A rotina financeira de um negócio é repleta de dados. Entre tantas informações, a ordenação das despesas e recebimentos é um facilitador para a gestão. Nesse contexto, surge a aging list e os seus benefícios.

A solução, ainda que simples, é bastante poderosa. A sua capacidade de listar saídas e entradas de recursos da organização é um instrumento valioso para a tomada de decisão de gestores do departamento de finanças.

Confira, então, o que é aging list e como usá-la no controle financeiro para otimizar a gestão da empresa!

O que é uma aging list?

Aging list é uma ferramenta que classifica as contas a pagar e a receber por ordem cronológica de vencimento. Assim, ela oferece uma visão organizada da movimentação financeira da empresa, conforme os prazos estabelecidos.

Também conhecida como lista de envelhecimento, a categorização é feita conforme o tempo transcorrido desde a emissão das faturas. Dessa forma, o ordenamento proporciona uma compreensão imediata da situação das finanças organizacionais.

Qual a diferença entre aging list e fluxo de caixa?

Como você conferiu, a aging list está relacionada às contas de uma empresa. Diante disso, ela se torna bastante semelhante ao fluxo de caixa, outro instrumento financeiro relevante. Entretanto, existem diferenças importantes entre eles.

A lista de envelhecimento concentra-se no ordenamento de pagamentos com base na data de vencimento, como visto. O fluxo de caixa, por sua vez, abrange todas as movimentações nas finanças empresariais ao longo de um período específico.

Enquanto a aging list destaca o estado das contas, o fluxo de caixa oferece uma perspectiva abrangente da liquidez. Portanto, ele permite um planejamento mais amplo, incluindo desembolsos e recebimentos diversos.

Mas lembre-se: as ferramentas são complementares e contribuem ativamente para um controle holístico e eficiente. Dessa forma, a combinação dos dois instrumentos capacita gestores a identificar oportunidades de otimização financeira e a mitigar riscos com maior eficácia.

Como a lista de envelhecimento auxilia no controle financeiro?

Esclarecidas as semelhanças e diferenças em relação ao fluxo de caixa, agora é hora de conhecer as vantagens da aging list. A seguir, você descobrirá como a lista colabora para a gestão da empresa!

Avaliação da saúde financeira da empresa

O ordenamento das contas a pagar e a receber oferece uma visão melhor das finanças organizacionais. Categorizando as obrigações com base no tempo, a ferramenta proporciona uma compreensão instantânea da situação financeira.

Desse modo, gestores têm um documento de rápida compreensão que os auxiliará na identificação de áreas de risco. Além disso, eles podem avaliar a eficácia das políticas de crédito e compreender a dinâmica dos recebíveis de modo mais ágil.

Identificação de oportunidades de cobrança

Outro ponto que justifica a criação desse relatório é o destaque a clientes que demandam atenção imediata em relação a seus pagamentos. Portanto, a lista torna-se uma aliada estratégica na identificação de oportunidades de cobrança.

A categorização cronológica possibilita abordagens proativas para redução da inadimplência. Profissionais podem, então, direcionar esforços de forma mais assertiva, recuperando receitas pendentes.

Gerenciamento do fluxo de caixa

A aging list pode trabalhar favoravelmente na gestão do fluxo de caixa, fornecendo insights cruciais sobre a movimentação de receitas e despesas. Afinal, a clareza sobre as datas de vencimento das faturas ajuda na antecipação de entradas e saídas de recursos.

Como resultado, os gestores têm informações relevantes para um planejamento financeiro empresarial mais eficiente. Isso é fundamental para a liquidez do negócio, de forma a evitar situações de insuficiência de caixa.

Que tipo de negócio precisa da aging list?

Diante da utilidade dos inúmeros benefícios da lista, como apresentado, ela tem potencial de uso em diversos tipos de negócio.

Em geral, a aging list é indicada para empresas que mantêm relacionamentos complexos com muitos clientes e fornecedores, sem datas específicas para pagamentos ou centralização de cobranças. Desse modo, a sua adoção será útil à organização das finanças.

Ademais, ela é bastante valiosa especialmente para varejistas, cujas transações diárias são frequentes e as relações com parceiros variam conforme a demanda. Nesse contexto, a ferramenta auxilia na organização de informações, contribuindo para o controle.

No geral, ela pode ser usada de modo estratégico por diferentes tipos de negócios. A decisão de implementá-la depende do volume das contas, além de uma análise das necessidades específicas de cada companhia.

Como construir esse relatório?

Agora que você conhece os detalhes, esse é o momento de entender seu funcionamento prático. Veja, a seguir, as etapas para a construção do relatório!

Coleta de dados detalhada

Inicie o processo coletando dados detalhados sobre as datas de vencimentos e pagamentos, separando despesas e receitas. Em seguida, selecione grupos e os categorize entre pagos, não quitados e a vencer.

Atenção à especificação das contas, incluindo detalhes como parcelamento, pagamento à vista, boleto, depósito, fornecedores, clientes e a situação de cada transação. Essas informações são relevantes para um entendimento amplo da situação.

Organização e categorização

Logo após a coleta de dados, organize-os de forma lógica, categorizando-os conforme os campos escolhidos para compor a tabela. A tarefa pode ser feita em uma planilha de Excel, mas sistemas de gestão financeira podem ser mais ágeis e precisos para essa finalidade.

Então, divida as contas em períodos específicos, como 30, 60 ou 90 dias, e aplique a divisão entre entradas e saídas. Certifique-se de que a estrutura da tabela seja intuitiva para a compreensão dos usuários.

Atualização diária

O trabalho não terá efeito se a lista estiver desatualizada. Portanto, mantenha tudo em dia. A constante atualização contribuirá significativamente para garantir que os relatórios se baseiem em dados reais e recentes.

Detalhamento dos dados

Outro ponto de atenção é a conferência sobre os dados inseridos. Inclua informações específicas, como taxas de juros, tipos de duplicata e outros detalhes. O nível de detalhamento enriquecerá a qualidade dos relatórios e ajudará na precisão do controle financeiro.

Elaboração de relatórios

Por fim, use os dados coletados e organizados para construção de outros relatórios. Destaque tendências, variações e pontos de atenção que poderão ser úteis à tomada de decisão dos gestores.

Como você conferiu neste artigo, a aging list é uma ferramenta que ordena as contas a pagar e a receber por ordem cronológica de vencimento. A visão clara sobre saídas e entradas de recursos financeiros é valiosa para o gerenciamento das finanças.

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