ÍNDICE

– O que mais atrapalha o crescimento de restaurantes?
– Como ocorre e o que ocorre por trás das vendas?
– Quais os riscos de não saber o que ocorre por trás das vendas?
– Como a Equals simplifica a gestão financeira de restaurantes?

A gestão financeira é motivo de grande preocupação para quem administra restaurantes. Ao contrário do que costuma aparecer na grande mídia, gerenciar restaurantes (ou apenas um) não é tão glamouroso quanto parece. 

O que mais atrapalha o crescimento de restaurantes?

A competitividade acirrada e a dificuldade com as margens de lucro sobre vendas são desafios para o fluxo de caixa que emperram o crescimento de restaurantes.

Muitas lojas já sabem sua margem de lucro ideal, mas pode acontecer de o negócio não estar conseguindo alcançá-la. O corte de custos na hora e nas áreas erradas, além da alternativa de lançar muitas promoções para aumentar vendas também parecem não gerar o resultado esperado para o lucro.

O controle financeiro é feito manualmente por meio de comandas de papel e das filipetas, com o apoio de planilhas de Excel e um ERP para a frente de caixa. E, assim, o gestor financeiro anota todos os custos e ganhos, mas pode tirar conclusões equivocadas de que o valor de um produto pode estar errado.  

O trabalho manual acompanha restaurantes de todos os tamanhos. Mas é apenas quando o negócio começa a perder muito dinheiro que os gestores se dão conta de que as ferramentas manuais mais atrapalham que ajudam. 

A Equals é uma plataforma de conciliação financeira que tem ajudado grandes empresas de food service a analisarem sua realidade financeira para tomar decisões melhores e gerenciarem seus processos de forma automática. Por meio da Equals, é possível descobrir o que ocorre por trás das vendas. 

Como ocorre e o que ocorre por trás das vendas?

Apesar de rápido, o processo de vendas com cartões tem muitas etapas desde a autorização da venda, passando pelo processamento das informações e repasse de valores pagos. Os agentes envolvidos nesse processo são as adquirentes, subadquirentes, gateways de pagamento, bancos emissores, sistema de gestão como um ERP, conciliadora de cartões, bancos exclusivos, sistema antifraude etc. 

• Adquirentes 

Também conhecidas como maquininhas de cartão, as adquirentes funcionam como um intermediário entre um restaurante, por exemplo, com um sistema de venda física (do tipo POS ou TEF e também e-commerce), bandeiras de cartões e bancos. 

Depois de uma venda ser feita, a adquirente processa a transação e repassa os dados para os bancos emissores. A partir de então, o crédito é programado e geralmente realizado depois de 30 dias. Tanto para vendas a vista quanto parceladas, a atenção com as taxas cobradas precisa ser redobrada.  

Ao avaliar a parceria com uma adquirente para um restaurante, é necessário observar: quais bandeiras e vouchers são aceitos, os valores das taxas que serão cobrados e quais os prazos para o repasse de valores na conta corrente da empresa. 

• Subaquirentes

São muito usadas para vendas de e-commerce e por pequenas e médias empresas. Como as subadquirentes não cobram mensalidade, a única taxa cobrada acontece nas vendas feitas pela empresa. Geralmente, as taxas cobradas pelas subadquirentes podem ou não ser maiores que as das adquirentes. 

O fato de as subadquirentes fazerem integração com as adquirentes permite que tenham muitas bandeiras aceitas disponíveis. 

É a própria subadquirente a responsável pelo pagamento dos créditos pelas vendas. Pois, ao fazer a comunicação entre uma adquirente e um e-commerce, a subadquirente processa e encaminha os dados referentes às transações; depois disso, recebe e repassa os valores devidos para as empresas.

• Gateways de pagamento

Também são intermediários para vendas on-line e servem para transmitir dados processados das empresas para as adquirentes. As diferenças entre um gateway e uma subadquirente é que o repasse de valores é feito pela adquirente. Geralmente, há uma «mensalidade» cobrada pelo gateway a partir do volume transacionado. E conforme regras contratuais, o e-commerce terá ainda que pagar taxas por transação para as adquirentes.

O principal ponto positivo de um gateway está na possibilidade de realizar o pagamento sem ter que ser direcionado para alguma página fora do ambiente do e-commerce, o que costuma ajudar com as conversões de vendas. 

• Bancos emissores

A atuação dos bancos emissores pode acontecer para vendas físicas como para vendas no e-commerce. São eles que gerenciam os valores referentes às transações e se relacionam diretamente com os clientes do estabelecimento comercial. 

São os bancos emissores (Banco do Brasil, Bradesco, Itaú e fintechs como Nubank) que fazem a análise de crédito do cliente. Depois de aprovar a compra, o banco emissor faz a cobrança do pagamento para então processar o recebimento e repassa-o para as adquirentes.

