Fechamento de caixa: tudo que você precisa saber para fazê-lo com sucesso
3 dezembro 2018
O caixa é o coração financeiro de uma empresa. Por ele passam todos os valores movimentados entre receitas e despesas. É impossível ter uma boa gestão desses recursos sem recorrer ao fechamento de caixa.
Há uma série de controles necessários para manter a sustentabilidade financeira da empresa e a maior parte deles depende do correto fechamento do caixa. Esse é um procedimento que consiste na apuração dos valores movimentados para que outras etapas da gestão financeira possam ser realizadas.
Neste artigo, vamos explicar mais detalhadamente os passos que você precisa seguir para adotar procedimentos eficientes de fechamento de caixa. Confira!
O fechamento de caixa é parte da rotina diária na maioria das empresas. Esse é um procedimento adotado para conferir qual foi o saldo financeiro do dia e também para prevenir perdas.
Embora seja um procedimento rotineiro, nem todas as empresas seguem os mesmos métodos e cuidados na hora de fazê-lo. É aí que está a diferença entre ter a simples conferência e a gestão estratégica dos recursos financeiros da empresa.
Há muitos aspectos que precisam ser considerados quando falamos em fechamento. O primeiro é que boa parte das organizações não têm um único caixa para gerenciar e, sim, um conjunto de caixas que precisam ser apurados individualmente. Isso é comum entre redes varejistas. Aí já temos um ponto de atenção: a necessidade de criar rotinas e padrões de controle a serem seguidos por todas as lojas.
E, claro, será necessário centralizar todas as informações, posteriormente, para fazer a checagem geral. Por isso é fundamental desenvolver mecanismos para integrar dados. É o controle central que vai alinhar as movimentações de caixa à gestão financeira, confrontando projeções, fazendo a conciliação bancária e verificando aspectos que dependem de correção ou de outras medidas.
No final, o fechamento de caixa terá se configurado como um instrumento estratégico para o negócio. Agora, vamos explicar melhor todas as vantagens. Continue a leitura!
Toda empresa deve entender o fechamento de caixa como um processo estratégico para a gestão financeira. Isso independente do porte do empreendimento. Mesmo em pequenos e médios negócios é possível ir além da simples conferência de valores, fazendo análises mais aprofundadas e precisas sobre as movimentações financeiras da organização.
Vamos detalhar as vantagens ponto a ponto para facilitar a compreensão sobre o potencial do fechamento de caixa para sua empresa. Acompanhe os benefícios!
Em geral, o fechamento de caixa é feito diariamente tendo como principal objetivo a conferência da movimentação financeira realizada na data. Essa apuração é relativamente simples: basta conferir se todos os registros de entrada e saída de valores são compatíveis com o saldo obtido ao final do dia.
Dessa forma, vamos supor que a empresa tenha registrado a entrada de R$ 25 mil em caixa por meio de vendas à vista e, na mesma data, tenha pagado fornecedores, no montante de R$ 5 mil. Se ocorrerão somente essas espécies de movimentações, o saldo final terá que ser de R$ 20 mil.
Entretanto, não é raro que surjam outras formas de entrada de receitas, como pagamento de valores negociados a prazo ou de quantias que estavam pendentes por inadimplência.
Da mesma forma, outros tipos de retirada podem ter ocorrido, como pagamento de juros bancários — nesse caso, é frequentemente que essa movimentação passe despercebida no registro do fluxo de caixa, mas a saída de valor será efetivada em conta.
Note a importância de manter o registro preciso das operações. Por isso, mesmo sendo uma conferência simples, o fechamento de caixa depende da elaboração de rotinas padronizadas, para que nenhuma informação se perca ao longo do dia.
Como detalhamos no tópico anterior, existem diferentes tipos de operações de entrada de recursos no caixa da empresa. Empresas que fazem o registro adequado das transações financeiras conseguem entender melhor a preferência dos clientes ao escolherem as formas de pagamento.
E por quê isso é tão relevante? Por várias razões:
Movimentar caixa financeiro é uma atividade sujeita a riscos que podem surgir por falta de controle e registro das informações, mas também por fraudes ou furtos. Em qualquer uma das situações, são riscos sérios e que podem comprometer as finanças da empresa.
O controle rigoroso e cotidiano previne esse tipo de riscos. Quanto mais frequente for a conferência dos valores em relação aos registros, menores serão os riscos desse tipo de ocorrência. É por isso que muitos lojistas adotam procedimentos de fechamento de caixa mais de uma vez ao dia.
