um erro de lançamento, um agendamento que não foi concluído ou até uma fraude. É a conciliação que ajuda a identificar e resolver esse tipo de situação.

Embora seja possível fazer a conferência manualmente, costuma ser mais vantajoso contar com ferramentas automatizadas. Em empresas com grande volume de transações, a automação acelera o processo, reduz falhas humanas e libera a equipe para tarefas mais estratégicas.

O que são arquivos bancários e como eles impactam esse processo?

Os arquivos bancários são documentos digitais padronizados que contêm informações sobre movimentações financeiras, como extratos, pagamentos, cobranças e transferências. Na conciliação financeira, eles são fundamentais porque trazem os dados de forma automatizada.

Conheça os arquivos bancários mais comuns!

OFX

O Open Financial Exchange (OFX), também conhecido como Money 2000, surgiu como substituto do Open Financial Connectivity (OFC) a partir de 1997. Esse é um formato de arquivo digital utilizado por instituições financeiras e sistemas de gestão para padronizar a troca de informações bancárias.

O OFX armazena dados como extratos de conta, receitas e despesas. Ele permite que essas informações sejam importadas para softwares de Enterprise Resource Planning (ERP) e de contabilidade com segurança e agilidade.

O arquivo serve como um tradutor entre o banco e o sistema financeiro da empresa. Em vez de digitar manualmente cada movimentação do extrato, o responsável apenas importa o arquivo e o sistema identifica automaticamente os lançamentos.

Essa facilidade torna a conciliação mais ágil na rotina financeira. Além da velocidade, o OFX se destaca pela sua precisão. Como os dados são extraídos diretamente do banco, há menos chances de divergência entre o saldo real e a quantia registrada internamente.

Desse modo, o OFX contribui para um controle mais eficiente das finanças, facilitando auditorias e análises gerenciais. Para usar esse arquivo bancário, basta acessar o internet banking, selecionar o período desejado e exportar o extrato no formato “.ofx”.

Depois, é só importá-lo no sistema financeiro. Grande parte das instituições brasileiras oferece a funcionalidade, inclusive fintechs e demais bancos digitais. Vale salientar que esse modelo de arquivo é da Microsoft, o que facilita a interpretação dos dados pelo Excel, por exemplo.

O uso do OFX costuma ser vantajoso para empresas que fazem conciliações diárias, movimentam múltiplas contas ou têm alto volume de transações. Afinal, ele garante padronização, automatiza processos e aumenta a confiabilidade dos dados.

CNAB

O Centro Nacional de Automação Bancária (CNAB) é um padrão criado pela Federação Brasileira de Bancos (Febraban) pensando em padronizar a troca de informações. Ele é utilizado principalmente em operações de cobrança e pagamento, como:

• boletos;
• transferências;
• folha de pagamento;
• débitos automáticos.

O CNAB permite que empresas enviem e recebam arquivos com grandes volumes de dados financeiros de maneira automatizada. A característica elimina a necessidade de registrar manualmente cada operação no sistema interno, reduzindo o tempo gasto com a atividade.

No processo de conciliação, o CNAB é usado tanto na remessa quanto no retorno das informações. No envio, a empresa gera um arquivo com dados de pagamentos ou cobranças e o encaminha ao banco.

Depois que as transações são processadas, o banco devolve um arquivo de retorno — que contém as confirmações, baixas e rejeições. Esse retorno é importado no sistema financeiro da empresa, atualizando automaticamente os lançamentos.

Existem dois layouts principais de CNAB: o CNAB 400 e o CNAB 240. A diferença está na estrutura e na quantidade de informações transmitidas. O CNAB 400 é mais simples e direto, com somente 400 posições.

Já o CNAB 240 é mais completo e permite transações com bancos correspondentes. Ele é configurado com 4 segmentos de 240 posições. Também há como fazer a exportação pelo internet banking com bancos que disponibilizam o modelo.

O uso do CNAB é importante para empresas que lidam com altos volumes de pagamentos e recebimentos. Ele traz mais controle, agilidade e precisão, além de facilitar a conciliação ao permitir que todos os dados bancários sejam integrados diretamente ao sistema financeiro do negócio.

Qual é a importância de contar com um software na conciliação?

Como visto, a conciliação financeira é uma etapa estratégica para manter a saúde do caixa e a confiabilidade dos dados contábeis. Arquivos bancários como OFX e CNAB são essenciais no processo.

Porém, para aproveitar todo o potencial desses arquivos, vale a pena contar com um software de gestão financeira. A solução possibilita importar arquivos como OFX e CNAB, automatizar lançamentos, cruzar informações em segundos e identificar divergências com mais precisão.

A Equals é uma plataforma inteligente de conciliação e automação financeira que se integra facilmente com os principais ERPs e instituições bancárias do país. Com ela, a empresa importa arquivos bancários, realiza conciliações e visualiza indicadores que ajudam na tomada de decisão.

Nesta leitura, você entendeu o que são arquivos bancários e qual é a relevância deles para a conciliação financeira. Especialmente quando combinados com softwares, eles facilitam a rotina das equipes de gestão.

Quer saber mais sobre a Equals e as funcionalidades da plataforma? Confira os seus benefícios para o controle e a transparência das transações!