O uso de cartões de crédito e débito no Brasil segue uma trajetória ascendente há pelo menos uma década. Os lojistas e gestores financeiros, por outro lado, precisam buscar maneiras de se adaptarem a esse comportamento sem comprometerem as vendas nem o fluxo de caixa. Uma metodologia essencial na gestão financeira é a conciliação de cartões.

Oferecer diversas alternativas de pagamento, hoje, é algo obrigatório para qualquer negócio. Com o aumento no volume de compras remotas puxado pelo e-commerce, os instrumentos de pagamento e parcelamento são cada vez mais usados pelos clientes.

Entre o pagamento realizado pelo cliente e o recebimento pela loja, no entanto, há um caminho em que o dinheiro nem sempre chega até o final. Neste artigo, você vai entender alguns desafios nas vendas com cartões de crédito a importância da conciliação de cartões para a gestão financeira e quais as melhores práticas para o seu negócio.

O que é a conciliação de cartões?

Conciliação é um termo que remete a acordo, estabelecimento de regras em torno de interesses em comum. Quando se trata de operações com cartões, entretanto, existem agentes com grande poder financeiro — as bandeiras —, intermediários que alugam maquinetas e sistemas de pagamento — operadoras ou adquirentes — e os varejistas, atacadistas ou prestadores de serviços.

Em uma ponta, as bandeiras — MasterCard, Visa e Elo, por exemplo, formadas por consórcios de instituições financeiras — determinam os prazos, regras e limites para uso dos cartões. As adquirentes, por sua vez, definem taxas, juros e remuneração no uso dos cartões.

No Brasil, todo o sistema de pagamentos é submetido ao Banco Central, que tem a prerrogativa de regular o mercado. O pagamento que o cliente dá em troca de um produto ou serviço passa por esse complexo sistema, cada dia mais digitalizado.

Mas, como nenhum sistema é perfeito, podem ocorrer situações nas quais a venda foi processada na maquineta e no sistema da empresa, porém, não consta como realizada na operadora. Outra possibilidade é o pagamento não ser depositado na conta da empresa.

Além disso, os prazos variam. Valores de compras realizadas no cartão de crédito só são repassados para o lojista 30 dias após a operação. No débito, o prazo é de um dia. Mesmo assim, no valor da compra, são descontadas taxas cobradas pela operadora e outros serviços, como aluguel da maquineta.

Para controlar prazos e custos cobrados pelos agentes envolvidos na cadeia de pagamentos, existe a conciliação de cartões, parte fundamental da gestão financeira de uma empresa.

A conciliação de cartões consiste em checar dados disponibilizados pelas operadoras acerca das compras realizadas na sua empresa e verificar se não há disparidade entre os valores pagos, prazos estabelecidos e descontos cobrados.

Caso sejam constatadas diferenças, você deve entrar em contato com a operadora para solicitar a correção dos valores. É importante que essa checagem seja feita todos os dias, especialmente, se a sua empresa tem um alto volume de vendas. Caso contrário, será impossível de dar conta da carga de trabalho na verificação de todas as operações ao fim da semana ou final do mês.

Por meio da conciliação de cartões, a empresa pode detectar desde inconsistências contábeis e defeitos operacionais até fraudes.

Uma das grandes vantagens da conciliação, no entanto, é que você passa a ter uma visão completa de todos os valores e taxas cobrados pelas adquirentes, além de saber exatamente quanto tem para receber e os prazos para depósito.

Confira abaixo as etapas de conciliação que você deve praticar na sua empresa e, em seguida, os principais erros detectados nas transações.

3 etapas na conciliação de cartões

Qualquer processo de conciliação de pagamentos se baseia em três passos. Cada um deles se refere a um ponto percorrido pelo dinheiro da venda até que ele chegue à conta bancária da sua empresa. O acompanhamento correto desse processo é necessário tanto por se tratar do seu dinheiro quanto pelas diferentes regras a que os meios de pagamento estão sujeitos.

Uma venda no cartão de crédito é remunerada, em média, 30 dias corridos após a compra, dependendo da adquirente. Com a conciliação, você tem conhecimento dos valores cujo depósito está programado para determinado dia, facilitando o planejamento financeiro de curto prazo do seu negócio. Já as vendas no débito são pagas ao lojista em um dia útil após a compra, o que dá uma melhor previsibilidade.

Essa diferença de tempo ocorre porque o débito é uma operação de pagamento, ou seja, o dinheiro sai da conta do cliente e vai para a da empresa após a verificação do banco e desconto das taxas pela operadora. Já o cartão de crédito funciona como um pequeno empréstimo e, por isso, custa mais caro e demora mais para cair.

