Com o mercado cada vez mais competitivo, é preciso alinhar os processos para que eles sejam eficientes, permitindo poupar tempo e dinheiro da empresa. Nesse cenário, a gestão de contratos deve ser uma das prioridades do negócio.

Afinal, a melhoria das atividades que envolvem contratos também impulsiona a produtividade da organização. Desse modo, é preciso enxergar os contratos com uma nova perspectiva, entendendo que gerenciar o ciclo de vida desses documentos é essencial para o sucesso da empresa.

Para saber mais sobre esse assunto, continue a leitura. Neste post, você descobrirá o que é a gestão de contratos e como implementá-la na sua empresa!

Vamos lá?

O que é a gestão de contratos e para que serve?

A gestão de contratos é um conjunto de técnicas, medidas, ações e procedimentos administrativos que visam garantir o cumprimento de contratos. O objetivo da medida é oferecer equilíbrio entre risco e oportunidade para a companhia.

Assim, a empresa supervisiona os documentos durante todo o período de vigência a fim de minimizar os riscos existentes e criar oportunidades para desenvolver a empresa.

Dessa maneira, a gestão de contratos envolve todas variáveis de uma contratação, desde o orçamento e execução até a finalização ou rescisão, caso aconteça. De modo geral, ela inclui atividades de redação, organização, armazenamento e monitoramento dos contratos.

Portanto, ela atua na prevenção de perdas e danos à empresa decorrentes da supervisão ineficiente do fluxo desses documentos. Nesse sentido, o método deve ser aplicado em todos os tipos de contratos vinculados pela companhia, envolvendo clientes, fornecedores, prestadores de serviços e outros.

Qual a importância de fazer uma boa gestão desses documentos?

Agora que você já aprendeu o que é a gestão de contratos, é a vez de entender qual é a importância de implementar a ferramenta adequadamente em sua empresa. Na prática, esse gerenciamento é fundamental para que a companhia tenha resguardo legal ao lidar com clientes e fornecedores.

Quando a empresa descumpre o prazo de entrega de um produto por conta de um erro nas datas estabelecidas, por exemplo, ela deve arcar com as penalidades previstas em contrato. Desse modo, ela pode ter prejuízos financeiros e morais, já que a sua reputação perante o mercado é abalada.

Já com a gestão de contratos, esse tipo de transtorno pode ser evitado, prevenindo danos financeiros. Consequentemente, a ferramenta consegue reduzir custos e contribuir para a lucratividade da organização.

Além disso, com um taxa de erros reduzida nos contratos, que é promovida por uma gestão eficiente, a empresa tem uma melhor imagem diante de clientes, fornecedores e mercado.

Como fazer a gestão de contratos?

Sabendo a importância da gestão de contratos, é preciso entender como aplicar essa estratégia em sua empresa. A seguir, confira o passo a passo para ter êxito nessa jornada!

Estabeleça critérios para a redação dos contratos

Para começar, é preciso garantir que os contratos sejam redigidos de maneira clara e objetiva, propondo o entendimento das partes envolvidas, sobretudo as obrigações de cada uma. Isso ajuda a minimizar divergências e erros oriundos de má interpretação.

Não se esqueça de discriminar as multas e penalidades referentes a quebras de cláusulas para ambas as partes. Assim, é possível garantir o ressarcimento do prejuízo, caso haja falha no cumprimento do contrato vinda do outro lado.

Nesse momento, é essencial contar com uma assistência jurídica, pois um profissional especializado tem conhecimentos que ajudam a prevenir problemas futuros e garantir a legalidade do documento.

Além disso, é importante garantir que o contrato seja vantajoso não somente para a sua empresa, mas também para a outra parte. Afinal, para que um negócio seja de sucesso, é preciso que todos os envolvidos possam crescer com ele.

Invista na automação dos processos

Se antes era necessário fazer uma reunião presencial para assinatura de contratos, hoje basta uma troca de e-mails para assinar o documento digitalmente. Além de mais prático e rápido, o procedimento exclui a necessidade de espaço físico para armazenagem e reduz os riscos de perda dos contratos.

Isso facilita o dia a dia das empresas, reduzindo custos e aumentando a produtividade. Também existem outras tecnologias que permitem a automação dos processos de contratação, organizando o fluxo de trabalho. Assim, vale a pena investir na modernização da gestão de contratos.

Preze pela organização dos contratos

Os contratos da sua empresa podem ser digitais ou físicos. Porém, em todos os casos, é imprescindível garantir que eles estejam armazenados de maneira organizada, proporcionando mais agilidade nos processos da empresa. Essa dinâmica evita que você ou outra pessoa perca tempo procurando contratos em pastas, arquivos, gavetas etc.

Uma dica de organização é separar os documentos conforme a sua natureza — contratos com fornecedores, clientes, órgãos públicos etc. Depois, é interessante dividi-los segundo a duração do acordo, agrupando os papéis que vencem em um mês, um semestre, um ano ou mais.

Monitore os contratos

É comum que contratos prevejam mudanças ao longo da sua vigência, como aumento no preço após um prazo, aplicação de multas e renovação automática.

Por exemplo, imagine que você contratou uma nova internet para a empresa. O contrato diz que existe fidelidade nos 12 primeiros meses e o cancelamento antes desse prazo gera multa.

Supondo que você encontrou outra operadora com melhores condições de preço e queira mudar de prestadora antes do término do contrato, mas não lembra que há penalização.

Nesse caso, é possível que você seja surpreendido com um valor de multa que impacte o setor financeiro da empresa. Sendo assim, para não passar por esse tipo de situação, é necessário monitorar os documentos.

O acompanhamento pode ser realizado com a revisão periódica dos contratos. Para isso, estabeleça uma rotina e uma organização que permitam conferir os documentos frequentemente. Desse modo, é possível observar se os termos estão adequados com o planejamento da empresa.

No decorrer deste artigo, foi possível aprender o que é gestão de contratos e como implementá-la em sua empresa. Dessa maneira, você tem informações importantes que podem ajudar a colocar a ferramenta em prática e obter vantagens para o seu negócio!

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