O setor de serviços é responsável por mais de 70% do PIB brasileiro. Uma prestadora de serviços costuma nascer a partir de uma habilidade de seu fundador. É por isso que muitas consultorias e startups, por exemplo, são fundadas por profissionais com grande experiência em determinada área.

Independentemente do estágio do ciclo de vida do negócio ou do porte, a gestão financeira é um aspecto da organização que não pode ser negligenciado. Pois, o departamento financeiro é o coração das empresas e os demais departamentos dependem do bom planejamento e controle sobre os recursos financeiros para executar bem suas funções. Assim, ter pouco ou nenhum conhecimento sobre o assunto pode comprometer o negócio em curto, médio e longo prazo. Não é a toa que não investir em uma boa gestão financeira costuma ser um dos motivos de 6 em cada 10 empresas falirem em 5 anos.

Todo negócio que gera riqueza será lucrativo em algum momento. Porém, nem todo negócio lucrativo será capaz de gerar riqueza. – Fabrício Costa, fundador da Equals

Nesse contexto, é importante observar que o lucro não pode ser a única medida para saber se as finanças da empresa estão bem. Outros índices precisam ser monitorados para que uma prestadora de serviços se consolide. Logo, aproveite melhor as oportunidades em seu setor de atuação, gerencie melhor os riscos, reduza custos e torne-se mais competitiva.

É a gestão financeira e as melhores práticas que ajudam empresas a entenderem como está a saúde financeira delas e, sobretudo, o porquê. Somente assim será possível vencer alguns desafios, como a dificuldade para construir processos adequados, perdas de informações relevantes, falhas de análise financeira, planejamento ineficaz etc.

Planeje, dirija, comunique, controle, avalie. Repita o processo!

Não existe uma fórmula para obter sucesso na administração de um negócio. Mas as empresas bem-sucedidas têm em comum uma base administrativa bem estruturada a partir da harmonia entre seus objetivos de longo, médio e curto prazo. Há um processo organizacional subdividido em 5 etapas indispensáveis para a gestão financeira: planejamento, direção, comunicação, controle e avaliação.

Planejamento

O ponto de partida é fazer uma «radiografia» sobre toda a situação financeira da empresa para identificar oportunidades sobre o uso correto dos recursos financeiros, considerando alguns cenários desenhados pela equipe financeira. Além de definir objetivos e os caminhos que precisam ser percorridos para alcançá-los.

Em longo prazo, há o planejamento estratégico que visa expandir a operação do negócio em um período superior a 5 anos. Como ocorrem mudanças constantes em todo o mundo, o planejamento estratégico é considerado mais flexível e com poucos detalhes.

Já o planejamento tático contempla um período de 1 a 5 anos. Por meio dele, são definidas quais atividades serão feitas para atingir os objetivos que foram determinados no planejamento estratégico – como, por exemplo, o controle financeiro.

Por fim, planejamento de curto prazo no período de 1 ano, chamado planejamento operacional. Essa etapa contém o plano de ações necessárias para manter e adaptar os processos no dia a dia do departamento financeiro de acordo com o cenário vivido e os objetivos de longo e médio prazo estabelecidos antes.

Direção

É necessário garantir que um bom planejamento seja bem executado. Por causa da complexidade que envolve a gestão financeira empresarial, principalmente pela necessidade de fazer o controle financeiro, as lideranças da empresa são vitais para nortear a equipe e ajudá-la a entregar resultados cada vez melhores.

Comunicação

Além de entender o que precisa ser feito, a comunicação eficiente entre o time financeiro vai ajudar a traçar novos caminhos sobre como alcançar os objetivos traçados no planejamento.

Controle

Por ser comum haver dificuldade de padronizar serviços, a necessidade de controle de processos visa acompanhar a sua realização para evitar erros, retrabalho e determinar possíveis medidas de realinhamento sobre o que foi estabelecido.

Avaliação

O planejamento precisa determinar também os indicadores de resultados buscados por meio dos objetivos que foram definidos. A mensuração de resultados é feita por meio de uma análise de registros presentes nos processos financeiros da empresa.

Melhores práticas na gestão financeira em serviços 

Como mencionado, tão e até mais importante que saber como estão as finanças de uma empresa é, sobretudo, determinar o que tem levado a prestadora de serviços a esse cenário. 

Uma solução interessante para lidar com desafios é executar as melhores práticas na gestão financeira em serviços, como: mapeamento de custos, planejamento financeiro, administração do fluxo de caixa, controle periódicos, automação de processos. 

1. Mapeie custos 

Faz parte do processo de melhoria dos resultados financeiros identificar com regularidade como os recursos financeiros da prestadora de serviços está sendo usado. Fazer o mapeamento de custos pode tornar o negócio mais eficiente, pois, permite que o departamento financeiro reavalie prioridades e facilite a tomada de decisões com base no custo X benefício do que estiver ou não alinhado à estratégia do negócio. 

Ao mapear custos, o relatório precisa conter: divisão da empresa em centros de custos, grupos de despesas e respectivos valores, custos com depreciações, provisionamentos. 

