Empresas de diferentes portes podem encontrar dificuldade em se manter competitivas no mercado e isso, muitas vezes, ocorre porque falta eficiência na gestão de custos. Dessa maneira, elas perdem visibilidade operacional e controle financeiro, comprometendo o sucesso do negócio.

A gestão de custos é um processo realizado para analisar tudo o que o empreendimento consome para desenvolver seus produtos ou serviços, envolvendo desde suprimentos até contas básicas. Ela engloba etapas de planejamento, acompanhamento e controle das despesas empresariais.

Neste conteúdo, você entenderá os 6 principais erros que comprometem essa análise, como eles interferem nos resultados e, principalmente, o que fazer para evitá-los. Confira!

1. Falta de planejamento detalhado

Um dos principais pontos de atenção para manter o desempenho de um negócio é ter um bom planejamento. A não realização dessa etapa pode levar a decisões reativas e também à falta de visibilidade a longo prazo.

Quando a empresa não tem clareza sobre quais são seus custos fixos, variáveis, diretos e indiretos, ela tem mais dificuldade de alinhar seu orçamento às metas estabelecidas no plano estratégico. Assim, torna-se mais difícil estimar margens ou avaliar a capacidade produtiva, por exemplo.

Além disso, sem previsões estruturadas, é extremamente desafiadora a identificação dos gargalos financeiros antes que eles comprometam o caixa.

Para evitar que isso ocorra e prejudique os objetivos internos, deve-se investir em um mapeamento completo de custos. Nessa etapa, é importante classificar corretamente cada tipo de despesa e organizar o orçamento por centro de custo, definindo o limite de gastos e acompanhando-o.

2. Controle inexistente ou deficiente de gastos indiretos

Quando se trata de gestão de custos e finanças empresariais, falhar no controle de gastos indiretos pode levar a grandes prejuízos. Isso porque esse tipo de despesa também impacta na formação de preços e nas margens. Então esses itens podem elevar o investimento e alterar o caixa.

Muitas empresas até conseguem controlar os custos diretos — como matéria-prima ou horas de produção —, mas costumam falhar no acompanhamento dos gastos indiretos. Alguns exemplos que merecem atenção nesse controle são:

• energia elétrica;
• manutenção de equipamentos;
• despesas administrativas;
• serviços terceirizados;
• ferramentas de software.

Nesse contexto, o ideal é implementar processos de registros padronizados, que permitam conciliação e auditoria frequente. Isso pode ser feito por meio de centros de custo específicos para essas despesas, controles automatizados e rotinas internas de conferência.

3. Dependência de planilhas manuais

Com o avanço tecnológico, muitas alternativas surgiram para facilitar as atividades das empresas e substituir processos manuais. E os sistemas de gestão são um exemplo, sendo implementados para garantir mais agilidade e controle em relação às tradicionais planilhas.

Embora esse tipo de documentação seja útil, depender exclusivamente dele pode se tornar um problema. Além de exigir constante atualização manual, ele está sujeito a falhas humanas, perda de dados, inconsistências nas fórmulas e dificuldade de integração entre equipes.

Uma opção é utilizar plataformas automatizadas, que centralizam os dados e minimizam erros. Assim, é possível visualizar informações em tempo real, gerar relatórios completos, padronizar processos e, ainda, unir os custos de diferentes áreas do negócio.

Nesse sentido, com ferramentas digitais, o gestor tem mais precisão e ganha tempo para decisões estratégicas.

4. Ausência de indicadores de desempenho

Outro erro que muitas empresas cometem e que leva à perda de competitividade no mercado é a não utilização de KPIs, os chamados indicadores-chave de desempenho. Sem eles, o negócio até registra suas despesas, mas não consegue transformar esses dados em informações estratégicas.

A ausência dos indicadores no controle de despesas dificulta um direcionamento mais eficiente. Com isso, os empreendimentos não conseguem entender se os custos estão aumentando, se as margens estão se mantendo saudáveis ou se algum processo precisa ser revisado.

Sendo assim, é indispensável que se defina métricas claras para o negócio, o que deve envolver pontos como:

• custo por área ou departamento;
• margem por produto ou serviço;
• custo fixo e variável por unidade produzida;
• percentual de despesas indiretas;
• ponto de equilíbrio;
• custo de aquisição de clientes (CAC), quando aplicável.

Além disso, essas métricas precisam ser avaliadas mensalmente para garantir correções em tempo hábil para evitar prejuízos.

5. Revisões pouco frequentes da estrutura de custos

Mais um erro que precisa ser evitado é a falta de revisões na estrutura de custos. Preços de insumos mudam, fornecedores aumentam taxas, impostos são atualizados e demandas variam ao longo do ano. Assim, empresas que não se preocupam com isso acabam trabalhando com dados defasados.

Essa falha impacta pontos importantes da gestão de custos, como precificação, margens e lucratividade. Além disso, custos não monitorados tendem a crescer silenciosamente, elevando as despesas sem que a empresa perceba.

Tendo isso em vista, torna-se fundamental realizar análises periódicas com o intuito de identificar gargalos e detectar oportunidades de otimização. Elas podem ser trimestrais, mensais ou até semanais (dependendo do segmento). Essa prática permitirá respostas rápidas a mudanças de mercado.

6. Falta de integração entre setores

Em se tratando de controle de despesas, um erro muito comum é cada setor trabalhar isoladamente, sem comunicação eficiente. Isso pode gerar problemas sérios para o negócio, uma vez que leva à gestão de custos fragmentada e desatualizada.

Quando compras, financeiro, produção e administrativo não compartilham informações, o resultado pode ser, por exemplo, compras desnecessárias ou duplicadas e falta de insumos essenciais. Além disso, haverá dificuldade em analisar o custo real de cada divisão.

Para corrigir essa falha, é fundamental padronizar processos e manter comunicação eficiente, garantindo que todos estejam alinhados. Contar com plataforma integrada de gestão é uma solução que pode ajudar nesse quesito, reunindo em um só lugar os dados relacionados aos diferentes setores da empresa.

Neste conteúdo, você viu 6 falhas comuns que impactam a gestão de custos e o que fazer para corrigi-las. Essas informações permitem adotar as melhores ações para garantir que o negócio se mantenha competitivo no mercado.

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