• Sistema de gestão

Adotar um sistema de gestão, como um ERP, costuma ser um dos primeiros passos para um restaurante começar a automatizar sua gestão financeira. Por meio dessa ferramenta é feita uma integração entre recursos físicas (hardware) e os não físicos (software) usados na gestão do negócio. 

Esse tipo de sistema contribui com a centralização de dados sobre as finanças, notas fiscais, contratos com fornecedores, estoque etc. A partir disso, fornece relatórios gerenciais sobre o dia a dia do negócio. 

• Conciliadora de cartões

É agora que entra o papel da Equals nesse processo transacional. Se quer entender como a Equals simplifica a gestão financeira de restaurantes, pule para a parte final deste artigo.

• Bancos exclusivos 

Um banco exclusivo assume o papel de facilitador das operações de crédito das empresas, com a intenção de diminuir a dependência dos grandes bancos. O primeiro passo para aderir a essa alternativa é ter um cartão de crédito próprio da loja. O maior benefício é ter um controle maior sobre a inadimplência. Pois, o banco exclusivo capta e empresta dinheiro com juros incidindo nas transações. 

• Sistema antifraude 

Esse sistema usa uma base de dados para analisar os riscos de fraude envolvidos em transações on-line. Com o cruzamento dos dados do consumidor, o antifraude consegue determinar se uma compra é ou não legítima, aumentando a segurança para quem vende e para quem compra. 

Quais os riscos de não saber o que ocorre por trás das vendas?

O risco mais evidente para restaurantes que não verificam o que ocorre em seus processos de vendas é o de perder lucratividade por causa de desvios financeiros resultantes de processos e controles manuais.

Além do uso incorreto de recursos e corte de custos em locais e momentos errados da organização, outros riscos envolvem dificuldade para negociar com fornecedores e, por isso, problemas na gestão de estoque e fluxo de caixa. 

Principalmente para transações com cartões de crédito no momento atual em que as vendas dos restaurantes estão mais dependentes da modalidade on-line, podemos destacar pelo menos 3 pontos de atenção: 

• Cancelamentos 

Geralmente um cancelamento ocorre quando o comprador desistiu de uma compra feita online por não ter recebido o pedido ou porque não gostou do produto que recebeu e, então, decide cancelar dentro de um prazo limite estabelecido por lei. 

Independentemente do motivo do cancelamento, é sempre o lojista que paga pelo prejuízo com multas ou taxas. No caso de restaurantes, a perda é dupla porque a empresa tem que pagar pelo cancelamento e pelo alimento que provavelmente é muito perecível.

O cancelamento de compra também pode resultar de algum erro no processo transacional e o time financeiro precisa estar atento para isso para evitar perder vendas. Sem uma ferramenta de conciliação financeira é praticamente impossível ter agilidade nesse processo. 

• Chargebacks e fraudes

Seja por desacordo comercial, fraude, fraude amigável, má-fé do cliente ou por divergência de valores, um chargeback acontece quando o consumidor não reconhece uma compra que já foi aprovada pela bandeira do cartão. E quando o consumidor contesta uma compra, a bandeira devolve o valor se identificar irregularidades na transação.

O processo de chargeback é importante para garantir mais segurança aos envolvidos, uma vez que 91% dos motivos de chargeback se devem a tentativas de fraude.  

Nesse contexto, além dos riscos citados no tópico anterior sobre as consequências de a falta de controle sobre cancelamentos gerar perda de receita e desperdício de produtos alimentares, a recorrência de chargeback nas vendas online devido a fraude acarreta danos para a marca do restaurante junto ao consumidor e às operadoras de cartão.

Caso ultrapasse o programa de controle de chargeback da operadora do cartão, o restaurante pode ser multado e até perder o direito de aceitar a bandeira em suas vendas. 

No caso da venda física, há restaurantes que também encontram problemas com fraudes para além do caso de serem feitas por «consumidores»: há o risco de não se saber se o próprio colaborador está usando uma maquininha de seu uso pessoal para efetuar as compras dos clientes. 

• Cobranças indevidas

Não é apenas o consumidor que pode receber uma cobrança indevida. Essa é a realidade de muitos negócios pelo Brasil que vendem com cartões.  

Como explicado anteriormente, o processo de vendas com cartões possui diversas entidades responsáveis pelas etapas para a autorização da venda, processamento de informações e repasse de valores pagos.  

Por isso, as cobranças indevidas não acontecem por má-fé de alguma dessas entidades. A complexidade do processamento de transações é muito grande e erros operacionais acontecem. 

Não saber o que ocorre por trás desse processo ou tentar controlá-lo de forma manual por meio de planilhas pode deixar a operação financeira exposta a aplicação errada de taxas, pagamentos pendentes da parte do lojista, débito duplicado e às cobranças indevidas.

