O controle eficaz de contas a pagar e receber é fundamental para a saúde financeira do negócio. Esses dois componentes permitem que os administradores estimem os ganhos e as despesas operacionais.

Portanto, conhecer e administrar de modo eficiente as contas otimiza a visão da empresa. Quando a prática é feita de forma organizada, a gestão consegue contar com uma base de dados sólida e confiável para tomar decisões e estipular estratégias.

Quer saber como manter uma boa gestão de contas a pagar e receber? Prossiga a leitura para entender a importância de mantê-las em ordem!

O que são contas a pagar e a receber?

As contas a pagar e a receber são quantias que entram e saem de uma empresa em um período específico. Assim, estão inseridas nessas categorias todas as movimentações de caixa, diferenciadas pelo destino e pela origem do dinheiro.

Os custos e despesas de uma empresa são as contas a pagar. Aqui, são consideradas as movimentações operacionais diárias e já esperadas, além de imprevistos e outros gastos. Alguns exemplos são impostos, taxas, contas, aluguel, fornecedores, manutenções e salários.

Por outro lado, as contas a receber representam o faturamento de um negócio, incluindo valores independentemente do prazo e da origem. Elas são classificadas conforme os produtos ou serviços comercializados, bens e direitos ou rendimentos de investimentos.

Por que é importante manter uma boa administração dessas contas?

Você viu o que cada uma dessas contas representa e como elas se diferenciam. Nesse cenário, ter um controle adequado das entradas e saídas contribui para a empresa tomar decisões estratégicas.

Com a medida, a gestão consegue fazer movimentações que otimizam o capital de giro e favorecem o crescimento da companhia, como investimentos e aquisições de equipamentos. Conhecer os valores a pagar e receber ainda possibilita identificar quando é necessário obter crédito.

Além disso, os registros de recursos recebidos podem orientar a administração quanto ao comportamento do público, suas preferências e outras características. Desse modo, há como elaborar estratégias e metas de vendas mais personalizadas.

Quando o controle dessas contas não é feito de maneira adequada, a empresa pode ser afetada por prejuízos e crises. Logo, a ineficiência da gestão pode ser percebida tanto pelos colaboradores quanto pelo público.

Como consequência, há risco de a companhia ter sua participação de mercado reduzida e ser malvista pelos consumidores. Isso ocorre porque é preciso haver dinheiro suficiente para ela arcar com os custos de seus departamentos e operações.

Então como fazer uma gestão eficiente dessas contas?

Como você aprendeu, uma empresa precisa manter a boa administração das contas a pagar e receber para ter saúde financeira. Para alcançar o objetivo com eficácia, vale a pena estar atento a algumas etapas e ferramentas.

Veja, a seguir, as principais maneiras de fazer a gestão adequada das contas!

Tenha registros das despesas e receitas

Uma das formas de manter a boa organização das contas é ter as movimentações de caixa registradas. A prática deve incluir os ciclos de entradas e saídas de recursos da companhia. Portanto, é interessante incentivar a equipe a organizar dados confiáveis que permitirão uma análise aprofundada da situação financeira.

Elabore um fluxo de caixa projetado

Com esses registros em mãos e conhecendo as despesas e receitas futuras, elabore um fluxo de caixa projetado. Ele permite fazer uma avaliação mais completa das condições financeiras da empresa, identificando os períodos com maior volume de entradas ou saídas de recursos.

Assim, há como elaborar projeções com base nos históricos da empresa — facilitando ações estratégicas. A partir desse entendimento, existe a possibilidade de provisionar um montante para os momentos mais importantes.

Fique atento aos índices de inadimplência

Os índices de inadimplência da companhia sinalizam prejuízos e o comportamento dos consumidores com relação a sua marca. Logo, os responsáveis pela manutenção das contas devem ser ágeis para cobrar os clientes que têm débitos em aberto.

Ainda, a taxa de recuperação dos valores precisa ser monitorada para averiguar as estratégias de cobrança e prazos de pagamento. As informações sobre a inadimplência podem ser usadas para identificar possíveis mudanças e otimizações nas operações da empresa.

Por exemplo, há possibilidade de os clientes terem enfrentado dificuldades em quitar um débito em decorrência de problemas no sistema. Então visualizar as correções necessárias permite melhorar o fluxo financeiro.

Identifique e centralize os custos

A metodologia de dividir os custos em centros (CC) organizados por setores é uma forma eficaz de fazer o controle das contas a pagar e receber. Esse é também um modo de reconhecer as áreas com maior ou menor demanda financeira.

A gestão tem a chance de estipular centros de custos administrativos, de produção, financeiros ou destinados ao marketing, por exemplo. O modelo facilita o entendimento dos gastos que podem ser reduzidos ou dos investimentos que serão feitos para determinadas áreas.

Utilize ferramentas de gestão financeira

Para facilitar o acesso aos dados registrados pelas equipes responsáveis nas etapas anteriores, é válido usar recursos como sistemas de gestão financeira. O mecanismo auxilia na inclusão, visualização e análise das informações.

A ferramenta facilita o monitoramento de clientes inadimplentes, além de proporcionar descrições mais detalhadas de cada consumidor. Ela também otimiza a categorização de custos e despesas e, consequentemente, das contas a pagar e receber.

Conte com uma gestão automatizada

Outro mecanismo que otimiza as estratégias de organização financeira da empresa é a plataforma da Equals. Ela segue padrões de segurança internacionais e tem estrutura para atender a companhias que lidam com diversos meios de pagamento de modo transparente.

Cada venda é identificada e rastreada, logo, a empresa tem controle sobre todos os eventos relacionados às negociações. Além disso, os processos são padronizados e relatórios são fornecidos em tempo real, podendo ser analisados a qualquer momento.

Neste post, você pôde compreender o conceito de contas a pagar e receber, sua importância em uma companhia e como manter sua gestão eficaz. Com uma plataforma para organização financeira, fica mais fácil acessar as informações que aprimoram a administração estratégica da empresa.

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