Com o grande volume de vendas que costuma fazer parte do dia a dia das empresas de varejo, fazer a conciliação financeira não é mais uma opção, é um dever vital para o negócio. Todos os esforços da empresa para se reinventar com o objetivo de se manter competitiva e atender a clientes cada vez mais exigentes pode ir por água abaixo quando a gestão financeira não recebe a atenção que precisa.

Não se trata de dedicar dias ou semanas para essa tarefa. Mas de otimizar o tempo para fazer análises mais completas e ajudar no processo de tomada de decisão. Não esqueça: se consome muito o seu tempo, o custo envolvido também é grande.

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Realizar e acompanhar a conciliação financeira no varejo bem de perto pode trazer benefícios para todas as áreas do negócio, não apenas para o departamento financeiro. Quando a saúde do seu coração está em dia, todo o corpo funciona melhor; assim também acontece com as empresas.

Neste artigo, você vai conhecer os benefícios que a conciliação financeira pode trazer para o varejo.

O que é conciliação financeira?

Todo o fluxo de uma venda envolve algumas etapas até que o pagamento do cliente chegue à conta do varejista. Desde a autorização da venda, o processamento das informações e repasse dos valores pagos etc.

A conciliação financeira é o processo de comparar os registros de origem interna e externa das transações financeiras com o objetivo de identificar erros manuais, falhas operacionais, desvios, inconsistências e fraudes.

Quanto mais manual e dependente de pessoas for esse processo, mais desafiador e complexo ele é.

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Tudo acontece como em uma reação em cadeia: por não estarem integrados, os processos manuais contribuem para a perda de informações, logo, sem uma visão completa da realidade financeira, decisões erradas são tomadas e mais retrabalho terá que ser feito. O time se torna improdutivo, por mais que se esforce para usar bem todas as habilidades e conhecimento que possui.

Dificilmente as empresas, sozinhas, conseguem identificar o que precisa de melhorias. O mais comum é tentar acabar com os sintomas de um problema maior. Por exemplo, não adianta contratar mais pessoas se as ferramentas entregues a elas não as ajudam a usar todo o potencial que possuem.

Por que fazer a conciliação financeira no varejo?

A conciliação financeira automatizada com a Equals ajuda as empresas de varejo a tornarem seus processos financeiros mais organizados, otimizar o tempo para a visualização dos dados e ajudar os gestores a aproveitarem as oportunidades do negócio. Ou seja, a conciliação financeira mostra o que ocorre por trás da venda e quais providências precisam ser tomadas para que os objetivos da empresa sejam alcançados.

1. Reforça o controle sobre a conciliação de vendas

Uma vírgula ou um número a mais/menos na hora de digitar o valor na maquininha de cartão pode comprometer o resultado no fim do mês. A conciliação financeira automatizada ajuda a eliminar as imprecisões que costumam acontecer devido ao trabalho manual e falhas operacionais, além dos erros que contribuem para o retrabalho.

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É preciso redobrar a atenção para a conciliação de vendas porque sua má gestão pode comprometer o estoque da empresa e o fluxo de caixa. Imagine que a venda tenha sido feita, mas a transação não foi registrada. O cliente vai ter seu produto em mãos, mas vai faltar dinheiro no fluxo de caixa do varejista já que o pagamento não vai ser realizado.

• Gestão de cancelamentos e chargebacks

Com a Equals, não será necessário logar em vários portais de adquirentes para cancelar vendas. Ao fazer a ação dentro da nossa plataforma, são fornecidos comprovantes para cada um dos cancelamentos realizados.

A Equals é a única conciliadora de cartões do mercado com o módulo de conciliação de cancelamentos. O lojista pode fazer um cancelamento do valor total ou parcial de uma venda que já tenha sido autorizada antes.

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Nossa plataforma também identifica em detalhes os motivos da ocorrência de chargebacks e fornece mais inteligência para negócios que precisam lidar com programas de controle de chargeback promovidos pelas operadoras de cartões.

2. Melhora a negociação de prazos e preços na conciliação de pagamentos

O controle de contas a pagar demanda bom relacionamento, traquejo comercial e muita organização no fluxo de caixa. São muitos “pratos para equilibrar” quando o cenário é o de uma empresa do varejo. O grande volume de dados sobre os passivos que a empresa precisa pagar pode comprometer o cumprimento de prazos. Esse é o tipo de tarefa que precisa de automação. Não apenas para cumprir prazos, como também para honrar com os pagamentos sem risco de não perceber inconsistências financeiras.

3. Aumenta a visibilidade da conciliação de recebíveis

Só em 2020, a Equals ajudou a identificar mais de R$84 milhões em cobranças indevidas. Essas irregularidades podem ser identificadas por meio da conciliação de recebimentos da plataforma Equals. De forma simples, rápida, segura e automática, o varejista descobre se o pagamento da operadora de cartão foi realizado.

É possível ter o detalhe da venda sobre os descontos cobrados pelas empresas de meios de pagamento envolvidas no processamento das transações. Dessa forma, fica muito mais fácil para comparar dados e identificar discrepâncias que vão refletir no extrato bancário.

4. Mais inteligência na conciliação bancária

A conciliação financeira também contribui para identificar se valores previstos e realizados na conta bancária do varejista realmente conferem. Com a automação financeira, a conciliação bancária pode ter um acompanhamento diário mais eficiente porque dá detalhes sobre a causa de prováveis erros e promove uma reação mais rápida contra fraudes.

Mesmo que seja realizada todos os dias, é importante ter todos os comprovantes e extratos bancários que vão ajudar a empresa a lidar com as adversidades.

No fim, você vai poder comparar o antes e o depois. Vai acabar notando que tudo sempre pode ficar melhor quando você tem as ferramentas, as pessoas, e a estratégia mais adequada para chegar no lugar que sempre quis levar a empresa que você faz parte: o topo.

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