A tecnologia vem mudando a configuração de diversos setores dentro de uma empresa nos últimos anos. Big data, Cloud Computing, Business Intelligence e automação financeira estão entre as mais famosas e ainda geram muitas dúvidas nos gestores.

Por isso, neste post vamos explicar o que é a automação financeira, como ela funciona, por que sua empresa deve investir nessa tecnologia e qual a melhor forma de fazer isso. Não deixe de ler!

O que é automação financeira?

Fazer a automação financeira da empresa significa tornar automáticas as atividades que envolvem o dinheiro da organização. Ou seja, ações que antes eram feitas por pessoas e podiam gerar erros e retrabalho passam a ser feitas por sistemas criados especialmente para esse fim.

Hoje, modernizar a empresa dessa forma é imprescindível para conseguir competir no mercado. Como a área financeira é muito importante para qualquer negócio, independentemente de seu porte ou área de atuação, a sua gestão deve ser otimizada para gerar os melhores resultados.

A automação financeira produz muitos benefícios para a empresa, como melhor controle financeiro, redução de falhas e fraudes, aumento da produtividade, entre outros. Os sistemas de automação financeira funcionam por meio da integração com diferentes meios de pagamento, o que é feito com a utilização de diversos códigos de programação.

Assim, registram todas as transações do seu negócio, fazem a conciliação financeira e bancária automaticamente, auditam as taxas das adquirentes, gerenciam o fluxo de caixa, controlam cancelamentos e chargebacks, geram relatórios e muito mais.

Todas essas ações são feitas de forma automática e integradas em um só local. Isso permite que você tenha acesso a informações financeiras em tempo real e a partir de qualquer lugar, já que a ferramenta pode ser acessada até por aplicativos no celular, o que torna o controle financeiro ainda mais eficiente.

Por que investir em automação financeira?

Agora que você sabe o que é e como funcionam os sistemas de automação financeira, descubra a seguir 8 motivos pelos quais você deve investir nesse tipo de tecnologia na sua empresa.

1. Diminuição da possibilidade de erros

Ao automatizar as tarefas com um software de gestão, as chances de erros acontecerem diminuem consideravelmente. Isso porque as planilhas, por exemplo, são muito mais suscetíveis a falhas humanas do que um sistema programado para fazer os registros automaticamente.

2. Redução de custos operacionais

Apesar de ser necessário um investimento inicial para automatizar as atividades financeiras, esse valor é facilmente recuperado ao longo do tempo. Custos como aqueles com atividades feitas de maneira incorreta e retrabalhos, por exemplo, são eliminados ao adotar uma ferramenta de automação.

3. Integração de equipes

A gestão financeira de uma empresa envolve diferentes setores, como compras, caixa, estoque, entre outros. Contar com um sistema de automação auxilia na integração entre os funcionários de diferentes áreas que podem acessar os dados atualizados em tempo real.

4. Resultados em tempo real

Um software de automação financeira registra todas as transações do negócio automaticamente assim que elas acontecem. Dessa forma, é possível ter acesso aos dados financeiros em tempo real, o que permite um melhor controle financeiro e tomadas de decisão mais eficientes.

5. Maior e melhor controle financeiro

Investir em automação financeira é a melhor forma de ter maior e melhor controle financeiro. Com um sistema automatizado, você terá certeza de que todas as transações da empresa são registradas corretamente, poderá controlar cancelamentos e chargebacks, fazer conciliação bancária, entre outras atividades necessárias para a saúde financeira do negócio.

6. Mais segurança das informações

Dados em computadores pessoais ou em papéis estão mais suscetíveis a vazamentos e fraudes. Com a automação, as informações sobre transações da sua empresa estarão muito mais seguras.

7. Redução de processos manuais e aumento de produtividade

Processos manuais repetitivos exigem um gasto de tempo que poderia ser utilizado no desenvolvimento de outras tarefas. Além disso, na maioria das vezes são desmotivantes para os funcionários. Com a automação, esses problemas são eliminados.

Além disso, o retrabalho causado por erros que costumam acontecer em atividades manuais deixa de acontecer. Dessa forma, a produtividade dos seus funcionários aumenta bastante. Isso impacta tanto na quantidade quanto na qualidade do trabalho feito por eles.

Como investir em automação financeira?

Nos tópicos anteriores, você viu o que é automação financeira e quais benefícios sua empresa pode ter ao adotar essa prática. Agora você vai descobrir como pode investir nessa automação.

Faça um mapeamento dos processos

O primeiro passo para automatizar processos é conhecer todas as atividades da empresa para saber quais delas podem ser otimizadas para gerar resultados mais positivos. Para isso, faça um mapeamento de todos os procedimentos que envolvem dinheiro na sua organização, desde a entrada até a saída.

Envolva os funcionários

Como são os funcionários que lidam diariamente com os processos que serão automatizados, é importante envolvê-los no processo. Apresente a mudança e suas vantagens e capacite os colaboradores para o uso da ferramenta de gestão financeira.

Torne os processos digitais

Para tornar a gestão mais eficiente, digitalize todos os processos e documentos da empresa. Assim, o acesso aos dados é mais rápido e eles ficam protegidos contra perdas e roubos.

Na hora de escolher uma ferramenta de gestão para digitalizar os processos, leve em consideração a facilidade de uso e as necessidades específicas do seu negócio que foram encontradas no mapeamento.

A Equals, por exemplo, registra todas as transações dos seus recebíveis de cartão de crédito, débito, boleto, dinheiro etc., tanto no mundo físico quanto no digital. Conta ainda com assessoria no relacionamento com as operadoras e com um visual intuitivo e fácil de usar.

Viu como é fácil investir em automação financeira e conquistar todos os benefícios dela para sua empresa? Lembre-se que a automação traz diversas vantagens como aumento de produtividade e redução de custos, entre muitas outras. Na hora de escolher uma ferramenta de gestão, prefira aquela que atenda todas as suas necessidades de forma integrada.

Ainda tem dúvidas se a automação financeira é o que sua empresa precisa? Entre em contato conosco. Será um prazer ajudar o seu negócio a ter melhores resultados!