Para se ter uma ideia da importância da conciliação, basta observar que 44,3% dos empresários demandam a redução nas taxas e prazos de recebimento de 30 para dois dias nas vendas a crédito, segundo uma pesquisa do SPC e CNDL.

O mesmo percentual elenca a isenção das taxas de administração como condição para a melhoria do ambiente de negócios e 23,3% querem a redução dos custos na antecipação para uma melhor gestão de recebíveis.

A conciliação não resolve esses problemas, mas garante uma melhor previsibilidade e uma gestão financeira saudável dentro do cenário econômico vivido pelas empresas, além de evitar problemas de disparidade de valores, custos e prazos capazes de inviabilizar o negócio.

Saber exatamente quanto você vai receber nos próximos dias é essencial para planejar os pagamentos dos fornecedores, custos operacionais, salários, entre outros.

Confira abaixo as etapas fundamentais na conciliação de cartões.

1. Conciliação de vendas

Pode ser feita observando-se as vendas realizadas no estabelecimento e confrontando com os dados das vendas na operadora de cartões. Não são incomuns casos de vendas que são corretamente processadas e efetuadas no sistema, mas que, por algum problema, não são transmitidas para a adquirente, o que pode fazer com que o lojista entregue o produto, porém, não receba por ele.

Por isso, é importante guardar os comprovantes de vendas emitidos pela maquineta — as chamadas filipetas. Com elas, você pode comprovar que as vendas foram realizadas, o que pode evitar sérios prejuízos às finanças da sua empresa.

Essa é uma etapa inicial na conciliação de cartões e tem extrema importância. Se as suas vendas não são corretamente remuneradas, você não apenas perde dinheiro. Todos os esforços aplicados nos processos empresariais para que aquela venda acontecesse são desperdiçados.

2. Conciliação de recebimento

Se você faz uma conciliação correta de pagamentos, sabe que vendas realizadas há 30 dias no crédito devem ser depositadas hoje. E o valor total das vendas no débito feitas no dia anterior precisa ser um dinheiro certo na conta da sua empresa.

Para garantir que os valores corretos sejam recebidos, você deve comparar os dados das vendas, descontar os valores e taxas cobrados pelas operadoras e conferir o extrato bancário. Essa etapa é a conciliação de recebimentos, na qual são verificados os pagamentos feitos pela operadora para sua empresa.

Aqui, também podem haver disparidades, como a incidência de taxas não previstas em contrato. Esse não é um fator a ser desprezado, visto que as taxas e custos operacionais das operadoras já são altos.

3. Conciliação bancária

Na conciliação bancária, você vai verificar o saldo da conta, as entradas e as saídas, comparando com as contas a pagar e os valores a serem recebidos. Se as duas etapas anteriores foram acompanhadas corretamente, a conciliação bancária tende a ser um passo mais tranquilo.

Mesmo assim, é importante acompanhar de perto as movimentações financeiras na conta da sua empresa diariamente. Além disso, a conciliação bancária é a única etapa em que você poderá conferir os valores pagos com boletos bancários, DDA ou transferências bancárias. Isso é especialmente relevante para negócios da área de e-commerce.

Para uma boa conciliação bancária, você precisa registrar diariamente todas as entradas e saídas nas contas bancárias em nome da sua empresa, incluindo juros e tarifas. Em seguida, verifique os saldos da conta e veja se coincidem com o controle interno da empresa. Também é importante acompanhar as datas das movimentações, para evitar o pagamento de juros e multas por atrasos.

A última etapa na conciliação bancária é corrigir possíveis divergências de valores. O dinheiro nunca aparece ou desaparece sem deixar rastros. Se houve disparidade, é preciso saber se foi decorrente de um erro interno, externo ou má-fé.

Todos os documentos bancários, como extratos e comprovantes, devem ser guardados para servirem como provas, caso a gestão financeira seja questionada acerca de movimentações suspeitas. Assim, você consegue acompanhar diariamente o saldo em conta da sua empresa, quanto tem para entrar e quanto deve ser reservado para pagamentos.

A conciliação bancária, por fim, favorece um planejamento orçamentário dentro da realidade. Se você busca um aporte financeiro para uma expansão do seu negócio em bancos ou investidores, contar com essa prática é um fator que ajuda a reduzir a percepção de riscos e pode até garantir taxas menores.

4 possíveis erros detectáveis

Confira abaixo os erros mais frequentes que podem ser detectados durante a conciliação de cartões:

1. Cancelamentos

Um dos problemas mais comuns no e-commerce, o cancelamento de uma venda pode ocorrer por diversas razões. No entanto, quase todas as vezes em que isso ocorre, é o lojista quem paga pelo prejuízo, inclusive, amargando chargebacks.

