Manter um controle eficiente sobre os pagamentos a receber é fundamental, independentemente do porte ou segmento da empresa. O objetivo é assegurar um fluxo de caixa saudável, evitar o atraso das obrigações financeiras e permitir que o empreendimento cresça de maneira sustentável.

No entanto, muitos negócios cometem erros ao lidar com a gestão de cobranças, resultando em problemas financeiros, dificuldades operacionais e até prejuízos. Assim, deixar de dar atenção a esse fator pode comprometer a continuidade da empresa.

Para que a saúde financeira do negócio não seja prejudicada, confira neste artigo 5 erros comuns na gestão de cobranças!

1. Falta de controle sobre a inadimplência

Um dos desafios mais significativos enfrentados pelas empresas, quando se fala em gestão de cobrança, é a falta de um controle eficaz sobre a inadimplência. Ele ocorre quando a companhia deixa de acompanhar os pagamentos realizados e os que estão em aberto.

Essa deficiência pode resultar na diminuição das receitas do negócio. Muitas vezes, as faturas vencidas passam despercebidas até que o problema se agrave, impedindo a recuperação dos montantes devidos e impactando diretamente a saúde financeira do negócio.

Consequentemente, a falta de monitoramento adequado tende a criar um efeito cascata negativo no fluxo de caixa, gerando dificuldades no pagamento de contas, fornecedores e colaboradores. Além de prejudicar seu orçamento, a prática reduz a capacidade da empresa de investir e crescer.

Para minimizar esses riscos, uma boa prática é adotar ferramentas tecnológicas de gestão financeira. Afinal, elas auxiliam na identificação de possíveis atrasos, permitindo a adoção de ações preventivas e ágeis.

2. Comunicação ineficaz com clientes

Outro erro comum é a comunicação ineficaz com os clientes, especialmente quando se trata de informar sobre vencimentos e condições de pagamento. Muitas empresas se limitam a enviar a fatura, aguardando que o consumidor realize o pagamento no prazo.

Essa postura passiva pode gerar desentendimentos e aumentar os casos de inadimplência. Tenha em mente que nem todos têm plena consciência das consequências de um atraso ou de maneiras alternativas de fazer o pagamento.

Para otimizar essa relação, é válido considerar práticas como o envio de lembretes amigáveis antes do vencimento. Para o sucesso da estratégia, use uma linguagem clara e cordial, lembrando o cliente de suas obrigações.

Mais uma possibilidade é diversificar os canais de comunicação, como e-mail, SMS, WhatsApp e até ligações, garantindo que a mensagem seja recebida de forma rápida e eficaz. Assim, o consumidor tem mais tempo de se planejar para a quitação da quantia.

3. Ausência de um processo estruturado de cobrança

A ausência de um método organizado para realizar cobranças também aparece como um erro recorrente nas empresas. Sem um fluxo bem definido, as ações de cobrança se tornam inconsistentes, atrapalhando o relacionamento com o consumidor.

É o caso de fazer múltiplas cobranças por telefone no mesmo dia. Esse tipo de pressão inadequada traz o risco de fazer com que a empresa fique sem receber e ainda perca o cliente. Então é necessário definir as etapas desse processo.

Ele pode contar com medidas como:

• envio de notificações antes e após o vencimento;
• oferta de negociações e parcelamentos, quando for preciso;
• estabelecimento de critérios para a cobrança judicial, se for aplicável.

A automação do processo tende a ser uma grande aliada, reduzindo erros manuais e agilizando as comunicações. Ademais, ela assegura que nenhuma etapa seja negligenciada devido a falhas humanas ou sobrecarga do time.

Essa combinação de organização e tecnologia transforma a cobrança em um processo mais eficaz e menos conflituoso, beneficiando tanto o negócio quanto os clientes. A abordagem também otimiza o tempo da equipe, permitindo que ela se concentre em estratégias mais complexas.

4. Inexistência de critérios para concessão de crédito

Como você viu, oferecer diferentes maneiras de um consumidor pagar a dívida atrasada pode ser uma medida inteligente na gestão de cobranças. Porém, a prática costuma se tornar um erro grave quando não é feita uma avaliação minuciosa da situação financeira do cliente.

O fornecimento de crédito para uma pessoa superendividada pode impactar ainda mais a sua capacidade real de pagamento. Nesse contexto, a possibilidade de recuperar o crédito tende a se tornar mais distante.

Para minimizar esses riscos, é fundamental estabelecer critérios claros e objetivos para a concessão de crédito. Entre as medidas necessárias nesse sentido estão a análise do histórico de pagamento do cliente e a consulta a órgãos de proteção ao crédito.

Essas ações ajudam a formar uma visão mais precisa do perfil do consumidor. Além disso, é importante definir limites de crédito personalizados, considerando o volume de negócios, o tempo de relacionamento e o comportamento de pagamento em transações anteriores.

5. Não utilização de ferramentas de conciliação financeira

As ferramentas de conciliação financeira desempenham um papel relevante na gestão de cobranças. No entanto, muitas empresas ainda dependem de processos manuais e planilhas para acompanhar os pagamentos, aumentando a probabilidade de erros e retrabalho.

A implementação desse tipo de recurso permite integrar automaticamente dados bancários, sistemas de cobrança e informações contábeis. Desse modo, a companhia consegue eliminar inconsistências e obter uma visão em tempo real dos clientes inadimplentes.

Uma das alternativas para auxiliar nessa tarefa é a Equals — uma ferramenta de conciliação financeira completa. Com ela, você pode ter total controle sobre os seus recebíveis em um único ambiente 100% online, proporcionando acessibilidade e segurança para essas transações.

Adicionalmente, a plataforma fornece relatórios flexíveis, utilizando diferentes filtros que facilitam a gestão de cobranças. Também é possível integrá-la aos principais ERPs (enterprise resource planning) do mercado, permitindo a melhoria dos processos internos, inclusive de vendas.

A partir desses recursos, a empresa tem a possibilidade de reduzir as perdas financeiras e aumentar até 70% da produtividade do seu time. Dessa forma, ampliam-se as chances de reaver créditos de clientes inadimplentes e de injetar mais capital no fluxo de caixa.

Neste artigo, você conferiu 5 erros na gestão de cobranças que podem prejudicar a saúde financeira de um negócio. Considere utilizar as estratégias apresentadas para evitar esses problemas e ter mais segurança e previsibilidade nos recebimentos.

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