Lançado em novembro de 2020 pelo Banco Central, o PIX já conta com a adesão de mais de 70 milhões de pessoas. As transações podem ser feitas a qualquer hora do dia, durante os 7 dias da semana, incluindo feriados, por meio de pagamento via QR Code ou transferência.

Como o novo meio de pagamento vem substituindo operações via TED, DOC e boletos, os consumidores e as empresas têm encontrado vantagens com o PIX.

Seja para e-commerces ou lojas físicas com terminais POS, o PIX ajuda a acelerar o envio de produtos para o consumidor que fez uma compra online e também agiliza o tempo de checkout na loja física. Como consequência, a gestão do fluxo de caixa se torna mais fluida com a melhora na visibilidade de pagamentos – sem aquela necessidade de esperar vários dias para o pagamento cair na conta do lojista.

Ao mesmo tempo, adotar o PIX no processo de vendas traz impactos para o departamento financeiro das empresas sobre a sua estrutura e o seu fluxo de trabalho. Neste artigo, vamos tratar dos principais desafios relacionados a adoção do PIX para a gestão financeira nas empresas. Além de quais as boas práticas na gestão de fraude para aproveitar o potencial desse meio de pagamento.

Principais desafios da adoção do PIX para a gestão financeira das empresas

Para além da flexibilidade e da transparência ao acompanhar suas compras online, além de um fluxo de caixa atualizado em tempo real, é importante observar quais desafios podem dificultar a gestão financeira das empresas.

• Disponibilidade

Os sistemas de pagamento mais comuns funcionam a partir de processamento de transações em lotes. Como o PIX é disponível sem restrições de horário ou dias da semana, seu processo de conciliação financeira precisa garantir o processamento de transações individuais 24h por dia, 7 dias por semana, 365 dias por ano, com feriados inclusos. Tanto da parte do recebedor quanto do pagador, para que a conciliação seja feita imediatamente, o sistema dos bancos deve funcionar com total disponibilidade. Do contrário, o fluxo de trabalho do time financeiro das empresas continuará dependendo do processamento de arquivos em lote e em horários específicos.

• Liquidação de pagamentos

Se antes do PIX a liquidação de pagamento era um processo previsível baseado em lotes de transações, hoje a gestão do fluxo de caixa precisa acontecer com mais frequência. Pois, as entradas e saídas de dinheiro podem passar a ocorrer sem previsão.

• Fraude

Quanto mais rápidas se derem as etapas de pagamento e liquidação, mais os fraudadores são propensos a usar o pagamento instantâneo para realizar crimes. Principalmente se a transação via PIX se der entre contas bancárias diferentes, é muito difícil de conseguir contestar uma compra por causa da velocidade instantânea que esse meio de pagamento possui.

Por exemplo, uma vez que o pagamento pelo PIX é direcionado para conta bancária de um fraudador, o dinheiro pode ser rapidamente repassado para uma outra conta e assim ser sacado; dificultando o rastreio e aumentando a complexidade para a gestão financeira.

Nesse contexto, a falta de integração entre ferramentas antifraude com uma plataforma de conciliação financeira, além de processos de controle de autenticação inadequados e a falta de conhecimento por parte do consumidor legítimo sobre o assunto são desafios para as empresas, instituições financeiras etc.

Primeiro porque sem essa integração, a gestão financeira fica cada vez mais sujeita a perder dinheiro, o que pode comprometer toda a organização em longo prazo. Sempre vai faltar dinheiro e pode chegar um momento em que não vai ter mais capital de giro para tapar o buraco.

Segundo porque controles mal feitos podem atrasar o pagamento de uma compra legítima que deveria acontecer «instantaneamente» como sugere o PIX. O que compromete a experiência do consumidor legítimo com a marca da empresa. 

O principal tipo de fraude relacionada ao PIX que pode atingir as empresas é o caso de um fraudador usar os dados de clientes legítimos para fazer compras de valores pequenos para não despertar suspeitas e, se conseguir finalizar uma compra, usar os dados do consumidor para realizar compras de valores maiores em outro lugar. Esse outro lugar pode ser uma empresa fantasma, cujo pagamento feito com os dados legítimos de uma pessoa pelo PIX pode cair na conta do fraudador.

