Entretanto, essas ferramentas apresentam limitações significativas quanto ao seu potencial de utilização. Nesse sentido, depender das planilhas financeiras pode trazer desvantagens e até riscos para a operação da empresa.

Quer saber mais sobre o tema? Neste artigo, você conhecerá 5 dos principais riscos de controlar as finanças da empresa com planilhas e entenderá como substituí-las.

Confira!

O que são planilhas financeiras?

Como o próprio nome sugere, as planilhas financeiras são documentos que reúnem informações sobre os recursos da empresa. Nelas, é possível adicionar os principais dados relativos às movimentações que a organização realiza.

Geralmente, as planilhas são gratuitas e de fácil utilização. Ademais, elas podem ser criadas em ferramentas comuns, como o Excel e existem diversos templates adaptáveis, conforme as necessidades da empresa.

Qual a importância de um bom controle financeiro?

Antes de saber quais são os riscos de depender das planilhas para o controle financeiro, vale lembrar em que consiste a prática na empresa. Nesse sentido, o controle financeiro é o conjunto de práticas internas voltadas à gestão de recursos da organização.

Logo, tarefas como administrar o fluxo de caixa, acompanhar as contas a pagar e a receber e realizar investimentos são exemplos de atividades que compõem esse controle.

Então ele é indispensável para uma gestão eficaz, já que permite saber como está a saúde financeira da empresa. Além disso, um bom controle financeiro colabora para tomar decisões mais inteligentes, contribuindo para o crescimento da organização.

Quais os 5 riscos de utilizar planilhas financeiras na empresa?

Como você viu, fazer um bom controle financeiro é uma das práticas mais importantes para manter a operação da empresa saudável. No entanto, fazê-lo por meio de planilhas financeiras traz riscos à organização, o que pode prejudicar o negócio.

Confira quais são os 5 principais riscos que podem surgir!

1. Insegurança para os dados

Em primeiro lugar, as planilhas financeiras são alternativas inadequadas para a proteção dos dados. Afinal, caso elas sejam acessadas por muitas pessoas, há mais riscos de alterar as informações presentes indevidamente e impactar a qualidade do controle financeiro.

Ademais, a falta de segurança existe porque podem acontecer problemas com o computador ou HD onde as informações estão armazenadas. Assim, existe o risco de perder o material repleto de dados sensíveis e relevantes para a empresa.

Por fim, ao usar planilhas, o controle financeiro da organização ficará mais vulnerável à ação de hackers. Isso acontece porque esses documentos não costumam apresentar mecanismos de segurança eficazes de prevenção contra ataques virtuais.

2. Dificuldade para organizar as informações

As planilhas também podem trazer riscos para organizar as informações. O motivo é que a classificação dos dados ocorre de modo manual. Logo, aumentam as chances de usar métodos equivocados, cometer erros de digitação ou outros equívocos no processo.

Além disso, a partir do momento em que as planilhas são compartilhadas com outros membros, existe o risco de acontecerem mudanças nas fórmulas programadas. Desse modo, toda a qualidade do material pode sofrer impactos.

3. Perda de produtividade

Até aqui, você entendeu que a alimentação das informações das planilhas financeiras será totalmente manual. Ou seja, é necessário que os colaboradores se organizem para adicionar os dados regularmente.

Ademais, será necessário que todas as informações presentes respeitem as fórmulas já presentes na planilha. Afinal, o cálculo rápido será importante para a análise posterior das informações.

Dessa maneira, depender das planilhas para o controle financeiro afetará a produtividade da equipe. Com essa prática, os processos internos podem ficar mais lentos e a empresa pode perder potencial no campo estratégico, visto que muitos profissionais se dedicarão às tarefas manuais.

4. Maiores chances de erros

As planilhas de controle financeiro também aumentam as chances de ocorrerem erros. Afinal, há a dependência da adição de informações manualmente, sem a integração com outros sistemas.

Logo, existem a chances de os profissionais responsáveis por alimentar o material incluírem informações erradas ou mesmo de se esquecerem de adicionar números relevantes. Esse cenário aumenta significativamente a insegurança do controle financeiro.

5. Desafios para a tomada de decisão

O quinto risco de recorrer às planilhas financeiras para o controle das finanças corporativas é ter dificuldades para tomar boas decisões. Isso porque o conhecimento sobre a saúde financeira da organização é essencial para fazer planejamentos coesos e eficientes.

Em vista disso, os gestores precisam ter em mãos dados concretos e atualizados sobre os recursos e a situação da companhia. Ademais, contar com relatórios e acompanhar indicadores financeiros colabora para uma boa tomada de decisão.

No entanto, foi possível aprender que as planilhas são alimentadas de maneira manual e não apresentam integração com outras ferramentas de controle. Logo, aumentam as chances de os gestores receberem dados incorretos para analisar.

Além disso, caso haja a necessidade de produzir relatórios e dashboards, o processo também será manual. Desse modo, a produtividade da empresa é afetada negativamente.

Como substituir as planilhas?

Entendeu quais são os principais riscos de ainda usar planilhas financeiras? Então é interessante saber como substituí-las na empresa e adotar métodos mais efetivos para o controle financeiro.

Para tanto, uma das principais soluções é buscar um ERP financeiro. Esse é um sistema de gestão que automatiza diversas tarefas com um nível maior de eficiência e confiabilidade.

Ou seja, movimentações financeiras, controle de contas e diversas outras atividades estarão integradas em uma só ferramenta. Logo, é possível concentrar os dados financeiros em um só lugar, gerando mais eficiência para as operações do negócio.

O ERP financeiro também pode oferecer diversos relatórios em tempo real. Assim, no momento de tomar decisões, há como ter dados sólidos e atualizados para fundamentá-las.

Além do ERP, a empresa pode optar pelo business process outsourcing ou BPO financeiro. Ele consiste em transferir a gestão financeira para uma equipe terceirizada. Assim, é possível focar na atividade-fim do negócio, sem deixar de cuidar das finanças corporativas.

Neste artigo, você entendeu que, apesar de parecerem positivas em um primeiro momento, as planilhas financeiras podem trazer 5 riscos graves para a empresa. Por isso, é interessante buscar alternativas para substituí-las, como um ERP ou mesmo o BPO financeiro.

Quer otimizar a gestão financeira da organização? Conheça a nossa ferramenta da Equals e veja como podemos auxiliar!