O chargeback ocorre quando uma determinada transação é contestada pelo titular do cartão, normalmente, em decorrência de fraude, desacordo comercial ou má-fé do cliente. Nesses casos, a empresa deve estornar o valor, o que gera um sério prejuízo financeiro.

A conciliação deve verificar as vendas e verificar se houve cancelamentos e por quais motivos. Se a operação se deu por um erro do sistema e não por solicitação do cliente, a empresa deve agir rápido para recuperar a compra.

2. Duplicidade nas vendas

Outro erro comum tanto no e-commerce quanto no varejo físico é a venda em duplicidade, ou seja, o cliente é cobrado duas vezes por apenas uma compra. Essa cobrança costuma ser verificada pelo consumidor apenas no momento em que recebe a fatura.

Se a empresa realizar uma conciliação correta, conseguirá verificar a duplicidade e estornar o valor, evitando um problema maior e demonstrando eficiência e atenção com o cliente.

Atualmente, no entanto, cartões de crédito contam com aplicativos para smartphone que notificam o usuário a cada compra e podem indicar erros como a duplicidade, o que pode gerar uma contestação imediata.

3. Aluguel do POS e outras taxas

As taxas de locação de maquinetas para cada caixa no ponto de venda têm um impacto significativo nas margens de lucro. É importante que você analise as melhores opções do mercado e saiba exatamente quanto é cobrado.

Se mesmo assim o valor do aluguel for diferente do negociado, cairá na malha fina da conciliação. Isso porque as taxas são calculadas entre o valor da venda e o valor depositado, municiando o lojista com informações suficientes para cobrar reembolso ou cancelar o contrato.

4. Prazos de pagamentos

Se você executa todos os passos da conciliação de cartões de crédito e débito, sabe exatamente quanto deve receber e quando o dinheiro das vendas deve ser depositado. Os prazos são tão importantes quanto os valores, uma vez que a previsibilidade facilita a gestão financeira e lhe permite assumir compromissos com fornecedores e funcionários.

Caso o dinheiro das vendas não seja depositado no período correto, você deve acionar a operadora, tendo em mãos os dados levantados durante a conciliação.

Por que fazer a conciliação de cartões?

Apesar de incluir taxas amargas para os lojistas, a oferta de cartões de crédito e débito nos estabelecimentos como meios de pagamentos é determinante para conquistar os consumidores.

A pesquisa do SPC Brasil e da CNDL apontou que as principais vantagens percebidas pelos empresários no uso dos cartões incluem: menor risco de inadimplência (47,8%), ausência da necessidade de ir ao banco realizar os depósitos em dinheiro (29%) e a possibilidade de atrair mais clientes (23,6%). No total, mais de 70% dos estabelecimentos brasileiros aceitam tanto cartões de crédito quanto de débito.

Dados da Associação Brasileira de Cartões de Crédito e Serviços (ABECS) apontam que o número de transações no crédito passou de 1,5 bilhão em 2007 para 4,8 bilhões em 2017.

Já as transações no débito, segundo dados consolidados do Banco Central referentes ao ano de 2016, chegaram a cerca de 2 bilhões. Com isso, podemos deduzir que a maior parte da moeda que circula no Brasil é escritural, ou seja, transita entre sistemas eletrônicos.

Nesse cenário, ter um sistema próprio de conciliação é essencial na rotina de gestão financeira de qualquer empresa. Erros simples podem resultar em perdas significativas e colocar a perder todos os investimentos na qualidade do produto ou serviço e do atendimento.

6 benefícios da conciliação de cartões

Veja abaixo 6 vantagens tangíveis que sua empresa pode obter ao realizar a conciliação de cartões.

1. Redução de riscos financeiros

O controle total das entradas e saídas, dos valores a receber e do volume de vendas é fundamental para qualquer empresa.

A pesquisa Demografia das Empresas, divulgada em outubro do ano passado pelo IBGE, mostrou que cerca de duas em cada três empresas abertas em 2010 não sobreviveram até 2015. Fatores relacionados ao planejamento e às finanças estão entre os principais vilões dos negócios, segundo um estudo do Sebrae-SP.

A prática da conciliação de cartões de crédito ajuda as empresas a adotarem um comportamento financeiro responsável, recuperarem dinheiro oriundo de vendas que poderiam ter perdido e se prevenirem contra erros e fraudes.

Quanto menor o risco financeiro de um negócio, maior a possibilidade de se tornar competitivo e ampliar as margens de lucro.

