A tecnologia contribui de diversas formas para o planejamento de empresas, especialmente com a automatização de processos que antes eram feitos manualmente. Entre as principais soluções, é possível contar com uma ferramenta de gestão financeira.

Ela funciona com o objetivo de facilitar o controle e o planejamento financeiro do negócio, incluindo fluxo de caixa, investimentos e orçamento. Como o processo é feito por meio de softwares especializados, as ferramentas trazem múltiplas vantagens.

Quer saber quais são elas? Neste artigo, você verá quais são 5 dos principais benefícios de usar uma ferramenta de gestão financeira na empresa e como escolher a melhor alternativa.

Siga a leitura!

Quais são 5 das vantagens de ter uma ferramenta de gestão financeira?

Muitas empresas ainda se concentram em realizar tarefas de controle financeiro manualmente. Entretanto, fazer a transição para softwares especializados costuma ser uma decisão estratégica.

Confira 5 benefícios de ter um software de gestão financeira!

1. Melhora no controle financeiro

Ter um bom controle financeiro empresarial é essencial para as empresas garantirem mais sustentabilidade à operação e alcançarem o próximo estágio de crescimento. Para tanto, uma ferramenta focada nessa gestão tem um papel estratégico.

Imagine uma empresa que mantém seus dados financeiros em diversas planilhas diferentes, cada uma com um setor e responsável distinto. Esse é um tipo de cenário que pode gerar confusão no momento de conferir os números.

Os motivos são:

• eventual existência de erros na hora de preencher informações manualmente;
• possibilidade de as planilhas não seguirem os mesmos padrões;
• risco de os dados estarem desatualizados.

As ferramentas de gestão financeira são capazes de reunir todas as informações relevantes em uma só aplicação. Isso significa que elas reduzem redundâncias e facilitam o acesso a dados estratégicos.

Inclusive, essas ferramentas podem ser atualizadas em tempo real quando são vinculadas às contas bancárias. Desse modo, o fluxo de dados automatizado ajuda a ter uma melhor visualização de informações financeiras importantes a qualquer momento.

2. Planejamento orçamentário mais preciso

A elaboração de um planejamento estratégico envolve diversos elementos. É preciso conhecer a realidade do mercado, o posicionamento dos concorrentes, o perfil do consumidor e os objetivos de longo prazo da empresa.

Naturalmente, a área financeira é indispensável para assegurar a criação de um planejamento realista. Nesse sentido, as ferramentas de gestão das finanças auxiliam em todo o processo por oferecerem recursos que não se limitam ao registro de dados da área.

Por exemplo, elas podem analisar dados passados para mostrar períodos de aumento ou de redução das vendas, permitindo a identificação de tendências de mercado. Dessa maneira, há como fazer um planejamento orçamentário alinhado a esses cenários.

Somando-se a isso, a tomada de decisão passa a ser baseada em dados, não só em suposições. Tenha em mente que, quanto mais embasadas forem as escolhas, maiores são as chances de sucesso no planejamento.

Também existe a possibilidade de usar as ferramentas de gestão financeira para monitorar indicadores-chave de performance (KPIs, na sigla em inglês). Eles ajudam a medir o avanço dos resultados da empresa em direção às metas de curto, médio e longo prazo.

3. Redução de custos

A terceira vantagem é a redução de custos. Ela tende a ocorrer porque as ferramentas de gestão financeira diminuem a demanda por trabalhos manuais e repetitivos, possibilitando à equipe focar em tarefas mais estratégicas, com maior potencial de geração de valor.

Além disso, esses recursos muitas vezes oferecem a opção de emitir relatórios automaticamente — e como dados atualizados. Os documentos têm números relevantes para analisar o momento financeiro da empresa.

Por exemplo, com base nos dados, é possível identificar gastos exagerados em determinadas áreas e demais oportunidades para redução de custos. Cortes estratégicos podem gerar otimização financeira no curto prazo sem impactar negativamente a operação.

Gestores e outros membros do time financeiro ainda têm a opção de automatizar a rotina, incluindo tarefas como o controle e a quitação de contas a pagar. Dessa maneira, a empresa não perde prazos — o que acarretaria taxas e juros — e mantém uma boa relação com parceiros.

4. Aumento da produtividade da equipe

Como você viu, ferramentas de gestão financeira livram a equipe de diversas rotinas manuais. Em conjunto com a minimização da chance de erros humanos, a empresa se beneficia do potencial aumento da sua produtividade.

Pense em uma equipe financeira que tradicionalmente gasta horas fazendo a conciliação bancária manualmente. Com uma ferramenta moderna, o processo se torna automático e eficiente para o time focar em outros serviços.

A centralização de informações também impacta diretamente a produtividade. Quando todos os dados financeiros estão em um único sistema, a empresa diminui o tempo gasto procurando documentos em diferentes lugares ou transferindo informações entre sistemas.

5. Otimização do fluxo de caixa

Por fim, a empresa consegue otimizar seu fluxo de caixa com ferramentas de gestão financeira. Elas contam com dashboards e relatórios que mostram o instrumento atualizado, considerando todas as entradas e saídas — e o saldo disponível.

Ainda, como os processos são automatizados — considerando contas a pagar e a receber, por exemplo —, eles facilitam a condução de projeções financeiras. Afinal, ficam mais claras as movimentações futuras que devem ser feitas no caixa da empresa.

Como escolher a melhor ferramenta?

Como cada negócio tem sua própria realidade, a ferramenta de gestão financeira precisa se adequar a esse contexto. Para tanto, os gestores devem considerar o porte da empresa, as características das suas transações profissionais e as principais funcionalidades que o software necessita ter.

Também é fundamental pensar em integrações da plataforma. O motivo é que é comum que a empresa tenha outras ferramentas de gestão, como a de relacionamento com o cliente (CRM). Se for possível integrar ambos, o gerenciamento tende a ficar mais eficiente.

A usabilidade é outro ponto determinante para o processo de escolha. Ferramentas complexas, mesmo que repletas de funcionalidades, podem não ajudar a melhorar a produtividade da equipe. Nesse contexto, gestores devem priorizar aquelas que proporcionam uma boa experiência de uso.

Entre as alternativas disponíveis, vale a pena conhecer a Equals. O sistema faz conciliação bancária, permite simular antecipação de recebíveis, faz o controle automatizado de dados e tem integração direta com as principais soluções de gestão empresarial do mercado.

Como você acompanhou, ter uma ferramenta de gestão financeira é uma decisão importante para a rotina das empresas. Após conhecer essas 5 vantagens, avalie as opções mais adequadas para sua realidade.

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