Boas práticas na gestão de fraude com PIX

Uma das novas funcionalidades do PIX em 2021 é o «PIX contra fraude». Consiste na devolução de recursos pelo PSP (Provedor de Serviço de Pagamento) do recebedor em casos de suspeita de fraude ou falha operacional nos sistemas das instituições participantes.

Essa função aumenta as camadas de segurança para o PIX. E até que seja efetivamente implementada, os casos de suspeita de fraude deverão ser analisados com atenção e se confirmada os valores deverão ser estornados.

Somente com o uso da tecnologia e seguindo boas práticas na gestão de fraude é que será possível garantir que pagamentos pelo PIX sejam imediatos e em conformidade com processos de auditoria bem estruturados para evitar ações de fraudadores.

1. Integre o antifraude e a plataforma de conciliação financeira 

Nem pense em negligenciar esse processo de integração. Você precisa de uma radiografia completa da gestão financeira da empresa – principalmente sobre a conciliação bancária – e a prevenção é o primeiro passo para garantir que fraudes serão eliminadas aos poucos das suas transações com PIX (e também outros meios de pagamento). Esse é o resultado esperado quando você consegue ter mais camadas de proteção contra fraude em seus processos, com profissionais mais bem capacitados para averiguar o que acontece por trás das suas vendas e tomar decisões mais rápidas.

2. Crie controles de autenticação mais fortes 

O Banco Central garante que os dados e informações utilizados no PIX são protegidos em sigilo bancário; como já acontece com as transações financeiras por meio de DOC e TED, por exemplo. Os dados contidos na Chave PIX são armazenados e também criptografados no Diretório de Identificadores de Contas Transacionais (DICT), ou seja, ninguém poderá acessá-los. Pense em autenticações que ampliem as campadas de proteção para além do que o BC já promete com as chaves PIX, como biometria facial, por exemplo.

3. Monitore o comportamento do usuário 

O comportamento de um usuário pode dizer mais sobre ele do que seus dados pessoais. Um fraudador nunca vai conseguir ter o mesmo comportamento que o usuário legítimo.

Por exemplo, uma ferramenta antifraude de biometria comportamental passiva pode ajudar a desvendar qual a pressão que o usuário real faz para digitar na tela do smartphone e até mesmo o jeito específico de como segura o aparelho. 

Tudo isso contribui para criar um perfil relacionado àquele usuário e liga um sinal de alerta para o profissional de avaliação de risco da empresa ficar de olho. 

Aproveite os dados e esquematize também os padrões de fraudes que são cometidas na sua empresa: qual o «ticket médio», qual o horário e dia da semana que mais ocorre esse tipo de crime etc. Observe também se quando o usuário paga uma conta de um recebedor que não está em sua lista de contatos pode ser um indício de fraude.

4. Eduque e alerte o usuário 

Posicione sua empresa sobre o combate à fraude. Crie conteúdos educativos sobre como seus clientes podem se prevenir contra tentativas de golpes e fraudes.  Mantenha uma comunicação aberta para o caso de dúvidas sobre como uma transação via PIX é feita na sua empresa.

Envie e-mails para seu cliente sobre todas as transações realizadas entre ele e sua empresa. Crie uma FAQ de fácil acesso com dúvidas e perguntas frequentes e mantenha esse material sempre atualizado. Enfim, ajude seu cliente a fazer bons negócios com a sua empresa.

Seu negócio está preparado para os novos meios de pagamento como o PIX? 

O PIX já faz parte das operações de muitas empresas pelo Brasil. Mas você tem se antecipado para aproveitar todo o potencial desse meio de pagamento? Seus fluxos de trabalho realmente agregam a agilidade que o PIX pede?

Como você espera que o PIX Saque ajude com a sua gestão de recebíveis? As suas contas a pagar vão ficar mais simples de automatizar com o PIX Agendado? Já pensou em usar o PIX Cobrança para gerar um boleto para o cliente que deseja pagar dessa forma e o pagamento já cair imediatamente na conta da sua empresa? Quais benefícios o PIX Link de pagamento tem trazido para o seu negócio? O PIX Garantido vai ajudar a automatizar sua gestão financeira?

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