A gestão de tempo tem sido um dos maiores obstáculos das empresas modernas, inclusive e principalmente no departamento financeiro, que é talvez o setor mais atarefado dentro das corporações, com uma extensa lista de atividades a se fazer, além dos intermináveis telefonemas e e-mails que sobrecarregam gestores e profissionais da área.

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As consequências da falta de gestão de tempo

A sobrecarga dos colaboradores reflete diretamente no desenvolvimento das empresas. Esse problema, no Brasil, foi ainda mais impulsionado pela crise econômica, onde as organizações precisam continuar entregando os mesmos resultados, porém, com equipes cada vez mais reduzidas.

Segundo pesquisa do site Vagas.com (citada pela Folha de São Paulo), 56% dos trabalhadores no Brasil estão acumulando funções antes realizadas por outros profissionais. As consequências deste cenário são, claro, extremamente negativas, como revelou um levantamento feito pela Stress Management Association.

A pesquisa, feita com 1.000 profissionais brasileiros, mostrou que a quantidade de trabalhadores com ansiedade e Síndrome do Pânico aumentou de 8% para 13% entre 2013 e 2015. Ainda, o número de pessoas que ingerem bebidas alcoólicas para diminuir o estresse no trabalho passou de 47% para 53%, sendo que 57% dos entrevistados se automedicam.

Portanto, você pode perceber que não estamos tratando apenas de números e resultados que são afetados pela falta de gestão de tempo, mas sim seres humanos, que estão adoecendo por conta disso.

A importância da gestão de tempo para as empresas

Um dos principais motivos da sobrecarga dos funcionários, sem dúvidas, diz respeito à exigência do mercado, cada vez maior. Seja no varejo, atacado, empresas B2C ou B2B, é possível notar que o imediatismo dos consumidores e clientes vem crescendo.

No mundo moderno que vivemos, todos querem produtos e serviços mais baratos, e mais rápidos. E isso afeta diretamente no comportamento das empresas, que, para se manterem competitivas, precisam vender por menos, cumprir prazos e fazer entregas com qualidade. É aí que a gestão de tempo entra como fator determinante para o sucesso dos negócios.

O principal objetivo da gestão de tempo é a conclusão de tarefas e projetos internos dentro do prazo bem como a entrega de produtos e serviços de acordo com o combinado com clientes e consumidores. Mas não só isso.

Uma gestão de tempo eficiente otimiza todos os setores da empresa, melhorando processos, aumentando a motivação e o bem-estar dos funcionários, maximizando assim os resultados do negócio.

O bom gerenciamento do tempo investido em cada tarefa, atividade, processo e função serve também para criar uma cultura de excelência e um clima organizacional agradável, voltado ao atingimento de metas, com organização.

Gestão de tempo para o departamento financeiro

Se envolve dinheiro, é responsabilidade do departamento financeiro, considerado o “coração” das empresas. O trabalho feito por este setor embasa as tomadas de decisões que precisam ser feitas pelos gestores e pela diretoria, principalmente em relação à investimentos e cortes de gastos.

Como citamos no começo deste artigo, este departamento é um dos mais atarefados dentro das empresas, entre suas funções estão: planejamento financeiro; fluxo de caixa; capital de giro; contas a pagar e receber; gestão fiscal; relação com investidores; entre outras.

São muitas tarefas. Nem sempre, uma grande equipe é sinônimo de eficiência. Se o tempo de cada um dos profissionais do financeiro não for bem dividido, mesmo com muitos profissionais, o setor pode ter problemas de sobrecarga.

Mas como fazer uma boa gestão de tempo na sua empresa?

7 dicas para uma gestão de tempo eficiente

Confira abaixo 7 dicas que vão te ajudar a organizar as horas de trabalho da sua equipe.

1. Planeje as ações

Antes de começar qualquer projeto ou atividade, a liderança precisa criar um planejamento para definir a ordem de execução das ações, reservando tempo para problemas e imprevistos, que podem acontecer. Esse planejamento deve ser feito com base em números reais do negócio, pesquisas de mercado, da concorrência, entre outros indicadores que possam contribuir.

2. Evite retrabalho

Retrabalhos aumentam os custos das operações, causam atrasos e estresse na equipe. Além de planejar as ações, é muito importante que todos os colaboradores dediquem-se com atenção. Mas, claro, a empresa precisa promover boas condições de trabalho para uma boa produtividade de todos.

3. Faça um checklist

Parece uma dica simples, mas muitos deixam de fazer. O checklist é importante para ter uma visão geral sobre tudo que precisa ser feito. Para isso, você pode usar anotações, planilhas de Excel e até soluções mais completas para gestão de tarefas.

4. Defina prioridades

Após planejar e listar suas ações, é preciso definir quais são mais e menos prioritárias. Essa é uma dica essencial para que você dê a importância certa para cada atividade.

5. Seja o exemplo

Comece por você, faça a sua gestão de tempo e mostre a efetividade para os seus colegas. Se você for gestor, utilize as dicas anteriores e defina em conjunto com seus subordinados um cronograma de ações detalhado, combinando o tempo para cada tarefa com eles.

6. Distribua as atividades

A gestão precisa distribuir corretamente as tarefas, e para isso, algumas perguntas precisam ser feitas. Para quem vamos delegar essas tarefas? Será necessário aprendizado ou supervisão? Como motivar os escolhidos? É possível otimizar essas tarefas? Se você tiver as respostas, terá uma melhor distribuição das atividades, otimizando assim o tempo de execução.

7. Faça uso da tecnologia

É humanamente impossível que um profissional consiga desempenhar manualmente todas as tarefas impostas ao departamento financeiro. E é função dos gestores e da direção da empresa investir em tecnologias e soluções que otimizem essas atividades.

Negócios que lidam com alto volume de vendas no cartão de crédito, por exemplo, como e-commerces e lojas de varejo, precisam fazer a conciliação financeira dos recebíveis, em relação aos valores recebidos, prazos estabelecidos e descontos cobrados pelas operadoras.

E para fazer esse controle, a tecnologia é aliada. Com o sistema Equals, você identifica divergências e elimina a possibilidade de erros, evitando prejuízos ao seu negócio. Se você quer uma gestão financeira inteligente, você precisa de uma solução digital completa.

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É isso! Chegamos ao fim deste artigo. Utilize nossas dicas e coloque em prática a gestão de tempo no departamento financeiro da sua empresa. Agradecemos sua companhia. Até breve!