Com o surgimento da moeda no século VII a.C. e da necessidade de tomar e emprestar dinheiro, os Bancos passaram a utilizar ferramentas para fazer a manutenção de seus registros. Tábuas de pedras e hieróglifos, cadernos de anotações, planilhas de Excel, software de conciliação financeira etc.

Como tudo evolui, com as operações bancárias não seria diferente. Continuar com ferramentas de séculos passados para resolver desafios atuais não parece ser o melhor caminho para atender as necessidades do negócios e as do consumidor.

A época de transformações nos negócios que foram aceleradas pela covid-19 em todo o mundo está levando as empresas a um cenário de digitalização sem volta. Logo, Bancos e fintechs passam a buscar soluções que tornem seus processos mais ágeis e que forneçam maior controle e transparência.

Porém, há empresas que invariavelmente apresentam resistência a essa mudança e adaptação para uma automação da conciliação financeira e continuam com processos lentos e inflexíveis. Ainda assim, são essas empresas que permitem que a Equals, por exemplo, encontre oportunidades de aprender mais para ajudá-las em seus fluxos de trabalho a partir de suas necessidades cotidianas. Ou seja, transformar complexidade em produtividade.

Mitos e desafios da automação da conciliação financeira para Bancos e Fintechs 

Muitas pessoas estão cientes de que o processo manual apresenta falhas, não é padronizado, consome tempo demais e faz todos «detestarem» as auditorias. Mas preferem manter as coisas como estão. Sair dessa zona de conforto parece ser mais doloroso do que fazer tarefas repetitivas.

Ao longo dos anos, algumas pessoas adquirem resistência a mudar a forma como realizam o seu trabalho; mesmo que não estejam felizes com os resultados do que fazem.

Assim, a primeira reação em caso de mudanças costuma ser uma negação ao que está prestes a se alterar para que tudo possa continuar a ser do jeito que sempre foi. Em seguida, é manter o processo habitual e aguardar ser cobrado; caso isso não ocorra, poderá prosseguir na zona de conforto.

Por último, o tiro no pé: sabotagem. Essa reação à mudança faz mal para todo o time e pode ser facilmente identificada em perfis de colaboradores que apresentam sempre mais problemas a cada solução proposta. 

Partindo deste contexto, os pontos a seguir costumam aparecer durante o processo de implementação de um software de conciliação financeira em Bancos e fintechs internacionais que o tornam desafiador, segundo ReconArt. 

Falta de direção 

Como a estrutura organizacional de instituições financeiras costuma ser mais robusta, há muitas funções dentro do departamento financeiro e isso pode fragmentar a conciliação financeira. Sem objetivos bem definidos e sem uma liderança forte nesse processo, a adoção de uma ferramenta tende a fracassar mesmo depois que os funcionários sejam treinados.

MITO: A adoção da ferramenta e o treinamento dos colaboradores vão demorar muito

REALIDADE: Nesse caso, depende do sistema que foi escolhido e do grau de complexidade dos requisitos que a empresa precisa. Há soluções no mercado que foram desenvolvidas de forma intuitiva para tornar a sua implantação mais rápida e mais facilmente de ser entendida pelos usuários. Ferramentas que utilizam tecnologia na nuvem costumam ter um processo de implementação mais simples.

Processos incompletos 

Como há uma preocupação muito grande em atender clientes e entregar o que Bancos e fintechs vendem, somada a fragmentação dos processos, a conciliação financeira nunca é feita em sua totalidade. A ausência de integridade nesse processo dificulta o controle financeiro.

MITO: Nosso processo não padronizado, então não haverá um sistema que se adapte a nós

REALIDADE: A zona de conforto faz o trabalho parecer impossível de ser melhorado se avaliado apenas de um ponto de vista. A falta de padrão nos processos é comum e pode ser construída quando Bancos e fintechs se envolverem profundamente no desenho da automação da conciliação financeira.

Descontrole transacional 

Na tentativa de gerenciar um grande volume de transações financeiras, Bancos e fintechs podem acreditar que ao aumentar sua força de trabalho para continuar realizando a conciliação financeira por meio de planilhas de Excel, também aumentará o controle financeiro. O resultado dessa equação traz ainda mais complexidade para a gestão financeira.

MITO: Implementar um software de conciliação financeira é muito caro.

REALIDADE: Além do custo para adaptar a mudança, o custo para implantar uma ferramenta de conciliação financeira pode ser muito menor quando equiparado a alguns riscos. Principalmente aqueles que se referem a processos manuais: números digitados errados, por exemplo. Outro risco a ser avaliado é o de o negócio depender de pessoas que podem seguir novos caminhos profissionais e deixar a empresa levando todo o conhecimento junto com elas.

Sistemas desconexos 

As variadas funções dentro do departamento financeiro – diretoria financeira, tesouraria, contabilidade, auditoria, controladoria etc. – também possuem diversos sistemas com formatos de arquivos diferentes entre si, o que pode tornar o fluxo de trabalho cada vez mais oneroso. Além da falta de visibilidade sobre dados expor o negócio a fraude.

MITO: A equipe terá que se adaptar às várias ferramentas que atendem a todos os processos

REALIDADE: A Equals é uma ferramenta de gestão financeira inteligente que contribui para um maior controle e transparência sobre transações financeiras. Um exemplo de fintech que já utiliza as nossas soluções é a Pagar.me. Ela e todos os nossos clientes contam com integração direta com os principais sistemas de automação e gestão do mercado e 5 níveis de conciliação na mesma plataforma: auditoria de taxas e terminais, gerenciamento de fluxo de caixa, conciliação bancária transparente, gestão de cancelamentos e chargebacks, conferência de dinheiro.

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