Em meio à complexidade tributária brasileira, existem documentos capazes de definir o rumo de grandes decisões empresariais. A certidão de regularidade fiscal é um deles — e conhecer seu papel colabora para evitar surpresas e abrir portas estratégicas.

Negociações travadas, licitações perdidas, financiamentos bloqueados são exemplos de questões que podem estar ligadas à ausência do documento. Logo, para quem ocupa um cargo de gestão, é importante entender mais sobre essa certidão e aprender como emiti-la.

Portanto, veja neste artigo, preparado pela equipe da Equals, o que é a certidão de regularidade fiscal, para que ela serve e onde emitir!

O que é a certidão de regularidade fiscal?

A certidão de regularidade fiscal é um documento oficial que atesta que uma empresa está em dia com suas obrigações tributárias. Também chamada de CND (Certidão Negativa de Débitos), ela é emitida pelas fazendas públicas (municipal, estadual e federal).

Como o seu nome sugere, a certidão comprova a ausência de débitos pendentes — sejam impostos, taxas ou contribuições — em um período específico. Isso é determinante para que a empresa demonstre o cumprimento de exigências legais em diferentes operações.

Para gestores empresariais, a manutenção da regularidade fiscal é essencial para evitar contratempos. A negligência nesse controle pode resultar em multas, bloqueios operacionais ou de crédito, perda de oportunidades de negócio e potenciais riscos jurídicos.

Dessa forma, considerar a emissão e a renovação das certidões como prioridade estratégica representa um investimento direto na continuidade e segurança do negócio. Essa abordagem proativa ajuda a fortalecer a reputação da empresa e a sua solidez no mercado.

Para que serve essa certidão?

Além de comprovar a regularidade de uma empresa em relação ao pagamento de impostos, a certidão de regularidade fiscal é exigida em diversas situações. Uma das principais é a participação em licitações.

Conforme a Lei nº 14.133/2021 (Lei de Licitações), a apresentação das certidões de regularidade é etapa obrigatória para a habilitação em um processo licitatório. A falta desse requisito resulta na imediata desclassificação da empresa, fechando portas para um mercado de grande volume.

Outra finalidade relevante do documento é acessar crédito no mercado. Isso porque as instituições financeiras costumam analisar minuciosamente a saúde fiscal de um negócio antes de aprovar linhas de crédito, como empréstimos ou financiamentos.

A sua apresentação também pode ser exigida por fornecedores estratégicos e grandes clientes. Existem segmentos de mercado que pedem a comprovação da regularidade fiscal para fechar contratos de fornecimento ou prestação de serviços.

Vale dizer que manter a situação tributária da empresa em ordem melhora a sua imagem institucional. Afinal, muitos sócios, parceiros, investidores e clientes veem o compliance fiscal como sinônimo de confiabilidade e segurança.

Quais são os tipos de certidão de regularidade fiscal?

Como você viu, uma certidão de regularidade está vinculada ao seu órgão fazendário emissor — podendo ser federal, estadual ou municipal. Nesse sentido, uma CND estadual não demonstra quitação de impostos municipais nem federais, sendo válido ter atenção a esse ponto.

Além disso, existem três principais tipos de certidão de regularidade fiscal, emitidos conforme a situação atual da empresa solicitante. Observe:

• CND: atesta que não há débitos no nome ou CNPJ da empresa solicitante;
• CPD (Certidão Positiva de Débitos): revela que a pessoa jurídica possui pendências fiscais em aberto;
• CPEN (Certidão Positiva com Efeitos de Negativa): é emitida quando o negócio possui pendências fiscais, mas que estão suspensas por parcelamento ou decisão judicial.

A CND e a CPEN possuem o mesmo efeito de atestar a regularidade fiscal da empresa, mesmo porque, no segundo caso, os débitos estão suspensos. Já a CPD impede que o negócio participe de licitações, além de dificultar o acesso ao crédito e prejudicar a imagem da empresa.

Como emitir essas certidões?

A emissão de uma certidão de regularidade fiscal se dá no respectivo órgão federal, estadual ou municipal. Cada um possui suas particularidades na forma de solicitar, documentos exigidos e prazos.

Acompanhe os exemplos!

Certidão de débitos relativos a créditos tributários federais

Esse documento é emitido no site da Receita Federal, bastando informar o CNPJ da empresa. Ele possui validade de 180 dias e abrange impostos devidos à União, como as contribuições para o INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) e ITR (Imposto Territorial Rural), entre outros.

Certidão de regularidade do FGTS

Indica a regularidade do pagamento das contribuições devidas ao FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço). Sua emissão se dá no site da Caixa Econômica Federal, sendo preciso informar o CNPJ e o estado onde a empresa está localizada. Sua validade é de 30 dias.

Certidão negativa de débitos trabalhistas

Comprova que a empresa não possui dívidas perante a Justiça do Trabalho. Ela pode ser emitida no site do Tribunal Superior do Trabalho, a partir do CNPJ da empresa. O documento possui uma validade de 180 dias.

Certidões de regularidade estaduais e municipais

Cada estado e município disponibiliza um sistema para emissão do comprovante da regularidade fiscal no respectivo órgão, geralmente online. Assim, é necessário consultar o site do ente em questão para ver como fazer o pedido.

Como facilitar o cumprimento de obrigações fiscais?

Manter a regularidade fiscal requer monitoramento constante e integração eficiente entre os setores contábil, jurídico e financeiro. Essa sinergia garante que informações circulem com precisão, prevenindo falhas que possam gerar impactos financeiros.

Nesse cenário, soluções tecnológicas assumem papel estratégico, automatizando processos, reduzindo riscos e fortalecendo o compliance da empresa. Entre as opções disponíveis, destaca-se a solução da Equals.

Trata-se de uma plataforma de conciliação financeira e bancária que integra todos os movimentos financeiros em um único ambiente seguro. Compatível com os principais sistemas de  ERP (Enterprise Resource Planning) do mercado, ela oferece confiabilidade, rastreabilidade e agilidade na gestão fiscal.

Com essa integração, gestores conseguem identificar inconsistências antes que se tornem problemas e podem acompanhar de perto o pagamento de tributos, por exemplo. Isso permite que a liderança tome decisões proativas e evite riscos desnecessários.

Como você aprendeu, a certidão de regularidade fiscal é importante para as empresas. Ela mostra que o negócio está em dia com suas obrigações tributárias, podendo acessar licitações, empréstimos e fornecedores estratégicos, além de evitar multas, bloqueios operacionais e riscos jurídicos.

O que você achou deste artigo? Se gostou, aproveite e descubra quais benefícios fiscais a empresa pode acessar!