Toda empresa que oferece a possibilidade de pagamento com boleto bancário e outras formas de pagamento precisa lidar com o arquivo remessa. O envio do documento é obrigatório e deve seguir algumas diretrizes. Portanto, as companhias precisam realizar o processo com atenção.

Entender o que o documento significa e qual sua importância para o registro dos documentos no banco é fundamental para as transações bancárias e para evitar fraudes e erros. Nesse sentido, é válido contar com um sistema automatizado, descomplicado, eficiente e seguro.

Neste artigo, você descobrirá o que é arquivo remessa e como ele pode agilizar os processos em médias e grandes empresas. Vamos lá?

O que é arquivo de remessa?

O arquivo remessa é um documento que serve para realizar o registro de um boleto e outros meios de pagamentos, como o débito automático. A ideia é que eles sejam registrados antes do pagamento, de acordo com os padrões definidos pela Federação Brasileira de Bancos (Febraban).

O documento é enviado à instituição financeira no momento de emissão dos boletos ou dos outros meios de pagamento. Essa prática visa garantir a ligação correta entre empresa, pagante e banco. Assim, o arquivo remessa é fundamental para o bom funcionamento do departamento financeiro.

Para trazer segurança, cada arquivo contém as informações necessárias para o registro ou baixa em folhas de pagamento, cobranças, impostos e pagamentos de títulos. Ainda, ele traz outros dados, como aqueles descritos no corpo de um boleto.

Se o arquivo remessa não for devidamente enviado ao banco no momento da emissão do boleto ou da autorização do débito automático, por exemplo, eles podem ser rejeitados no pagamento.

Como funciona?

Para entender como o arquivo remessa funciona, é preciso conhecer seu fluxo. Primeiramente, o setor financeiro gera o documento no padrão CNAB, com a extensão “.REM”. A sigla CNAB significa Centro Nacional de Automação Bancária.

Em seguida, o arquivo é enviado pelo internet banking ao banco onde o pagamento será liquidado. Assim, a instituição bancária enviará o arquivo de retorno, em extensão “.RET”, em um dia útil após a compensação ser efetivada.

O departamento pode, então, acessar o internet banking para baixar o arquivo de retorno e verificar o status da operação. Esse processo pode ocorrer de forma manual ou automática. No entanto, vale ressaltar que, no primeiro caso, é necessário redobrar os cuidados com a segurança.

Além disso, a conferência das informações manualmente demanda tempo, o que pode reduzir a produtividade da equipe. Sem cuidado e atenção, podem ocorrer erros no registro dos dados, além do risco de vazamento de informações sigilosas.

Por esse motivo, optar pelo processo manual pode ser adequado apenas para companhias que possuem uma base de clientes ainda pequena, embora ainda gere desafios. Para médias e grandes empresas, fica impraticável realizar a emissão mensal de boletos dessa forma, por exemplo.

No caso da emissão automatizada dos arquivos de remessa, o processo ocorre de maneira rápida e otimizada. Afinal, a tarefa é realizada por um sistema de gestão de pagamentos.

Como o envio do arquivo de remessa é feito?

Existem dois modelos de emissão do arquivo de remessa estabelecidos pela Febraban, denominados CNAB (Centro Nacional de Automação Bancária) 400 e 240. Cada tipo tem seu próprio padrão de textos, com informações determinadas.

O CNAB 400 armazena até 400 posições para cada registro. Ademais, a carteira de cobrança é simples e garantida. Esse modelo não permite o serviço de banco correspondente, sendo possível utilizar apenas a postagem de títulos pelos Correios e serviços de protesto.

Já o CNAB 240 armazena mais informações no mesmo arquivo. Isso porque ele é capaz de organizar 4 segmentos para cada título. O modelo também permite carteiras de cobrança simples e garantidas, bem como a utilização de postagem de títulos pelos Correios e serviços de protesto.

Como diferencial, o CNAB 240 permite o serviço de banco correspondente, de protesto e de custódia de cheques. Ele também pode ser usado para agendar pagamentos de título e de contas.

Em geral, os bancos trabalham com os dois modelos. No entanto, algumas instituições bancárias não possuem integração CNAB porque a emissão de boletos ocorre por meio de um sistema diferenciado.

Quais suas vantagens?

Como você viu, o arquivo remessa é um documento obrigatório para empresas que emitem boletos para seus clientes ou usam o débito em conta, por exemplo. A grande vantagem é que o processo garante que as informações trocadas entre a empresa e o banco estarão seguras e atualizadas.

Isso também gera benefícios para o cliente, que pode contar com um meio de pagamento registrado. Isso evita fraudes e erros no momento de pagar o débito. Como consequência, os clientes tendem a confiar mais na sua marca.

Como utilizar adequadamente?

Como você viu, o envio do arquivo de remessa demanda bastante cuidado por parte da empresa e pode estar sujeito a erros se feito manualmente. Isso também ocupa um tempo do setor financeiro que poderia ser utilizado em outras atividades de planejamento e decisão.

Nesse sentido, é importante que o processo seja feito de forma automática. Isso evita que a equipe financeira se preocupe em acessar o internet banking de cada banco ou passe por atrasos devido ao recebimento e conferência dos arquivos bancários, à instabilidade dos aplicativos para envio etc.

Para tanto, uma alternativa é contar com uma solução de conciliação bancária que ofereça maior controle e transparência em todas as suas transações. Com a Equals, você poderá otimizar a rotina da sua empresa, contando com maior agilidade por meio da tecnologia.

Os processos se tornam automatizados, bem como todas as rotinas do setor financeiro. Isso inclui baixar e enviar os arquivos de remessas, o que centraliza todas as informações bancárias em uma única plataforma.

Para trazer ainda mais benefícios, o sistema é 100% online, garantindo acessibilidade e segurança para todas as transações da sua empresa. Aproveite para montar relatórios flexíveis com o auxílio dos diversos filtros disponibilizados pelo sistema.

Agora você sabe que o arquivo remessa auxilia a comunicação entre o banco, o cliente e o setor financeiro, seguindo os padrões estabelecidos pela Febraban. Assim, é possível garantir todos os registros antes do pagamento, resultando em segurança ao processo.

Quer saber mais sobre os benefícios da Equals? Acesse o nosso site e confira mais informações!