O setor varejista tem uma série de deveres que precisam ser cumpridos para manter a regularidade do negócio. As obrigações incluem questões trabalhistas, sociais e corporativas, além das responsabilidades fiscais.

Trata-se dos ônus relacionados a tributos e documentos que as empresas devem pagar ou entregar ao Fisco. O seu cumprimento é importante para manter a regularidade do empreendimento. Caso contrário, pode haver multas e comprometimento da lucratividade do negócio.

Ou seja, o respeito às obrigações fiscais é capaz de determinar a continuidade de uma empresa. Saiba quais são elas e como cumpri-las!

Quais são as principais responsabilidades fiscais do varejo?

As empresas que atuam no varejo enfrentam diferentes obrigações tributárias, que vão desde a emissão de documentos até o recolhimento de impostos. Cada uma delas possui as suas próprias regras e prazos — e deve estar no radar da gestão do negócio.

Conheça os principais deveres que cabem aos varejistas e garanta o cumprimento de todos para manter a regularidade da empresa!

Emissão de notas fiscais

No varejo, a emissão de notas fiscais é uma das obrigações mais relevantes. Ela é responsável pelo registro das operações comerciais, como vendas de produtos ou prestação de serviços.

O documento é o principal comprovante da legalidade de uma transação perante a Receita Federal e órgãos estaduais e municipais. Ele também é uma ferramenta de transparência com o consumidor ao demonstrar a quantia paga em tributos, como ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

Pagamento de tributos

O ICMS é apenas um dos tributos que cabe aos varejistas. Empresas do setor são obrigadas a recolher diversos tipos de impostos, taxas e outros tipos de contribuições.

Entre elas, estão:

• PIS/Pasep (Programa de Integração Social e Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público);
• Cofins (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social);
• ISS (Imposto sobre Serviços).

Os tributos de cada empresa dependem da natureza de suas operações e da localidade em que ela está. Cada imposto ou taxa possui prazos e regras específicas, que variam conforme o regime tributário do negócio, como Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real.

Declarações acessórias

Além de fazer o pagamento de tributos, as companhias varejistas devem entregar periodicamente uma série de declarações acessórias. Elas complementam as informações fiscais e tributárias fornecidas ao Fisco.

Entre as obrigações mais frequentes no setor, destaca-se a Defis (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais). Ela é exigida de empresas optantes do Simples Nacional e consolida informações econômicas e fiscais, como o faturamento bruto e os tributos recolhidos no ano-calendário.

Outro tipo de declaração acessória é a DIRF (Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte). Seu papel é registrar os valores retidos no pagamento a colaboradores e terceiros. Ambas as declarações demandam atenção às informações dadas, já que erros podem levar à aplicação de penalidades.

Vale destacar que existem obrigações acessórias próprias de cada tipo de regime tributário. Por exemplo, quem está inscrito no Simples Nacional também deve entregar a DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional).

Escrituração contábil

A escrituração contábil é uma das principais responsabilidades fiscais de qualquer negócio, inclusive no varejo. Ela engloba o registro detalhado de todas as operações financeiras da empresa, como vendas, compras, receitas e despesas.

A obrigação é cumprida no SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), que integra as informações para os órgãos fiscalizadores. O canal procura facilitar a fiscalização e a comunicação entre empresas e o Fisco. Aliás, esse dever é formado por dois tipos de documentos.

A ECD (Escrituração Contábil Digital) centraliza e digitaliza a entrega de documentos, como livro diário, livro razão, balancetes diários e balanços. Ela é responsável por comprovar as transações financeiras e assegurar a integridade das informações contábeis.

Veja quem deve apresentá-la:

• pessoas jurídicas tributadas pelo Lucro Real e pelo Lucro Presumido;
• empresas imunes e isentas, com receita igual ou superior a R$ 4,8 milhões no ano-calendário;
• microempresas e empresas de pequeno porte que receberam aporte de investidor-anjo.

O outro documento é a Escrituração Contábil Fiscal — ou ECF, que substituiu a DIPJ (Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica). Ele consolida as informações sobre a apuração do Imposto de Renda de Pessoa Jurídica e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido.

Confira quem é obrigado a apresentar a ECF:

• empresas tributadas pelo Lucro Real, Lucro Presumido ou Lucro Arbitrado;
• pessoas jurídicas imunes e isentas.

Como cumprir com as responsabilidades fiscais do varejo?

São muitas as obrigações que recaem sobre uma empresa, exigindo organização para que todas elas sejam cumpridas, certo? Existem ferramentas e ações que podem ser úteis na gestão fiscal e ajudam no monitoramento dos deveres tributários.

No varejo, a utilização de sistemas de automação para emissão de NF-e (nota fiscal eletrônica) é de grande auxílio. Com esse tipo de ferramenta, é possível evitar erros e agilizar os processos. Os softwares de gerenciamento também são úteis para controlar estoques e calcular impostos.

Ainda, é imprescindível que a empresa mantenha toda a sua documentação devidamente organizada. Registros fiscais precisam ser arquivados corretamente para estarem acessíveis.

Para manter a regularidade, também tenha atenção ao calendário fiscal. O não pagamento ou atraso no recolhimento de tributos e entrega de declarações pode acarretar multas e juros, além de prejudicar a imagem da empresa no mercado.

Com todas essas obrigações, considere buscar ajuda profissional. Contadores apoiam empresas no monitoramento de suas responsabilidades fiscais e no cumprimento delas. Uma opção complementar é adotar soluções tecnológicas que integram dados financeiros e contábeis.

Por exemplo, com uma ferramenta financeira, você consegue fazer uma conciliação bancária eficiente, baixar lançamentos contábeis automaticamente e controlar o fluxo de caixa. Esse tipo de plataforma também pode oferecer integração com outros sistemas de automação e gestão, além de controle de vendas e cancelamentos.

Neste artigo, você conheceu as principais responsabilidades fiscais de empresas do varejo e aprendeu como cumpri-las. Assim, fica mais fácil tomar as medidas necessárias para executá-las e evitar multas e outros tipos de sanções tributárias.

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