2. Faça planejamento financeiro 

É o planejamento financeiro que determina onde a empresa está e para onde precisa ir. Depois que uma empresa de serviços mapeia seus custos, é possível saber se com os recursos financeiros disponíveis os objetivos da empresa serão ou não alcançados. A implementação do planejamento financeiro depende do que foi estabelecido nos níveis estratégico, tático e operacional.  

Seu sucesso em curto, médio e longo prazo geralmente apresenta uma estrutura coerente com as 6 etapas a seguir: definição dos objetivos, análise do cenário externo, análise interna (organizacional, sobretudo, financeira), proposta de alternativas, formulação do plano estratégico, implementação.

3. Gerencie o fluxo de caixa

Acompanhar de perto os recursos financeiros que entram e saem do caixa de uma prestadora de serviços ajuda o contas a pagar e o contas a receber a avaliarem a origem das receitas por meio de uma estrutura mais robusta e, assim, mais transparente e eficiente. 

Com base na citação destacada na introdução deste artigo sobre riqueza e lucratividade, a gestão de fluxo de caixa pode ajudar a ligar um sinal de alerta quanto a miopia no controle financeiro. Ou seja, mesmo que o fluxo de caixa esteja positivo o resultado operacional pode ser negativo.

Leia também: Quais são os impactos da Resolução nº 4.734/2019 e da Circular Bacen nº 3.952/2019 na antecipação de recebíveis?

O recomendado é estabelecer previsões por meio dos dados que a organização possui e projetar quais são os resultados que precisam ser alcançados. À medida que as previsões se tornam reais, os dados são atualizados dentro do fluxo de caixa. Nesse contexto, é imprescindível utilizar dados consistentes e usar relatórios padronizados. A integração de sistemas é um passo fundamental para melhorar cada vez mais a gestão de fluxo de caixa. 

• Crie novas fontes de receita 

É importante para a sobrevivência de uma empresa pensar constantemente em novas formas de gerar valor ao produto/serviço e também em novas fontes de receita, não só em tempos de crise.

Entre as alternativas para isso, estão: taxa de corretagem (muito usada por operadoras de cartões e seguradoras), taxa de uso (presente na hotelaria), licenciamento (existe nos setores de tecnologia e mídia), taxa de assinatura (utilizada em serviços de streaming), empréstimo (aqui pode envolver dinheiro e até mesmo ferramentas para reparos dentro do lar), anúncios (no mundo 4.0, o destaque fica para empresas de tecnologia, mídia e eventos), vendas de recursos (a mais antiga de todas, que acontece quando um produto passa a pertencer a outra pessoa mediante um pagamento).

De quais outras formas o patrimônio da sua empresa pode ser ampliado? 

4. Crie uma rotina de controle financeiro 

A hora de medir os resultados do planejamento financeiro é todos os dias, semanas, meses, anos. Depende de qual objetivo a prestadora de serviços precisa verificar se o alcançou. Os relatórios e demonstrativos são formatos interessantes para essa apuração detalhada.

Leia também: Gestão de tempo para o departamento financeiro

É importante definir uma periodicidade e analisar os resultados a partir de uma comparação mais certeira entre determinadas épocas. Pois, como os objetivos têm data para serem alcançados, erros poderão ser corrigidos em todos os níveis do planejamento financeiro. Veja os exemplos:  

• controle diário: fluxo de caixa, conciliação bancária, balancete de verificação, controle de contas a pagar e a receber; 
• controle semanal: conferências de estoques, caixa e contas; 
• controle mensal: demonstração de resultados dos exercícios (DRE), balanço patrimonial; 
• controle anual: balanço patrimonial, DRE. 

5. Automatize processos

Depois de entender quais e como as melhores práticas de gestão financeira em serviços podem ajudar a planejar, executar e controlar as finanças da empresa, é o momento de tirar as ideias do papel, literalmente, e implementar a automação de processos. 

Em 2020, divulgamos um case por meio do qual pudemos contribuir com a melhoria de performance do setor financeiro da Arena das Dunas e garantir total transparência e segurança das informações que circulam na nossa plataforma. Assista a seguir. 

Antes de conhecer a Equals, a Arena das Dunas tinha dificuldades em conciliar, identificar a que se referia um recebimento; qual produto, qual evento, quando iria receber e até mesmo chargebacks. Os resultados alcançados usando Equals foram agilidade, segurança da informação, clareza e otimização dos processos internos.

As vantagens de utilizar uma ferramenta de gestão financeira automatizada como a Equals são: redução de custos, agilidade na execução das tarefas, geração de dados estratégicos, otimização de recursos, maior eficiência financeira e operacional. 

As melhores práticas de gestão financeira destacadas nesse artigo foram apresentadas para ajudar empresas prestadoras de serviços a otimizar seus recursos financeiros e, por consequência, ajudar o time financeiro a ter uma alta performance em atividades mais estratégicas para a empresa e para a carreira do profissional financeiro.