Como aumentar a produtividade do time financeiro? Essa é uma pergunta que praticamente todo gestor da área se faz todas as manhãs.

Hoje mudamos nossa maneira de interagir com as pessoas e com o ambiente. Temos aplicativos para realizar diversas tarefas, nossos carros são autônomos, nossas casas são inteligentes, mas uma coisa ainda é igual: ainda precisaremos carregar o piano. O departamento financeiro de diversas empresas ainda trabalha da mesma forma de 40 anos atrás, planilhas e mais planilhas…

Como assim, carregar o piano?

Carregadores de pianos são pessoas que trabalham várias horas do dia em tarefas complicadas ou pesadas (trabalhos manuais, conferências, entre outros). Podemos dizer que em muitos casos o carregador de piano de uma empresa é o Departamento Financeiro, já que este age sempre nos bastidores, fazendo uma série de tarefas burocráticas, cansativas, repetitivas, manuais e incômodas.

Percebemos que a área financeira demanda grande parte do seu tempo em tarefas de conferência. É o caso da conciliação de recebíveis (conferência das vendas feitas com cartões). Podemos usar com exemplo uma loja de roupas que faz 3.000 transações por mês e não possui uma solução que possa fazer a conciliação dessas vendas de forma automática.

Desta forma o time financeiro terá que buscar cada uma das 3.000 transações manualmente no site das Adquirentes (Cielo, Rede, GetNet, etc) para poder fazer a conferência de que todas as vendas foram capturadas, serão pagas de forma correta. Isso sem falar nos diversos problemas que acontecem entre a Vendas e o Recebimento desta venda, como cancelamentos, chargebacks, taxas de comissão cobradas de forma errada, além de outras que podem ocorrer.

Ou seja, se perde muito tempo em tarefas maçantes, desagradáveis e repetitivas, o que além de desmotivar qualquer funcionário faz com que a gestão financeira seja lenta e imprecisa, causando perdas de receita e redução dos lucros da empresa. Hoje em dia, no mercado competitivo em que vivemos, onde cada centavo é importante, a gestão financeira e a conciliação de vendas se tornaram tão importantes quanto aumentar as vendas.

Agora vamos para o mesmo cenário, porém, com o uso de uma ferramenta de Conciliação de Vendas e Gestão Financeira. Uma primeira e grande vantagem é integrar todos os pontos de vendas e maquininhas de todas as adquirentes (Cielo, GetNet, Rede, Stone, etc) em um único ambiente, ter visibilidade de tudo em um só lugar. Apenas essa integração já traz um grande aumento na produtividade e automatiza a conferência e conciliação das vendas, eliminando a necessidade de entrar no site de cada adquirente para conferir suas vendas e eliminando também a conferência das vendas usando as filipetas (comprovante da venda com cartão).

Dentro da plataforma as mesmas 3.000 serão conferidas e conciliadas de forma automática, sem nenhum trabalho manual. Restará apenas ao time financeiro agir em verificar algumas vendas que por alguma razão não foram conciliadas (vendas em aberto, divergentes, canceladas, etc). Além da conciliação também é possível prever o fluxo de caixa, consultar as taxas praticadas sobre as vendas além de simular antecipação de recebíveis. Essa automatização de processos aumenta consideravelmente a produtividade do departamento financeiro de uma empresa.

Percebe-se então que o uso de uma ferramenta de Gestão Financeira é vital para qualquer empresa, pequena média ou grande, pois cada centavo é importante. Uma simples taxa cobrada de forma errada pode causar uma perda enorme para uma empresa.

Adotar uma ferramenta de gestão financeira faz com que o Departamento Financeiro tenha mais tempo pra focar no que realmente importa e se posicionar de forma mais estratégica utilizando uma série de dados que podem ser exportados e consumidos a qualquer momento, além de estar preparado para qualquer auditoria.

Empresas que automatizam seus processos possuem menos burocracia, mais controle, melhores resultados, mais praticidade, menos custo de operação, maior margem de lucro e muito mais agilidade nos processos.

Os carregadores de piano estão se tornando mais produtivos, não estão ficando até tarde no escritório para conferir o movimento do banco, estão se estressando menos e tendo mais tempo para si e ganhando motivação extra e entregando mais.

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Alguns benefícios da utilização de softwares de Gestão Financeira e Conciliação de Vendas:

1. Automatiza tarefas manuais e burocráticos;
2. Elimina a conferência em papel e o acesso ao site de cada Adquirente (Cielo, GetNet, Rede, etc);
3. Redução de 70% do tempo de conferência das vendas com cartões;
4. Libera profissionais internos para focar na detecção de outros problemas que podem estar presentes nos processos diários;
5. Mais visibilidade sobre o Fluxo de Caixa e antecipações de recebíveis;
6. Controle de perdas de receita como: aluguel de maquininhas, taxas incorretas, vendas duplicadas, cancelamentos indevidos e outros eventos;
7. Aumento de até 75% na produtividade do time financeiro;
8. Redução de perdas e aumento de receita;
9. Conferência de “previsto x realizado” e detalhamento dos movimentos na agenda financeira;
10. Submissão e controle de cancelamentos mais inteligente;
11. Acompanhe e recupere chargebacks;
12. Garantia de captura das transações;
13. Conciliação bancária eficiente e baixa automática dos lançamentos na contabilidade;
14. Integração direta com os principais sistemas de automação e gestão (ERPs);
15. Aplicativo iOs e Android para controlar suas vendas de onde você estiver.

Portanto, podemos concluir que para aumentar o lucro de uma companhia, não basta apenas vender mais, é preciso ter uma gestão financeira inteligente e automatizada, além de uma ferramenta de conciliação de vendas. Cada empresa tem seu DNA, sua cultura e sua especialidade, a nossa é misturar Tecnologia com Gestão Financeira. Se a sua empresa aceita cartão, ela precisa conhecer a nossa.

Marcelo Garcia

CEO Equals – Gestão Financeira Inteligente