Além da busca por estratégias de crescimento e viabilidade de investimentos, uma das responsabilidades mais relevantes do financeiro das empresas é o controle das despesas administrativas. Esse é um processo fundamental pensando na sustentabilidade da operação.

Afinal, quando os gastos estão sob controle, a companhia pode ganhar eficiência e ainda conseguir ter mais estrutura para fazer investimentos estratégicos. Contudo, esse processo administrativo costuma envolver certos desafios.

Quer saber como controlar as despesas administrativas e manter a saúde financeira empresarial? Então siga a leitura deste artigo!

Quais as principais despesas administrativas de uma empresa?

As despesas administrativas são os gastos de uma organização referentes ao processo de gestão e administração de suas atividades. Elas estão associadas ao funcionamento e à manutenção de todo o aparato administrativo da empresa.

O objetivo dessas despesas é garantir que as operações ocorram de maneira eficiente. É importante pontuar que elas não estão diretamente ligadas à produção de bens ou serviços, mas são primordiais para o funcionamento geral da companhia.

Entre as principais despesas administrativas estão:

• salários e benefícios: custos associados aos recebimentos e encargos sociais dos colaboradores da empresa, de diretores a estagiários;
• aluguel e manutenção de escritórios: relacionadas ao espaço de trabalho, incluindo aluguel, serviços públicos, manutenção e limpeza do ambiente;
• material de escritório e suprimentos: gastos com papel, canetas, água e demais materiais de uso diário;
• serviços: pagamentos de eletricidade, água, gás e internet, por exemplo;
• locomoção e representação: gastos associados a viagens de negócios, hospedagem, refeições e entretenimento para representantes da empresa;
• despesas legais e contábeis: honorários de advogados, contadores e outros profissionais envolvidos em questões relacionadas.

Por que é importante controlar os gastos?

Como você viu, há diversos gastos administrativos envolvidos no cotidiano de uma companhia. A seguir, veja por que é tão relevante ter controle sobre eles!

Sustentabilidade para a operação

Um controle eficiente de despesas contribui para a sustentabilidade financeira do negócio. A prática assegura que ele possa atender suas obrigações financeiras, pagar fornecedores e funcionários, além de cumprir suas responsabilidades fiscais.

Isso acontece porque o controle ajuda a evitar situações de falta de caixa, endividamento excessivo e crises. Uma empresa financeiramente estável costuma estar mais bem preparada para enfrentar desafios econômicos imprevistos.

Ainda, o controle contínuo de despesas é vital para a sustentabilidade a longo prazo. Ele colabora para a organização a manter uma gestão financeira equilibrada, evitando o esgotamento de recursos e garantindo que ela possa operar de maneira sustentável ao longo do tempo.

Controle de riscos

Junto ao ponto da sustentabilidade, o controle das despesas administrativas é vital na mitigação de riscos. Ao monitorar de perto os gastos, as empresas conseguem identificar e eliminar áreas de desperdício financeiro, reduzindo a exposição a gastos desnecessários.

Ter um controle eficiente de despesas também permite que a companhia reserve capital para emergências. Assim, esse colchão financeiro pode ser usado para lidar com imprevistos, como crises econômicas ou problemas operacionais inesperados.

Além disso, despesas descontroladas podem levar a um aumento do endividamento. Ele representa um risco significativo para a estabilidade financeira do negócio, que pode caminhar para uma situação insustentável.

Eficiência operacional

O controle de gastos ainda oportuniza que as empresas identifiquem e eliminem despesas desnecessárias. Dessa maneira, revisando e analisando regularmente os custos, as organizações podem evitar o desperdício de recursos em áreas que não agregam valor ao negócio.

Ademais, ao examinar de perto os gastos, as companhias muitas vezes identificam oportunidades de otimização de processos. Como resultado, elas podem fazer uma reestruturação eficiente de operações internas e melhorar a produtividade.

Aproveitamento de oportunidades

Também é importante destacar que o controle de despesas permite que as empresas estejam em uma melhor posição para aproveitar oportunidades no mercado. Isso ocorre porque organizações assim tendem a ser mais ágeis e adaptáveis.

Logo, se houver mudanças mais significativas no mercado ou o surgimento de novas tendências, o processo de tomada de decisão costuma levar menos tempo — sem deixar de ser racional. Desse modo, esses negócios podem ganhar destaque em seus mercados.

Como manter as despesas sob controle?

Até aqui, você entendeu a importância de manter as despesas sob controle. Agora, confira como é possível colocar o processo em prática!

Analise as despesas administrativas

O primeiro passo é verificar como os recursos financeiros são aplicados. Então classifique as despesas administrativas em categorias específicas, como salários, aluguel e material de escritório, entre outras.

O processo de identificação pode ser feito por meio de uma análise dos registros financeiros da empresa, como extratos bancários, notas fiscais e recibos. Já a distribuição em categorias ajudará a entender melhor os gastos da companhia e a identificar oportunidades de redução de custos.

Elabore um orçamento de despesas

Depois, avance para elaborar um orçamento. Ele deve ser detalhado, incluindo todas as despesas previstas. Também estabeleça metas realistas de gastos e cortes e alinhe esse plano com os objetivos estratégicos da empresa.

O orçamento ajudará, por exemplo, na hora de estimar os gastos futuros. Para tanto, é possível utilizar uma combinação de métodos, como análise de tendências e de cenário, bem como benchmarking.

Após isso, é preciso definir metas de redução de custos, pensando na sustentabilidade da operação e na eficiência. Por isso, a classificação dos gastos é tão importante, minimizando o corte de despesas que seriam essenciais.

Otimize os processos de gestão financeira

Por fim, busque estratégias para otimizar os processos de gestão financeira da companhia. Nesse sentido, implemente ferramentas que facilitem o controle de despesas, permitindo o monitoramento em tempo real e a categorização eficiente de todas as transações.

Isso é possível, por exemplo, com o uso de um software de gestão financeira. Ele pode automatizar tarefas rotineiras, reduzindo erros e economizando tempo.

Esse tipo de ferramenta também costuma gerar relatórios em tempo real mostrando a situação financeira da organização. Ainda, os dados gerados são relevantes para a visualização das despesas e para a tomada de decisões estratégicas.

Como você acompanhou, o controle das despesas administrativas é uma tarefa de grande importância para empresas buscando mais eficiência e sustentabilidade. Agora, vale a pena fazer um diagnóstico da realidade da organização para implementar as melhorias.

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