O cartão de crédito é um dos meios de pagamento mais utilizados pelos consumidores. No entanto, ainda existem empresas que não têm estratégias para conciliar e controlar as vendas realizadas com essa alternativa.

O cartão oferece vantagens ao cliente, como o prazo para pagamento, maior controle das finanças e a possibilidade de parcelamento. Mas o negócio precisa saber como lidar com esses recebimentos para manter suas finanças em ordem.

Diante desse cenário, vale a pena entender como conciliar e controlar as vendas feitas com cartão de crédito. Continue a leitura e veja como implementar esses processos!

O que envolve o processo de controlar e conciliar vendas?

Conciliar e controlar vendas são processos que envolvem a monitoração detalhada das transações comerciais, desde o momento da venda até o recebimento do pagamento. O objetivo é garantir que todas as entradas sejam conferidas e estejam compatíveis com os valores esperados.

As práticas se aplicam a diferentes métodos de pagamento, como cartões de crédito, boletos bancários, transferências e depósitos. Elas envolvem a busca por diferenças entre os valores registrados nas vendas e nos recebidos, considerando taxas, prazos de compensação e eventuais erros.

Assim, é possível detectar inconsistências, prevenir fraudes e reduzir o risco de perdas financeiras na empresa. Além disso, o hábito de realizar esse controle como parte da rotina permite agir rapidamente para corrigir os problemas detectados e evitar que eles se agravem.

Portanto, pode-se dizer que conciliar e controlar vendas não se restringe a uma atividade contábil, pois ela também é estratégica. Afinal, esses processos afetam diretamente a capacidade da empresa de planejar seu fluxo de caixa, negociar melhores condições comerciais e tomar decisões.

A tecnologia tem um papel fundamental na automatização e na otimização do controle e conciliação financeira. Esses processos não precisam e nem devem ser feitos manualmente, pois existem ferramentas que auxiliam na integração dos dados e proporcionam uma visão unificada deles.

Por que é importante conciliar e controlar as vendas com cartões?

Ainda é comum encontrar empresas que não possuem processos para o controle e a conciliação de vendas com cartões — mas esse é um erro a ser evitado.

A seguir, conheça os principais motivos para conciliar e controlar vendas na empresa!

Cobranças indevidas

Os processos de captura, autorização, provisionamento e liquidação financeira dos recebíveis de cartões são muito complexos. Além disso, eles contam com a integração de diferentes empresas e tecnologias que envolvem adquirentes, bandeiras, emissores e bancos.

Logo, não é raro encontrar casos de débitos duplicados ou cobrança por uso de uma tecnologia que não foi contratada pelo estabelecimento. Também pode ocorrer a aplicação errada da taxa de administração e até mesmo de pagamentos devidos que não foram realizados.

Ao realizar a conciliação e controle de vendas como parte da rotina, a empresa consegue identificar rapidamente essas inconsistências e tomar medidas corretivas. Com o hábito, é possível evitar prejuízos financeiros que podem impactar as finanças.

Correção das taxas

As operadoras de cartão aplicam diferentes taxas dependendo do tipo de transação — seja débito ou crédito — e até do número de parcelas. Conciliar as vendas permite verificar se essas taxas estão sendo cobradas conforme o contrato firmado, evitando cobranças excessivas ou indevidas.

Ademais, conhecer detalhadamente os custos por transação auxilia na formação de preços e na gestão de políticas de descontos. É possível encontrar caminhos para fazer os indicadores financeiros funcionarem a seu favor, além de impactar positivamente o cliente.

Outro ponto é que essa clareza sobre os custos operacionais relacionados aos cartões possibilita ao lojista uma maior capacidade de negociação com as operadoras. Como resultado, a empresa pode buscar uma redução das taxas aplicadas e o aumento das margens de lucro.

Fraudes

Infelizmente, ninguém está imune a fraudes, sejam elas internas ou externas. No e-commerce, é importante se proteger contra as ações fraudulentas por uso indevido do cartão, que resultam em prejuízo para o lojista — como a perda do produto e ainda débito por chargeback.