As divergências no saldo podem ser ocasionadas por retiradas não previstas e que não foram registradas. Outra ocorrência pode ser a prática de fraude no controle do caixa ou no registro das vendas. Se as inconsistências no saldo forem frequentes, é preciso investigar e corrigir o problema.
Ainda na prevenção de riscos, o controle auxilia a empresa na hora de definir qual será o valor destinado à quebra de caixa. Ela é a quantia destinada a ajudar a cobrir riscos assumidos pelo cobrador responsável.
Assim como o fechamento de caixa indica quais são as fontes de receita da organização, ele também registra o destino dos recursos. Ou seja, é possível acompanhar quais são as principais despesas da empresa e, também, se os custos estão aumentando ou não no decorrer de um determinado período.
E por falar em período, aí está outra vantagem estratégica de acompanhar o fechamento de caixa. Ele permite que a organização identifique os períodos em que ocorrem o maior ingresso de receitas e a maior retirada de recursos. O mesmo vale para verificar os prazos médios de pagamento e recebimento.
Para fazer um fechamento de caixa eficiente, a empresa precisa instituir os processos que precisam ser realizados diariamente. Confira o passo a passo a seguir.
A escolha do operador de caixa responsável pelo fechamento é um dos aspectos mais importantes. Todo o controle começa com a definição das responsabilidades. Ao escolher a pessoa que assumirá esse compromisso, leve em consideração seus conhecimentos e habilidades.
Esse é um cargo que requer profissionais disciplinados e que tenham domínio da situação, sabendo lidar bem com a pressão. A escolha também permite que a empresa invista em treinamento de acordo com as necessidades de capacitação do operador responsável pelo fechamento de caixa.
No início das operações o saldo de abertura precisa estar atualizado. Em geral, o saldo total já está definido desde o fechamento anterior. Mas é possível que seja necessário fazer reforço de caixa, um aporte que serve para garantir a capacidade de movimentação financeira.
Cada movimentação deve ser rigorosamente registrada. Destacamos principalmente os seguintes dados:
Ao final do dia, o operador precisa calcular todos os saldos. Entretanto, o recomendado é usar um sistema de controle que realize os cálculos em tempo real, a cada nova transação. Assim, na hora de fechar o caixa será necessário fazer apenas a conferência dos valores.
O controle das divergências também é importante para a gestão. Afinal de contas, manter o controle sobre inconsistências vai servir para corrigir falhas e identificar se elas são recorrentes, qual é a quantia média perdida etc. A diferença entre saldo e registros deve ser verificada com cuidado e registrada em um relatório para acompanhamento.
Todos esses procedimentos vão levar para o fechamento do caixa ao final do dia. É o momento de fazer a conferência entre o saldo e os valores registrados no controle. Dependendo da empresa e do tipo de negócio, pode ser necessário fazer fechamentos parciais ao longo do dia, como quando ocorre troca de turno. Ao fechar o caixa, deve se ter o cuidado em registrar o saldo para o dia seguinte.
O caixa precisa acompanhar diferentes informações para que seja possível fazer a apuração ao final do dia. Veja, a seguir, quais são esses elementos.
O fechamento de caixa deve conter todos os dados sobre as vendas realizadas para que as informações não se percam. No mínimo, esses três registros precisam ser feitos:
São todos os valores adicionados ao caixa para assegurar que todas as transações possam ser concretizadas ao longo do dia, especialmente a realização do troco nas vendas pagas em dinheiro.
As sangrias são os valores retirados do caixa no decorrer das operações diárias. Essas retiradas ocorrem, sobretudo, quando há grandes quantidades disponíveis. Por isso, não é uma retirada programada. Ela deve acontecer sempre que o operador considerar necessário. A sangria também é chamada de alívio de caixa.
É o campo em que deve ser registrada qualquer devolução ao caixa decorrente de uma retirada não prevista mas que precisa ser reposta.
Cada um dos campos mencionados anteriormente precisa ter o saldo calculado. Assim, o caixa terá saldos específicos relativos às vendas, aos reforços, às sangrias e às devoluções.
O campo que vai indicar o resultado final do caixa é o saldo total, em que são somados os saldos parciais.
