Fraudes relacionadas a boletos falsos são grandes problemas das empresas. Nesses casos, como o código de barras é trocado, o pagamento vai para os fraudadores. Esse golpe era mais comum com documentos impressos, mas já ocorre em celulares e computadores.

Nesse cenário, a conciliação financeira pode ser bastante útil para que as empresas consigam identificar erros, inconsistências e fraudes. Esse processo segue a origem de um pagamento até que o valor chegue na conta do estabelecimento comercial.

Neste artigo, você entenderá como a conciliação financeira pode ser a solução para quem sofre ou não deseja arriscar ter problemas gerados por boletos falsos em sua empresa.

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O problema dos boletos falsos e prejuízos que podem gerar

O envio de boletos falsos é um golpe que pode trazer diversos prejuízos para as empresas, em diferentes situações. Como exemplo, imagine que a companhia realizou a compra online de matérias-primas.

Após a confirmação da compra, ela recebeu o boleto diretamente no e-mail. A equipe financeira, então, não confere a procedência e quita o valor. Alguns dias depois, percebe que a compra foi cancelada porque o fornecedor não identificou o pagamento.

Normalmente, é apenas nesse momento que a empresa descobre que o boleto pago era falso. Como consumidor, o principal prejuízo que a companhia terá é o tempo que será gasto para conseguir o ressarcimento do valor com o fornecedor e o banco responsável.

Além disso, poderá ter dificuldades para nova matéria-prima pelo mesmo valor. Por outro lado, se os seus clientes estão recebendo boletos falsos, o problema pode ser mais grave.

Isso porque a legislação define que o fornecedor e o banco são responsáveis pela reparação dos danos financeiros causados ao consumidor. Então, mesmo que não tenham culpa da fraude, esses prestadores de serviço assumem os riscos de segurança sobre a emissão e pagamento dos boletos.

Portanto, podem ser responsabilizados em caso de adulterações. Nesse caso, o prejuízo pode ser elevado, mas não apenas pelo ressarcimento do dinheiro. Ao se tornar vítima de um golpe ao qual sua empresa esteve, indiretamente, envolvida, o cliente pode deixar de comprar da sua marca.

Ademais, é provável que ele não indique a sua empresa para amigos e familiares. Outro problema que pode ocorrer é ter que lidar com a contestação de compras, além de estar sujeito a receber processos de indenização por parte das vítimas.

Formas de identificar boletos falsos

Conhecendo mais sobre o golpe e suas consequências, é importante saber como é possível identificar os boletos falsos. Desde 2018, o Banco Central exige que todos os boletos passem por um processo de registro, com o objetivo de evitar fraudes.

Sem isso, não é possível efetuar o pagamento do documento. Dessa forma, o consumidor pode perceber se o documento é fraudulento ou não. Para tanto, é fundamental conferir todos os dados financeiros apresentados no momento do pagamento.

Entre eles, estão o valor, o nome do beneficiário e se há juros e multas. Um dos fatores que revelam que o boleto está fraudado é o nome do beneficiário estar diferente daquele que aparece no documento.

Vale ressaltar que essas informações devem ser conferidas na hora do pagamento, quando o sistema que leu o código apresentar os dados, não apenas no boleto. Outro indício é o código de barras, que segue uma sequência lógica para evitar golpes e fraudes.

Os três primeiros dígitos, por exemplo, indicam o código de registro do banco de pagamento. É essencial desconfiar sempre que houver divergências entre o respectivo banco e as iniciais do código de barras.

Em caso de dúvidas, é importante não efetuar o pagamento e entrar em contato com o banco ou a empresa emissora do boleto. No caso das companhias, também existem ferramentas que ajudam a identificar problemas com os documentos.

Sobre a conciliação financeira

Depois de entender os problemas causados pelos boletos falsos e os prejuízos que podem gerar, é necessário saber como a empresa pode se precaver. Para isso, o conceito de conciliação financeira precisa estar claro.

Esse é um dos processos mais importantes da gestão financeira do negócio. Ele tem como objetivo comparar dados internos e externos, verificando se possuem os mesmos valores. Isso ajuda as empresas a terem resultados mais confiáveis.

Com essa verificação, as companhias podem identificar inconsistências, erros e até fraudes. Portanto, a prática é indispensável para conseguir êxito nas operações financeiras. Por outro lado, se for feita manualmente, envolverá muitos desafios — o que pode torná-la menos efetiva.

Fluxos de trabalho com informações descentralizadas, planejamento ineficaz, processos desintegrados, entre outros problemas, afetam as análises. Inclusive, é comum que as empresas se adaptem a esses fatores, em vez de tentar eliminá-los.

Nesse sentido, a conciliação financeira também envolve eliminar gargalos que prejudicam a identificação de fraudes e contar com as ferramentas certas. Consequentemente, os fluxos ficam mais claros e os processos podem ser melhor analisados.

Relação entre conciliação financeira e boletos falsos

Agora que você sabe mais sobre a conciliação financeira, precisa entender como ela pode ajudar a resolver os problemas gerados por boletos falsos. Na prática, um dos processos que fazem parte desse serviço é a conciliação de pagamentos.

Ela permite ter uma visão geral e estratégica dos compromissos que a empresa tem. O processo envolve as relações com fornecedores, clientes, funcionários e outros, permitindo identificar se as obrigações com eles foram, de fato, consumadas.

Ou seja, a conciliação de pagamentos identifica os valores pagos e se eles foram extraídos das contas correntes. Se a ferramenta utilizada nesse processo for automatizada, existem muitos benefícios, além do ganho de produtividade e maior adequação do procedimento.

Nesse caso, há ganhos também na identificação de boletos falsos. Com uma boa ferramenta de conciliação financeira, é possível identificar e rastrear cada venda, confirmando a captura e associando-a com os dados internos que podem ajudar a identificar alterações.

Com isso, a empresa tem controle sobre todos os eventos relacionados com as suas vendas. Logo, também é possível ter maior agilidade para identificar movimentações suspeitas e tomar as medidas cabíveis, a fim de evitar maiores prejuízos.

Assim, a conciliação de pagamentos se torna transparente, já que o sistema realiza a apuração dos valores efetivamente creditados na conta bancária com maior precisão.

Entender como o golpe dos boletos falsos funciona e como pode ser evitado é fundamental para evitar prejuízos financeiros nas empresas. Com o auxílio do constante avanço tecnológico, os golpistas têm inovado nas formas de aplicá-lo. Então, contar com a conciliação financeira pode ser uma maneira importante para prevenir fraudes.

Gostou do conteúdo? Então complemente a leitura e conheça os indicadores financeiros que as empresas precisam acompanhar e analisar!