O fechamento de caixa comumente apresenta desafios para o departamento financeiro de todas as empresas e sua execução regular ajuda a identificar cobranças indevidas, valores excedentes no caixa que deveriam ter sido usados para outros fins, retiradas não programadas etc.

A alternativa de trabalhar de casa para conter o avanço da covid-19 trouxe muitos benefícios para a produtividade das empresas e redução de despesas com aluguéis de escritório, água, energia etc. Mas nem tudo foi positivo para equipes remotas que precisam fazer o fechamento de caixa, uma vez que não era tão comum que essa função acontecesse fora do ambiente do escritório antes da pandemia. Logo, a operação ganhou mais complexidade devidos aos processos manuais com planilhas de excel, além das até então indispensáveis reuniões físicas.

A dificuldade de realizar o fechamento de caixa eficazmente em home office foi motivo de queixa para cerca de 43% das pessoas que participaram de uma conferência online da NetSuite. Apesar desse dado, uma pesquisa da Gartner revelou que 74% das empresas pretendem manter 5% de seu quadro de funcionários trabalhando em home office mesmo depois que a crise do coronavírus passar.

Reunimos 3 pontos que a Deloitte apresentou em um webinar para ajudar profissionais que trabalham e continuarão trabalhando remotamente a vencer os novos desafios que ainda podem estar atrapalhando o fechamento de caixa remoto.

Fechamento de caixa remoto: 3 pontos para vencer os desafios no home office

1. Comunique mais e melhor

Quando você começa a fazer algo de um jeito diferente, é como se todos os funcionários estivessem enfrentando as mesmas dificuldades que novos colaboradores encontram ao entrarem na organização. Um centro de comando virtual pode ajudar a reunir informações importantes e melhorar continuamente a curva de aprendizado em um local de fácil acesso a todos.

Recomenda-se que esse núcleo tenha todas as tarefas necessárias para o fechamento de caixa remoto, além de observações quanto aos riscos nesse processo e quais os protocolos a serem seguidos para a utilização de ferramentas de gestão financeira e de colaboração entre times.

Como o home office não permite que as pessoas vão até a mesa de um colega tirar uma dúvida, é interessante manter uma rotina diária com uma reunião online num mesmo horário e com um tempo determinado. O objetivo é mapear processos, priorizar projetos, tirar dúvidas e apresentar ao time financeiro quais tarefas serão executadas naquele dia, permitindo, assim, que todos estejam alinhados com as demandas da equipe.

2. Aumente a segurança

O isolamento social imposto pela covid-19 trouxe impactos para a saúde mental das pessoas, como ansiedade e medo. Considerando esses pontos, torna-se mais fácil aplicar golpes contra alguém que esteja trabalhando remotamente do que no escritório; visto que a vulnerabilidade emocional pode estar mais intensa. No artigo da NetSuite, há pelo menos 2 tipos de golpes que podem atingir os colaboradores:

• Esquemas de extorsão online por meio de chantagem para que funcionários revelem informações sensíveis da empresa ou pessoais.
• Golpes de roubo de dados por meio de mensagens fraudulentas enviadas para e-mail corporativo que tentam levar o colaborador para algum link de pagamento online. 

O centro de comando virtual também deve possuir uma lista com as melhores práticas para evitar tentativas de golpes como essas durante o processo de fechamento de caixa. Garantindo que todos adotem a política de compliance da organização e que caso seja identificada alguma dessas tentativas de fraude, todos saibam como lidar com a situação.

3. Use um software de conciliação financeira

A automação do fechamento de caixa é uma grande oportunidade de as empresas entregarem mais e melhores resultados, como também economizarem tempo e dinheiro. Um software de conciliação financeira na nuvem permite que o departamento financeiro tenha controle total sobre entradas e saídas de valores, além de ter maior visibilidade sobre antecipações de recebíveis em tempo real e compartilhar informações para trabalhar com mais eficiência eliminando tarefas manuais.

Vai ter sempre um jeito mais prático para gerir o fechamento de caixa – remotamente ou não. Por isso, a plataforma Equals evolui continuamente para atender as necessidades do seu dia a dia de onde você estiver.

Com a Equals, seu fluxo de caixa é definido de acordo com a posição mais recente, considerando as antecipações de recebíveis. A plataforma também fornece relatórios sobre conciliação de vendas e você fica sabendo quanto recebeu em diferentes períodos, o que já foi pago, o que ainda será recebido, entre outras informações. Assim, a gestão de recebíveis permite que você tenha acesso às informações de vendas segmentadas por produto (crédito, débito, parcelado), por quantidade de parcelas, voucher etc.

Você sabe quais as vantagens e os impactos para a sua antecipação de recebíveis com a Resolução nº 4.734/2019 e a Circular Bacen nº 3.952/2019 a partir de novembro de 2020? Dada a complexidade do assunto, estaremos realizando Lives Exclusivas por meio das quais poderemos detalhar melhor todas as mudanças previstas.

A nossa primeira Live aconteceu no dia 21/10/2020 às 17h! Ela foi apresentada pelo nosso fundador, Marcelo Garcia.

Você pode acessar a gravação da live gratuitamente clicando na imagem abaixo.