As organizações costumam preparar um planejamento de orçamento com alguns meses de antecedência – geralmente quando se entra no mês de agosto. Principalmente em uma época de muitas incertezas, como o ano de 2020 apresentou com a crise do novo coronavírus, ser mais ágil na tomada de decisões requer forte adaptação a mudanças com um planejamento orçamentário cada vez mais estratégico e organizado.

Em setembro de 2020, a McKinsey&Company divulgou os resultados de uma pesquisa com 127 CFO’s e constatou que a postura “reativa” durante os meses a fio cheios de improvisos no orçamento de empresas precisa dar lugar a combinação de realocação estratégica de recursos. Por outro lado, os mesmos profissionais estão cientes de que processos manuais não são mais capazes de resolver problemas antigos. Novos desafios exigem novas soluções com maior flexibilidade e personalização.

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A McKinsey&Company observa que até mesmo dentro de um mesmo setor, houve empresas que tiveram resultados muito diferentes, como no varejo. Enquanto o varejo alimentar tem apresentado ótimos resultados durante a pandemia da covid-19, lojas de departamento foram muito afetadas pela crise. No entanto, um fato é comum a todas as empresas, independentemente do setor de atuação: há necessidade de um controle mais rápido e eficiente sobre a gestão financeira. 

Considerando as mudanças constantes no ano que passou, o planejamento de orçamento perfeito não existe. O que pode existir é um aprimoramento do processo desse planejamento orçamentário.

Planejamento de orçamento: 5 pontos que todo CFO precisa observar em 2021

As 5 etapas a seguir foram definidas pela McKinsey&Company para que os CFO’s possam observar pontos fundamentais em seus processos de planejamento de orçamento para 2021.

1. Cenários de teste de estresse e suposições para combater a incerteza

Antes de tudo, é necessário fazer um alinhamento de expectativas sobre as decisões que foram tomadas e quais resultados foram obtidos com elas. Principalmente para departamentos que trabalham muito juntos, como marketing e vendas, estar ciente dessa revisão é crítico para todo o negócio. Porque ninguém vai querer tomar uma decisão errada novamente. 

O papel do time financeiro nessa etapa é dizer qual dos cenários projetados para a organização se concretizou e de que modo as iniciativas que tenham sido adotadas durante a pandemia impactaram o negócio no que se refere a volume de vendas, receita, preços etc. 

Como um teste de estresse é usado para testar os limites de uma situação e avaliar o comportamento dos envolvidos, observando se há falhas decorrentes dele, é também nesta primeira etapa que a alta gerência poderá realizar testes de estresse para avaliar se é benéfico investir em fusões, aquisições, parcerias etc. 

2. Reimagine o negócio com orçamento base zero para determinar os principais motivadores de negócios 

O orçamento base zero – por meio do qual as despesas devem sempre ser justificadas para cada período de orçamento – costuma ser rejeitado por empresas pela sua característica rígida quanto a microgestão. A analogia sobre unhas e custos precisarem ser cortados sempre se encaixa perfeitamente no orçamento base zero.

A crise fez com que a perspectiva de muitos líderes de negócios mudasse ao analisar os principais motivadores de negócios e de que modo a realocação de recursos poderia provocar em um acompanhamento melhor dos projetos, análise detalhada e estratégica de custos fixos e variáveis, preço e qualidade, além da visão mais apurada sobre riscos e oportunidades que vinham sendo perdidas. 

3. Contenha alguns gastos de forma centralizada para criar flexibilidade e opções nos orçamentos

Com a necessidade de haver orçamentos mais flexíveis, os projetos de uma empresa passam a ser divididos em fases e cada uma delas estará sujeita a receber ou não mais recursos. Essa abordagem facilita que os investimentos cheguem aos projetos certos mais rápido. 

Há empresas que incentivam seus líderes a aumentarem o investimento em determinados projetos. Quando isso acontece, uma pequena equipe – formada pelo CEO, CFO e o chefe de operações – se reúne todos os meses para avaliar, debater e determinar como realocar recursos. Os líderes exercem um papel forte de influenciadores para garantir o máximo de recursos em suas unidades; que são realocados por essa pequena equipe. 

4. Distribua talentos financeiros às áreas ou tópicos de maior prioridade para evitar o esgotamento da equipe 

Além do fechamento de caixa remoto, o home office trouxe muitos desafios para o departamento financeiro das empresas e, assim, fazer o controle financeiro manualmente com algumas limitações deixou o trabalho mais complexo e pode levar mais tempo para ser feito. Nesse cenário, a falta de automação implica fazer o controle financeiro por meio de variados sistemas para atender as demandas operacionais.

O papel do CFO é liderar com empatia, definir prioridades e comunicá-las com assertividade mencionando resultados esperados, prazos e análises. Esse alinhamento ajuda o CFO a encontrar oportunidades para acelerar tendências positivas e eliminar as negativas. 

5. Repense a tomada de decisões

A McKinsey&Company cita um exemplo de uma empresa que passou a ter um processo de tomada de decisão sobre a revisão mensal do ciclo de negócios bastante oneroso no início da quarentena. Os analistas dedicavam muito tempo preparando slides personalizados para reuniões com seus líderes. Mas ao contrário do que se esperava, o material mais confundia do que explicava; e as reuniões passaram a perder o foco.

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A solução foi definir um objetivo para a reunião e dividir a apresentação da revisão mensal do ciclo de negócios em duas partes: 

• Um conjunto de tendências que era enviado previamente para que as pessoas lessem antes de a reunião começar; 
• Um conjunto de variações de maior prioridade de riscos e oportunidades. 

As discussões levantadas passaram a ter foco nas unidades de negócios relevantes, as perguntas pendentes passaram a ser respondidas com base em dados pertinentes, KPI’s ajudaram o time a continuar caminhando na direção certa. Ou seja, o resultado foi mais produtividade para todos!

Qual é o seu plano?

A primeira observação que um CFO precisa fazer é verificar se está inserido em um time multifuncional, pois essa equipe vai realizar duas coisas vitais no começo do planejamento de orçamento:

• Revisão de cenários anteriores; 
• Iniciar o processo de planejamento orçamentário da alta gerência até os demais níveis hierárquicos. 

Desafiador e por isso mesmo jamais desanimador. 2020, esse ano inesperado acelerou tendências que estavam previstas para daqui a 5 ou 10 anos. Como você pretende liderar e tirar do papel seu planejamento de orçamento em 2021? Qual é o seu plano? Conta para a gente.