2. Reação rápida contra fraudes

O Brasil é o paraíso das fraudes no cartão de crédito. Quase metade dos brasileiros já disseram ter sofrido alguma fraude, segundo o levantamento Consumer Card Fraud 2016. O dado coloca o país na segunda colocação do mundo. Dois anos antes, o país estava em 8º lugar.

Por outro lado, poucas bandeiras têm parâmetros de segurança para evitar a clonagem de cartões. Além disso, as fraudes podem ser de diversas origens. Ocorrem, inclusive, quando um funcionário substitui a maquineta do ponto de venda para que o dinheiro seja direcionado para outra conta.

O risco sempre vai existir, mas pode ser mitigado. Ademais, a reação da empresa diante de uma movimentação suspeita pode ser bem mais ágil se ela realiza a conciliação de cartões diariamente. Com as informações financeiras geradas, é possível encontrar a origem da fraude e eliminá-la, evitando prejuízos maiores.

3. Controlar os recebíveis

Empresas que fazem conciliação de cartões sabem exatamente quanto têm para receber das operadoras e quando esse dinheiro deve ser depositado na conta. Mediante o pagamento de uma taxa determinada em contrato, também podem antecipar os recebíveis, caso seja necessário.

Esse controle permite um melhor planejamento orçamentário. Ou seja, se você quer investir em uma campanha de marketing para atrair e fidelizar clientes, por exemplo, saberá de imediato a disponibilidade de recursos.

Uma gestão financeira eficiente pode significar a diferença entre a sobrevivência e a morte do seu negócio no mercado.

4. Controlar taxas e custos

Disparidades entre o que foi negociado com a operadora e os descontos que aparecem nos extratos são erros que podem ocorrer. E você deve estar preparado para exigir a cobrança correta, de acordo com o que foi estabelecido em contrato.

Como as taxas dos agentes intermediários de pagamentos podem ser bem altas, especialmente para micro e pequenas empresas, é necessário controlar de perto para saber se valores adicionais estão sendo descontados. É para isso que todas as empresas devem fazer conciliação.

5. Controlar compras parceladas

Lojas onde o ticket médio é um pouco mais alto, em especial, no comércio eletrônico, têm alta incidência de compras parceladas. Apesar de ser uma forma de financiamento, normalmente, não é o consumidor quem arca com o pagamento de juros, mas o lojista.

A conciliação de cartões é útil para saber quantas das compras foram parceladas e qual o custo que a divisão em prestações acarreta para o lojista. Essas informações permitem tomar decisões importantes para o futuro do negócio, inclusive, no que se refere a reajustes de preços.

6. Centralizar informações

Você só consegue gerenciar o que é quantificável. Em vez de permitir a dispersão dos dados financeiros e gastar tempo para reuni-los, você pode praticar a conciliação de cartões e ter sempre todos os dados, extratos e relatórios à disposição.

Alguns documentos necessários para a conciliação de cartões incluem:

• relatórios de vendas com os tipos de pagamentos e números das transações;
• extratos de pagamentos (EDI);
• filipetas, ou comprovantes de venda;
• extratos bancários.

Quais as boas práticas na conciliação de cartões?

Guarde as filipetas

Sabe aqueles papéis emitidos pela impressora térmica da maquineta que podem sair em duas vias? Eles também são chamados de filipetas e você deve guardá-los pelo menos até receber os valores da venda.

As filipetas servem como comprovantes de que a venda foi efetuada. No caso de divergência entre os dados da adquirente e o que você efetivamente recebeu, as filipetas podem indicar quem tem razão e facilitar o estorno para o lojista.

Faça conferências diárias

A conciliação não deve ser um evento, mas um processo cotidiano. Em muitas empresas, o volume de vendas é alto demais para acumular a conferência dos pagamentos para o final da semana ou do mês.

Verificando as transações diariamente, você garante uma gestão financeira eficiente e consegue tomar decisões de forma mais ágil e baseada em dados.

Automatize

Conciliar cartões de forma manual ou em uma planilha de Excel pode ser mais caro e menos eficiente do que adotar um software ou plataforma online. A grande vantagem da tecnologia para gestão financeira é a automação do processo, que fica livre de interferências humanas, tornando a conciliação mais ágil e confiável.

A conciliação de cartões é uma atividade essencial na rotina de uma empresa, mas nem todos os empreendedores têm essa consciência. A consequência direta é uma gestão financeira ineficiente, que leva a problemas no fluxo de caixa, perda de competitividade e, eventualmente, à bancarrota. O ideal é que a conciliação seja realizada por um software, que pode identificar inconsistências instantaneamente e eliminar a possibilidade de erros.

Para uma conciliação de cartões eficiente, sua empresa precisa de uma solução digital completa. Entre em contato conosco para saber como podemos ajudá-lo!