Para ter ideia, as taxas que mais podem dar dor de cabeça para os negócios de food service são as taxas administrativas de cartões, aluguel de maquininhas de cartão, taxas de transações, taxas de conectividade e até as taxas sobre a antecipação de recebíveis. Isso acontece porque a quantidade de bandeiras, vouchers e apps de delivery aumenta a complexidade da gestão financeira.

Como a Equals simplifica a gestão financeira de restaurantes?

A Equals é uma plataforma de conciliação financeira e tem ajudado empresas do food service, principalmente restaurantes, a terem uma gestão financeira de alta performance. Por meio da Equals, restaurantes podem verificar se existe divergências de valores ao comparar dados internos e externos sobre o processamento de vendas em mais de 90 meios de pagamento disponíveis.

Com a Equals, é possível descobrir se uma venda foi processada corretamente com as taxas firmadas em acordo com as empresas de meios de pagamento e, assim, saber se os valores depositados em conta corrente conferem com o que se esperava receber.

Esse processo é automático e permite identificar erros, inconsistências e até fraudes. Isso é possível porque a Equals obtém os dados necessários diretamente com as adquirentes e faz o cruzamento para conciliar transações financeiras. Ao fazer esse registro e acompanhamento por meio da ferramenta, o restaurante poderá ter um comprovante sobre seus recebimentos futuros.

Em síntese, com a Equals, o fluxo de trabalho passa a ser mais produtivo e centralizado, as informações não se perdem, os processos são melhor integrados, o planejamento financeiro se torna mais eficiente a partir de uma visão completa e em tempo real da gestão financeira, o que ajuda a controlar o fluxo de caixa e o estoque, além de gerir o capital de giro do negócio.

Agora você vai entender como ajudamos na prática os restaurantes a evitarem prejuízos por meio de auditoria de taxas e terminais, gestão de cancelamentos e chargebacks, conferência de dinheiro, gerenciamento de fluxo de caixa e conciliação bancária.

1. Auditoria de taxas e terminais

Antes de conhecer a Equals, os clientes de food service da empresa costumam ter muita dificuldade para identificar a origem das falhas em seu gerenciamento financeiro. Com a auditoria de taxas e terminais é possível encontrar cobranças indevidas da parte de uma operadora de cartões, por exemplo.

Para conseguir identificar esses erros, ainda durante o processo de implementação da ferramenta, o restaurante pode fazer uma análise dos dados retroativos relativos aos últimos anos de transações por meio da plataforma Equals. 

Nesse contexto, torna-se evidente que a conciliação financeira manual é insustentável. 

Restaurantes costumam fazer muitas vendas diariamente e a unificação dos portais de adquirentes e bandeiras numa mesma plataforma de conciliação é vital para o negócio. 

Por meio da Equals, é possível obter relatórios mais consistentes e um fluxo de trabalho mais produtivo, já que todo o departamento financeiro passa a ter menos chances de deixar erros operacionais e humanos passarem despercebidos, evitando retrabalho.

Fazer a auditoria de taxas e terminais com regularidade por meio da Equals é a garantia de reduzir custos com futuras renegociações, já que a conciliação financeira automatizada ajuda a acompanhar os prazos de pagamentos em tempo real. O que pode ajudar com a precificação correta dos produtos para alcançar a margem de lucro ideal do negócio.

2. Gestão de cancelamentos e chargebacks 

Com a conciliação de vendas da Equals, é possível entender por que algumas vendas são processadas e efetuadas no sistema de gestão, mas não são enviadas para a adquirente. 

Tanto na venda física quanto no comércio eletrônico, o resultado é o mesmo: o lojista entrega o produto ao consumidor, mas não recebe o pagamento. Além de todo o investimento para a concretização da venda ter sido “perdido”. 

No caso da venda física, a Equals ajuda o restaurante a identificar quando uma fraude pode estar sendo executada até pelo próprio colaborador da loja. Pois, a conciliação de vendas automática confronta os dados de vendas na operadora de cartões. 

Alguns caminhos podem ser seguidos para os restaurantes conseguirem gerenciar melhor a ocorrência de cancelamentos que levam a chargebacks e que podem ou não ser consequência de ações de fraudadores: fazer o estorno independentemente do motivo, contestar um chargeback ou melhorar as taxas de aprovação com regras mais inteligentes sobre o uso de cartões em um e-commerce, por exemplo. 

A primeira escolha é a que mais faz o negócio perder receita. A melhor alternativa é a união da segunda opção com a terceira. Mas a segunda solução costuma ser deixada de lado porque restaurantes encontram desafios quanto a gestão de tempo para comprovar que um chargeback não é legítimo. 