No varejo, as fraudes podem acontecer por conta de operadores e vendedores mal-intencionados. Entre os casos mais comuns estão aqueles que simulam vendas para depois cancelá-las ou mesmo registram vendas que nunca aconteceram.

Com a conciliação constante, a empresa consegue monitorar todas as transações minuciosamente, identificando irregularidades em tempo hábil. A prática tende a proteger tanto a loja quanto os seus consumidores.

Fluxo de caixa

Seu negócio deve acompanhar o fluxo de recebimentos futuros, além de adequar e atender às necessidades pontuais de caixa. A empresa também precisa contar com informações confiáveis para auxiliar na tomada de decisão no dia a dia do negócio.

Como a conciliação de vendas com cartões permite acompanhar as entradas e saídas de recursos, ela garante mais previsibilidade para as contas. Dessa forma, a empresa consegue planejar melhor seu capital de giro e evitar a necessidade de recorrer a empréstimos ou outras linhas de crédito, que podem ter taxas elevadas.

Imagem da empresa

Você sabia que um dos motivos de reclamação em órgãos de defesa do consumidor e sites especializados se refere às cobranças indevidas no cartão? Fazer uma boa gestão das vendas com cartões também é uma forma de cuidar bem da imagem do negócio no mercado em que ele atua.

Tenha em mente que o amplo uso das redes sociais e a possibilidade de envio rápido de informações pela internet faz com que uma experiência negativa seja disseminada em pouco tempo. Assim, é preciso agir para evitar essas ocorrências.

Adicionalmente, o cuidado pode contribuir positivamente para a fidelização dos clientes. Se eles não têm problemas com os pagamentos feitos no estabelecimento, as chances de retornarem e divulgarem o negócio aumentam.

Produtividade e eficiência

Automatizar a conciliação de cartões reduz erros humanos e economiza um tempo valioso que seria gasto em verificações manuais. Um departamento tão importante quanto o financeiro pode se beneficiar desse impulso de eficiência.

A integração automatizada dos sistemas de conciliação permite que os dados de diferentes operadoras sejam consolidados em uma única plataforma. Assim, fica mais fácil fazer a análise e a identificação das divergências.

Como visto, com dados precisos e atualizados, os gestores podem identificar rapidamente tendências nas vendas, oportunidades de redução de custos e pontos críticos a serem ajustados. Como resultado, a empresa tem operações mais ágeis e competitivas.

Como controlar e conciliar vendas no cartão de crédito?

Tendo em vista a importância de conciliar e controlar vendas realizadas pelo cartão de crédito na empresa, você deve entender como colocar esses processos em prática.

A seguir, conheça os passos necessários para controlar e conciliar as vendas no cartão de crédito!

Crie uma rotina produtiva

A primeira etapa para o controle eficiente das vendas no cartão de crédito é a criação de um processo estruturado. Desse modo, o lojista garante que cada venda registrada esteja devidamente conciliada com as informações das operadoras de cartão.

A utilização de checklists pode ser uma prática benéfica, pois permite que todos os passos sejam seguidos com precisão, minimizando o risco de erros. Além disso, as informações precisam estar organizadas.

Registre taxas e recebimentos

Você já sabe que as taxas cobradas pelas operadoras de cartão podem variar e impactar diretamente o lucro das vendas. Logo, é essencial manter um registro detalhado desses valores, assim como das quantias recebidas.

Mais um ponto é que, ao entender como as taxas afetam o fluxo de caixa, o lojista pode ajustar preços e margens de lucro conforme necessário. Essa visão completa das finanças é vital para garantir que o negócio permaneça rentável e sustentável a longo prazo.

Capacite sua equipe

Procure capacitar toda a equipe envolvida no processo de vendas e conciliação. Para tanto, realize treinamentos sobre os procedimentos de vendas, uso de sistemas de gestão e práticas de conciliação para que todos os colaboradores estejam alinhados para a realização do processo.

Contar com uma equipe bem treinada reduz o risco de erros e melhora a eficiência do controle e conciliação. Porém, certifique-se de fazer um bom mapeamento de competências antes de começar, pois ele permitirá entender quais são as necessidades específicas do seu time.

