Fraudes em cartões de crédito podem custar US$ 28 bilhões anuais para organizações, segundo a BCD Travel. O tempo médio que uma empresa leva para conciliar manualmente os dados sobre despesas de viagens de negócios chega a 40h por mês.

Além de dificultar o trabalho dos profissionais do departamento financeiro, a conciliação financeira manual, neste caso com vários recibos, pode aumentar os riscos de não identificar ações fraudulentas a tempo.

O Instituto dos Auditores Independentes do Brasil (Ibracon) apontou que empresas chegam a perder 5% de seu faturamento devido às fraudes.

Além das fraudes que a Equals ajuda a identificar por meio da gestão de chargebacks (estornos) e cancelamentos com notificações imediatas, existem ainda outros tipos de fraudes que podem ser cometidas dentro do próprio time financeiro.

Apesar de esses outros tipos de fraudes não serem auditados por ferramentas de conciliação, podem ser evitados a partir de políticas de compliance na governança corporativa, além do cumprimento de auditorias regularmente.

Os casos apresentados neste artigo vão focar em fraudes em cartões de crédito corporativos. E são como uma fonte de aprendizado de modo que possam servir para a melhor tomada de decisões a fim de proporcionar uma visão 360° sobre os desafios que a gestão financeira e a gestão de fraude podem ter.

1. US$ 6 milhões em produtos Apple

Uma ex-gerente de contabilidade na empresa Wescom Solutions Inc. tinha a tarefa de aprovar compras em cartões de crédito corporativos – ao todo eram mais de 600 colaboradores e 150 cartões desse tipo. Entre 2011 e 2014 suas compras com cartão corporativo se destinaram a mais de 10 mil produtos da Apple – entre iPads e iPhones – para revenda a um terceiro que passou a negociar com ela quando a então gerente fez um anúncio dos produtos na internet. A ação fraudulenta gerou US$ 6 milhões para os bolsos da ex-gerente.

Passaram-se 5 anos até que a organização percebesse o que estava acontecendo. A Wescom Solutions Inc. decidiu que gostaria de ser uma empresa de capital aberto e em julho de 2014, a prática de fraude foi descoberta por meio de uma auditoria.

Além das despesas com os produtos da Apple, a ex-gerente adquiriu ingressos para a temporada do Toronto Raptors (US$ 6 mil), uma viagem para Las Vegas com amigos, um carro que depois foi vendido para um colega de trabalho na Wescom Solutions Inc., além de um vale-presente em torno de US$ 10 mil para um amigo da sua família. Não se sabe ao certo quanto do dinheiro desviado foi recuperado pela empresa, pois esta preferiu não comentar.

2. US$ 2,5 milhões em adiantamentos para falsas viagens luxuosas

De 2013 a 2015, o hoje ex-CEO da Provectus Biopharmaceuticals fraudou cerca de US$ 2,5 milhões da empresa em um esquema de desvio de dinheiro. A brecha encontrada pelo profissional contava com um elemento condicionante para a fraude: pré-aprovação de despesas com valores adiantados.

O segredo para a ação criminosa estava em receber adiantamentos altos e não utilizar o dinheiro. O ex-CEO até apresentava recibos de suas compras, mas os dados não «batiam». A contabilidade da empresa começou a desconfiar quando o dinheiro que era adiantado e deveria ser usado em lugares de alto luxo, não era utilizado desta forma porque o ex-CEO falsificava recibos e basicamente ficava com o «troco» para si.

3. US$ 800 mil em compras de luxo

Por 2 anos, entre 2013 e 2015, The Housing Nonprofit, uma organização religiosa sem fins lucrativos financiada pelo governo federal dos EUA que fornece moradia para pessoas com baixo poder aquisitivo com HIV e AIDS, foi fraudada pelo próprio CEO à época.

Apesar de as regras da organização serem claras quanto a separação obrigatória dos fundos para pagamento do aluguel dessas pessoas, o hoje ex-CEO desviou US$800 mil para arcar com despesas pessoais não autorizadas – automóveis, roupas, presentes, contas médicas, eletrônicos etc. – por meio de um cartão de crédito corporativo.