Com a Equals, um restaurante pode proteger e controlar mais todo o processo de venda até o recebimento da última parcela.

Mesmo com um sistema antifraude em uso, é necessário ter uma conciliadora de cartões porque ainda assim algumas vendas de origem fraudulenta acabam sendo feitas. Com a Equals, o restaurante terá acesso e controle sobre os detalhes de suas vendas e transações. 

Desta forma, a ferramenta Equals facilita o processo de contestação de chargeback porque o restaurante recebe uma notificação via push em um app em tempo real. E o melhor: esse aviso é feito antes de a operadora do cartão notificar a loja. Tornando o processo de contestação mais rápido e diminuindo perdas financeiras.

Mesmo que um valor tenha sido previamente autorizado, a Equals também permite que o lojista faça um cancelamento parcial ou total de uma transação. Esse processo é simples e rápido, evitando débitos indevidos e prováveis prejuízos. 

3. Conferência de dinheiro

A Equals ajuda restaurantes com suas transações em dinheiro. Por meio de um acompanhamento detalhado sobre todas as movimentações financeiras da empresa com o objetivo de garantir que as vendas realizadas em diversos meios de pagamento sejam auditadas e registradas – como boletos, depósitos ou até mesmo com o serviço de uma transportadora de valores –, a conciliação financeira automática da plataforma Equals é a prova dos 9 para que o restaurante descubra se os valores em espécie vão chegar na conta corrente do estabelecimento comercial.

4. Gerenciamento de fluxo de caixa

A operação de restaurantes costuma se diferenciar de outros modelos de negócios porque são empresas que precisam lidar com um alto volume de vendas com valores muito diferentes a cada novo cliente todos os dias. E como é necessário ter produtos perecíveis reservados, fica fácil perder o controle da gestão de estoque quando feito manualmente. 

A Equals facilita o gerenciamento de fluxo de caixa porque o registro de entradas e saídas de valores é feito de forma automática, evitando perda de informações pertinentes para a conciliação financeira. Desta forma, acompanhar o caixa diariamente se torna um hábito produtivo sem sinal de tédio. 

Além disso, a plataforma Equals ajuda o lojista a encontrar oportunidades de desenvolver o restaurante não apenas com uma análise retroativa de vendas, como também contribui com o planejamento financeiro futuro. Por exemplo, sabendo dos custos fixos com as contas a pagar sobre aluguel, fornecedores, salário de funcionários etc., o restaurante pode determinar a margem de lucro ideal sobre cada produto vendido para manter o negócio de pé.  

Acompanhar de perto as entradas e saídas de valores da empresa também ajuda a organização a entender os hábitos de compra dos clientes e, assim, melhorar a gestão de estoque do restaurante.  

Se um produto fica muito tempo parado ou há muita ruptura (quando falta produto), significa que é necessário rever formas de estimular vendas. Nesse contexto, a integração entre a Equals e sistemas de gestão de negócios pode trazer insights para alavancar resultados por meio de ações de marketing mais estratégicas. 

Quando a gestão do fluxo de caixa é feita com a Equals, os gestores podem organizar melhor o negócio e criar capital de giro para momentos de crise ou simplesmente para a reforma do restaurante e até a atualização dos equipamentos de cozinha. Evitando que pagamentos deixem de ser feitos e que recebimentos sejam contabilizados sem antes entrarem na conta do restaurante. 

Os processos ficam mais organizados e permitem que o time financeiro trabalhe sempre na mesma página com o compartilhamento e atualização de dados em tempo real. Melhorando a produtividade e a performance financeira do restaurante.

5. Conciliação bancária

Como a conciliação bancária compara registros de transações presentes no fluxo de caixa com o saldo presente na conta de uma empresa, qualquer inconsistência precisa ser examinada. Discrepâncias costumam aparecer na operação de restaurantes porque a conciliação de cartões acontece até o momento em que uma adquirente diz que pagou o restaurante. 

A Equals lançou um Novo Módulo de Conciliação Bancária que permite ao lojista ser o primeiro a saber o motivo de os valores previstos no fluxo de caixa serem (ou não) os mesmos que constam no internet banking da empresa. Geralmente, os principais motivos são a falta de registro adequado, além de fraudes e a falta de compensação dos valores que estavam previstos na conta corrente.

Com a plataforma Equals, não é necessário verificar vários portais de internet banking para realizar a conciliação bancária. O restaurante consegue unificar extratos bancários e conciliar informações diferentes entre um lote e outros. 

O próprio time financeiro do restaurante pode criar regras para classificar e acompanhar toda a conciliação bancária com relatórios mais personalizados e processos mais estruturados. 

Com a automação da ferramenta Equals, restaurantes poderão tomar decisões mais embasadas com a realidade do negócio tornando a gestão financeira mais inteligente. 

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