Em busca de melhores resultados, as empresas usam ferramentas tecnológicas para otimizar as atividades e se destacar no mercado. Isso ocorre porque a tecnologia automatiza serviços e ajuda as equipes a serem mais produtivas.

Nesse contexto, o software contábil é uma tendência forte no setor financeiro de uma companhia. Ele torna os processos mais rápidos, dinâmicos e seguros, trazendo recursos eficazes para a realização de tarefas diárias.

Você deseja saber como funciona o software contábil e quais benefícios ele proporciona ao negócio? Continue lendo e descubra as características dessa ferramenta!

O que é um software contábil?

O software contábil é um programa que facilita a criação de uma boa rotina no setor financeiro de uma empresa. Ele traz soluções tecnológicas para aprimorar processos internos e potencializar as ações dos profissionais do setor.

Para exemplificar, algumas funcionalidades comuns nesse tipo de sistema são:

• cadastro de clientes;
• armazenamento de dados e arquivos;
• manutenção de método de comunicação interna;
• emissão nota fiscal eletrônica (NF-e) e nota fiscal eletrônica de serviço (NFS-e);
• controle financeiro completo;
• acompanhamento de prazos.

Cada plataforma apresenta funções específicas, então é preciso verificar quais são as necessidades da companhia e as soluções apresentadas antes de efetuar a contratação.

Quais são os benefícios dessa ferramenta para as empresas?

Agora que você entendeu o funcionamento de um software contábil, é importante saber as vantagens de implementá-lo. Por exemplo, com a solução, o setor diminui as falhas que geram prejuízos, pois todas as informações — dos clientes e da empresa — são facilmente acessadas.

A seguir, veja outras vantagens de contar com essa tecnologia!

Centralizar dados

Diariamente, uma companhia trabalha com muitos documentos e dados. No setor financeiro e contábil, muitas vezes são utilizadas soluções isoladas e que não favorecem a organização. Como solução, o software integraliza as informações, facilitando localizar e manusear a documentação.

Isso também colabora para desenvolver a comunicação entre diferentes setores. Ao ter os dados registrados em apenas um lugar, as possibilidades de perda ou desencontro de informações é menor. Assim, os processos se integram em uma só plataforma.

Outro ponto relevante da centralização é a diminuição das chances de criar cadastros duplicados ou atualizar informações erroneamente. No software, os materiais são reunidos e ficam acessíveis para toda a equipe, conforme as autorizações concedidas, evitando a duplicidade.

Aumentar a produtividade

Como você viu, centralizar informações faz com que a comunicação interna e o fluxo de atividades sejam otimizados. Isso significa simplificar a troca de dados entre setores para dar andamento às tarefas, encontrar soluções para problemas ou elaborar projetos.

Desse modo, a disponibilidade dos documentos e dados na plataforma evita a perda de tempo causada pela procura ou tratamento de dados já atualizados anteriormente. Essas mudanças na rotina refletem positivamente na produtividade do time.

Por exemplo, a contabilidade da empresa envolve uma série de relatórios e obrigações que devem ser observadas. Com a ferramenta, realizar esses processos se torna muito mais simples e rápido, ao mesmo tempo que reduz as chances de erros.

Aprimorar a gestão financeira

A gestão financeira também é beneficiada com um software contábil. Com a integração de informações e recursos tecnológicos, é possível controlar pagamentos, conferir valores recebidos e fazer planejamentos e orçamentos de modo mais efetivo.

Com menos falhas e automatizando as tarefas burocráticas, o gestor tem uma visão realista das finanças, com tempo para planejar e investir em novas ações. Do mesmo modo, há menos riscos de ter problemas no cumprimento das obrigações.

Proteger as informações

Por fim, é interessante ressaltar que a centralização é uma maneira de manter a segurança dos dados. Apenas pessoas autorizadas têm acesso às informações e podem adicionar ou atualizar o material.

Portanto, a confidencialidade proporcionada pelo software é um ponto forte que deve ser considerado, já que aumenta a proteção de toda a operação.

Quais são os sinais de que o setor financeiro precisa de um software?

Você já compreendeu as vantagens do software contábil. Porém, a realidade de cada empresa é diferente, sendo necessário conhecer e identificar os indícios para saber se o setor financeiro precisa realmente dessa ferramenta.

Confira quais são os principais sinais!

Colaboradores com desencontro de informações

Caso os funcionários estejam realizando ações desalinhadas, sem que a comunicação interna esteja funcionando, vale a pena implementar o software. A equipe deve estar alinhada para que a rotina flua corretamente — e, para isso, eles devem ter acesso às informações necessárias ao trabalho.

Na prática, o sistema disponibiliza os dados na hora em que o colaborador precisa, sem depender de outras pessoas ou ter que marcar reuniões. Dessa maneira, a produtividade aumenta e o setor financeiro consegue melhores resultados.

Além disso, com um software, o acesso aos documentos com a ferramenta pode ser feito online, de qualquer lugar ou horário. Logo, quem trabalha remotamente tem as mesmas informações do que os trabalhadores presenciais, por exemplo.

Gestão financeira com falhas

Uma gestão que não possui domínio dos dados financeiros pode trazer prejuízos graves para a empresa. Erros em relatórios contábeis ou no momento de enviar informações ao Fisco podem gerar grandes prejuízos ao negócio.

O software é uma alternativa de mudar esse cenário. Com ele, o gestor terá condições de acessar e controlar as reais informações financeiras e tomar decisões baseadas nelas. Do mesmo modo, a empresa terá facilidade em cumprir as obrigações contábeis.

Gasto desnecessário de tempo

A automatização de atividades contribui para que os colaboradores não gastem tempo com burocracias simples de serem resolvidas. Em vez de passar os dados um a um em planilhas ou arquivos, o software soluciona a questão e traz mais praticidade.

Dessa forma, o tempo pode ser direcionado a projetos ou outros assuntos significativos. Isso alivia o setor e permite desenvolver as tarefas diárias de maneira otimizada.

Como escolher o software contábil adequado para o negócio?

Considerando as vantagens que ele oferece, vale a pena saber como selecionar o software contábil que atenda as demandas da empresa. Nesse sentido, é interessante começar definindo quais são as funcionalidades que ele pode oferecer, como:

• fluxo de caixa;
• controle de vendas e cancelamentos;
• conciliação bancária;
• emissão de notas fiscais e relatórios;
• integração com outros sistemas de gestão financeira.

Também é importante escolher um sistema de fácil utilização. Depois, convém pesquisar qual é o tipo de suporte prestado pela empresa que o fornece. Isso porque é comum precisar de atualizações ou resolver algum erro. Logo, vale a pena garantir que haja uma assistência especializada.

Por fim, a dica é analisar o custo-benefício considerando os recursos oferecidos pelo software. Para tanto, compare preços e funções de algumas alternativas. A partir disso, o ideal é escolher uma opção que agilize os processos, previna erros e automatize tarefas com um valor coerente ao orçamento empresarial.

Neste artigo, você aprendeu como funciona um software contábil e como ele é benéfico para um negócio. Agora, há como definir quais são as etapas que precisam de otimização no setor financeiro e buscar a ferramenta que atenda às necessidades da área.

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