Aluguéis atrasaram e ameaças foram feitas aos beneficiários do programa. Foi a partir daí que o esquema de fraude foi descoberto, mesmo com o ex-CEO enviando falsos pedidos de reembolso para garantir que os aluguéis haviam sido pagos.

4. US$ 700 mil em massagens

Desde sua fundação em 2008 até o momento da morte do co-fundador e ex-CEO da empresa People’s Trust Insurance em 2014, os gastos com despesas pessoais eram as principais transações financeiras feitas por meio do cartão corporativo utilizado por ele, que chegavam a US$ 700 mil.

Consultas médicas, viagens internacionais, campanhas de mala direta, doações a campanhas eleitorais, roupas, acessórios de grife, visitas a cassinos e até mesmo massagens eram pagas com o cartão corporativo. 

Após uma auditoria ter identificado tais irregularidades e descumprimento a leis e regulamentações, o estado estabeleceu um prazo de 60 dias para que as áreas de «governança corporativa e supervisão, controles internos e processos e procedimentos corporativos» da empresa apresentassem um plano a ser adotado por toda a organização documentando quais normas deveriam ser seguidas para que os cartões de crédito corporativos fossem utilizados corretamente.

5. US$ 350 mil em itens no Walmart

Uma fraude pode vir até mesmo de um auditor. Foi assim no Condado de Indiana, nos EUA, que uma ex-auditora adquiriu laptops, iPads, calculadoras, roupas, filmes, bebidas alcoólicas etc. por meio de cartões de crédito que foram emitidos pelo condado com financiamento público.

Além do fato de se tratar de uma profissional de auditoria na época, outro fator contribuiu para que as fraudes continuassem acontecendo: compra de cartões-presente no Walmart que logo poderiam ser trocados pelos itens de real interesse da então auditora. Não se sabe por quanto tempo os crimes aconteceram, mas os produtos foram leiloados após as fraudes terem sido descobertas e o valor desviado de US$ 350 mil foi, assim, recuperado.

6. US$ 300 mil em vinhos e spa às custas da Pearl Jam

A banda Pearl Jam teve US$ 300 mil desviados em cartões de crédito entre os anos 2007 e 2010 pelo seu então CFO. Ele chegou a emprestar dinheiro a si mesmo falsificando assinaturas para pagar suas dívidas pessoais, além de ter feito compras na Amazon e financiado as férias de sua família. Vinhos, spa e um bom seguro de vida também foram pagos com o dinheiro fraudado. Os crimes foram descobertos a partir de uma investigação privada e assumidos pelo ex-CFO da banda, que foi condenado a restituir os valores como também ficou preso por alguns meses.

Como saber se uma empresa é vítima de fraudes?

Identificar problemas o quanto antes é vital para um negócio e as respectivas causas também. Não lhe parece confuso pensar que os desafios que tendem a se repetir na gestão financeira ainda tenham que ser resolvidos por meio de soluções ultrapassadas com conciliação manual? É fato que algumas das empresas citadas não possuíam políticas de compliance e auditoria sobre a utilização do cartão de crédito corporativo, por exemplo, mas apenas a sua formulação sem ferramentas de controle adequadas não é suficiente.

Muitas empresas já sabem que estão perdendo dinheiro, mas não conhecem a causa ainda. Outras, infelizmente, só vão descobrir anos depois que estão sendo roubadas em plena luz do dia todos os dias.

Com as nossas soluções, temos ajudado nossos clientes a terem uma visibilidade maior sobre sua gestão de recebimentos, por exemplo. 

Só no ano de 2019, a plataforma Equals ajudou seus clientes a recuperarem R$ 62 milhões que lhes seriam cobrados indevidamente. 

É possível perceber que problemas complexos não se resolvem sozinhos, pelo contrário, podem se tornar maiores e até piorar. E é exatamente por isso que estamos aqui há quase 10 anos para nossos clientes e por eles, transformando complexidade em produtividade.