Toda empresa precisa lidar com diferentes tipos de documentos para operar corretamente e evitar problemas com as autoridades fiscais. Nesse contexto, está a nota fiscal de entrada — você sabe o que ela é e quando deve ser emitida?

Quando uma empresa realiza uma venda no Brasil, ela tem que emitir uma nota fiscal para prestar contas à Receita Federal e comprovar a transação. No entanto, o que nem todos sabem é que também pode ser necessário gerar um documento para itens que entram e são movimentados no estoque.

Neste artigo, descubra mais sobre essa categoria de nota fiscal e entenda em quais casos uma companhia deve realizar a sua emissão!

O que é e como funciona a nota fiscal de entrada?

A nota fiscal de entrada é um documento que atesta a admissão ou a movimentação de produtos e matérias-primas no estoque de um negócio. Ela é de grande relevância para empresas por ser utilizada para fins contábeis, fiscais e gerenciais.

Na prática, essa nota fiscal serve para comprovar que determinado item entrou no estoque da empresa, seja por conta de uma compra, devolução ou retorno. Dessa maneira, ela garante o registro correto do fluxo de ingressos de mercadorias, além de colaborar para a gestão do negócio.

Normalmente, o fornecedor de uma mercadoria ou matéria-prima é quem emite a nota fiscal de entrada. Em seguida, a empresa envolvida na transação recebe o documento junto dos itens adquiridos, registra-o em seu sistema e o armazena. Esse é o funcionamento básico da operação.

Porém, há casos em que a própria companhia deve gerar essa nota — por exemplo, quando o fornecedor é isento de emitir o documento. Assim, é importante que as empresas entendam a questão em detalhes.

Vale observar que a emissão desse tipo de nota fiscal é gratuita e realizada online — tornando o processo mais prático. Além disso, o documento pode ser gerado retroativamente. Entretanto, o ideal é fazer o processo na data de entrada ou de devolução da mercadoria para evitar esquecimentos.

Uma forma de reduzir as chances de erros e outros problemas é contar com um software de gestão. A ferramenta possibilita realizar diversas automações e integrações que otimizam a emissão de notas fiscais, o pagamento de impostos e o controle financeiro da empresa em geral.

Quando é preciso emitir a nota fiscal de entrada?

A nota fiscal de entrada é um documento que deve ser emitido em circunstâncias específicas. Confira quais são elas!

Devolução de mercadorias

Quando um cliente compra um produto e o devolve porque ele não atendeu às suas expectativas ou necessidades, a companhia precisa emitir uma nota fiscal de entrada. A razão é que a mercadoria que havia sido vendida retornou ao estoque.

Assim, a empresa deve cancelar a transação de venda — afinal, ela foi anulada com a devolução do produto — e emitir a nota de entrada. Esse é um dos casos mais comuns de geração desse tipo de documento.

Compra de produtos importados

Outra situação que demanda emitir nota fiscal de entrada é a aquisição de matérias-primas, máquinas ou equipamentos do exterior. Pelo fato de os itens terem uma origem em outro país, o documento deve ser gerado para registrar o ingresso do produto ao estoque da companhia.

Embora nesse tipo de operação o fornecedor geralmente emita um invoice, esse documento não é aceito pela Receita Federal por não ser válido legalmente no território nacional. Desse modo, a empresa que fez a compra tem que emitir a nota fiscal de entrada.

Retorno de industrialização

Mais uma circunstância em que a nota fiscal de entrada é necessária envolve retornos de industrialização. Eles ocorrem quando uma mercadoria é enviada a terceiros para transformação, acabamento ou montagem, por exemplo, e depois volta à empresa.

O processo costuma ser comum em fábricas e indústrias. Em ambos, a empresa (encomendante) envia matérias-primas ou produtos semiacabados a um industrializador. Por sua vez, ele realiza os procedimentos exigidos e devolve as mercadorias finalizadas.

Saída de produto do estoque sem objetivo de vendas

Além das situações anteriores, é preciso emitir a nota fiscal de entrada quando um produto sai do estoque da empresa sem ter o objetivo de concretizar vendas e depois retorna. Isso normalmente acontece em circunstâncias específicas.

Alguns exemplos são:

• quando a mercadoria é utilizada para exposição em feiras;
• quando o produto é usado para demonstração prática em eventos;
• quando o item é levado para o conserto.

Após a realização da feira, evento ou conserto, o produto retorna ao estoque do negócio. Logo, deve-se emitir a nota fiscal de entrada.

Aquisição de produtos em leilão do poder público

Outra situação que requer a emissão de nota fiscal de entrada é a compra de mercadorias em leilões realizados por órgãos públicos. Nesse caso, a geração do documento regulariza a compra perante o Fisco.

Qual é a diferença entre nota fiscal de entrada e de saída?

Por fim, é válido falar sobre um assunto que pode gerar dúvidas ou confusões: a diferença entre nota fiscal de entrada e de saída. Ambas abrangem tanto a comercialização de produtos quanto a prestação de serviços, mas o principal ponto que distingue cada documento é a sua finalidade.

Enquanto o primeiro tipo de nota registra entradas e retornos de mercadorias ao estoque da empresa, o segundo envolve vendas. Vale ressaltar que os dois documentos são de grande relevância para os negócios.

Eles oferecem um histórico do que entra e sai da companhia, colaborando para uma gestão mais eficiente. Adicionalmente, as notas garantem que todas as transações sejam registradas corretamente para o pagamento de impostos e auditorias fiscais.

Como visto, a nota fiscal de entrada é um documento valioso para a gestão financeira e empresarial de um negócio. Por meio dela, companhias conseguem ter um melhor controle sobre o seu estoque e evitar problemas com a Receita Federal. Portanto, é fundamental emiti-la quando for necessário.

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