Faça comparações regularmente

A frequência das comparações é uma das chaves para o sucesso na conciliação de vendas. Como você viu, essa estratégia ajuda a identificar rapidamente qualquer divergência, além de colocar as correções em prática. Mas, para que isso seja possível, é necessário ter um acompanhamento regular.

As revisões frequentes também possibilitam acompanhar tendências de vendas e possíveis problemas antes que se consolidem. Assim, é possível tomar decisões estratégicas que impulsionam o negócio.

Utilize tecnologia a seu favor

A tecnologia tem um papel vital na conciliação de vendas. A adoção de softwares para a gestão financeira pode simplificar a integração entre as vendas realizadas e os dados das operadoras de cartões, tornando o processo mais ágil e preciso.

Esses sistemas são capazes de automatizar o registro de vendas e recebimentos, produzir relatórios que permitem uma análise detalhada do desempenho financeiro, entre outras funções. Eles também auxiliam na resposta a problemas nessa área.

O que considerar no controle de vendas no cartão de crédito?

Você aprendeu como conciliar e controlar vendas no cartão de crédito. Mas existem fatores que devem ser considerados para garantir o sucesso da sua estratégia.

Veja o que observar no controle de vendas no cartão de crédito!

Vendas registradas pela operadora

É necessário garantir que cada transação esteja registrada corretamente nas plataformas da operadora. Isso facilita a conciliação de dados e minimiza erros contábeis, além de ajudar a identificar rapidamente qualquer inconsistência que possa surgir entre os registros.

Taxas e tarifas

Ter um conhecimento claro das taxas e tarifas cobradas pelas operadoras de cartão de crédito é essencial para a formação de preços. Elas podem variar dependendo do tipo de transação e devem ser consideradas na hora de precificar produtos e serviços.

Divergências e cancelamentos

Acompanhar a ocorrência de divergências nos pagamentos e cancelamentos ajuda principalmente a evitar perdas financeiras. Esse também é um meio para fazer futuras análises e implementar melhorias de processos.

Parcelas e datas de pagamento

Para vendas parceladas, mantenha um registro detalhado sobre quantas parcelas foram acordadas, quais já foram pagas e quais ainda estão pendentes. Dessa forma, você evita surpresas financeiras e consegue projetar o orçamento do negócio.

De que forma a Equals ajuda a otimizar esse processo?

Como você viu, a tecnologia é uma aliada para conciliar e controlar as vendas da sua loja e aproveitar os seus benefícios. Para otimizar esse processo, você pode contar com os serviços oferecidos pela Equals.

Nossa plataforma de gestão financeira otimiza o processo de conciliação, oferecendo ferramentas eficientes para o controle e monitoramento de transações. A conferência de vendas abrange diferentes formas de pagamento, como cartões de crédito, débito, vouchers, boletos e Pix.

Assim, é possível se certificar de que as transações sejam capturadas e autorizadas de acordo com os padrões estabelecidos. Além disso, a auditoria de taxas e terminais valida o cumprimento dos termos acordados com bandeiras e adquirentes, garantindo que as cobranças aplicadas nas transações estejam corretas.

Com a automação dos processos, a Equals possibilita a integração direta com os principais ERPs (enterprise resource planning ou sistemas de gestão) do mercado, marketplaces e outros sistemas. Essa estrutura reduz o tempo gasto com tarefas manuais enquanto melhora a precisão dos dados financeiros.

O gerenciamento de cancelamentos e chargebacks também pode ser realizado na plataforma. Ele permite que as empresas monitorem e ajustem rapidamente as transações contestadas, minimizando o impacto financeiro e operacional.

Para começar a usar a Equals na empresa, você pode acessar o site e requisitar uma cotação. Ao preencher os seus dados, nosso time comercial entra em contato para oferecer uma solução personalizada para as necessidades do seu negócio.

Conclusão

Conciliar e controlar vendas são processos que devem fazer parte da rotina de todas as empresas, já que proporcionam uma série de benefícios. Esse é um caminho para minimizar o risco de fraudes e contar com uma gestão financeira mais robusta no negócio.

Para viabilizar esse processo, você precisa contar com uma ferramenta que otimize todo o seu setor de finanças. Acesse o site, consulte os benefícios da Equals e faça a sua cotação!