O fechamento de caixa pode ser prejudicado pela ocorrência de falhas. Muitas vezes, os próprios operadores subestimam os riscos, deixando informações importantes passarem despercebidas. Conheça os principais erros a seguir.
Os erros de lançamento podem comprometer toda a análise do fechamento de caixa. Esse é o tipo de falha que ocorre quando os registros sobre as operações são feitos manualmente. Um número digitado errado, por exemplo, é suficiente para criar divergência entre relatórios financeiros e saldos efetivamente obtidos.
O pior é que nem sempre é fácil identificar onde está o problema para poder corrigi-lo. Investir em sistemas automatizados e em treinamento de pessoal ajuda a evitar esse erro.
Outro erro comum é a falta de registro sobre os valores retirados ou adicionados ao caixa. E, claro, o problema mais comum está justamente na primeira situação, quando ocorre a saída de recursos sem o devido controle.
Muitas vezes, a quantia é retirada para cobrir custos inesperados. O problema está em fazer sem registrar corretamente o valor e o motivo. Para evitar que isso ocorra, é importante fazer, logo na abertura, uma projeção precisa de todas as movimentações previstas para o dia. Só isso já evita algumas surpresas.
Entretanto, sabemos que imprevistos acontecem. Nesse caso, o ideal é que a empresa tenha uma reserva separada especificamente para essas ocasiões. Aí, em vez de retirar valores, deve-se utilizar recursos desse fundo para emergências. Dessa forma, o caixa das operações diárias não ficará prejudicado.
O mesmo cuidado com registros deve ser mantido quando são feitos reforços, ou seja, quando é colocado mais dinheiro no caixa.
Não podemos desconsiderar, também, os riscos de fraudes. Todo procedimento que envolve movimentação financeira está sujeito a isso, por isso os controles são tão importantes. E, nesse caso, estamos falando de uma conduta desonesta, que pode estar sendo praticada por funcionários.
A melhor forma de evitar esse tipo de ocorrência é estabelecer processos de controle, com conferências feitas por mais de uma pessoa. Assim, fica mais fácil identificar em qual etapa ocorreu o problema.
Observada a divergência, é preciso fazer uma apuração para verificar se o problema não decorre de um registro incorreto ou de falha humana comum, como entrega do troco a mais, por exemplo.
A empresa deve ficar alerta quando as divergências passam a ser corriqueiras. Nesse caso, vale a pena recorrer à auditoria financeira. Além de investigar a ocorrência de fraude, a auditoria vai fazer um mapeamento de todos os processos financeiros, ajudando a otimizar etapas e reforçar os mecanismos de controle.
Observe que os erros no controle do caixa estão, frequentemente, vinculados a falhas humanas. É o caso do registro incorreto ou que deixou de ser feito, do troco errado e até de desvios de conduta. Não é à toa que a automatização de processos é a grande aliada na prevenção desses riscos.
A automatização é obtida com a adoção de softwares de gestão que tornam mais ágil e preciso o controle do caixa, mas que também podem trazer soluções adicionais, como a integração de sistemas, gestão de recebíveis, entre outros aspectos. Entenda, a seguir, como as ferramentas tecnológicas podem favorecer o fechamento de caixa.
Um dos grandes desafios das empresas é centralizar todas as informações relativas ao caixa. Organizações que têm muitas filiais ou que têm um grande conjunto de caixas (como ocorre nas redes varejistas) dificilmente terão um bom controle das movimentações financeiras sem o uso de softwares.
Os custos e os riscos de fazer o fechamento de caixa de forma manual, nesses casos, é ainda maior. Mas mesmo empreendimentos de menor porte precisam buscar ferramentas que otimizem os controles. Operar com perdas não é uma opção.
A opção mais recomendada é adotar um sistema de controle do caixa que seja capaz de atualizar as informações em tempo real, que integre os dados e que realize conferências automáticas. Isso vai poupar tempo e recursos que seriam gastos com o controle manual.
Empresas que utilizam sistema integrado de gestão (ERP, do termo em inglês Enterprise Resource Planning) podem adotar soluções que integrem o controle de caixa ao software.
A integração entre os diferentes sistemas vai permitir que as conciliações e baixas sejam replicadas automaticamente ao ERP, economizando tempo de processamento, controle e gestão.
Os cancelamentos e chargebacks são outros eventos que podem interferir no resultado do caixa. São situações que precisam ser controladas para evitar prejuízos maiores. Nesse caso, também existem soluções que podem ser integradas ao controle de caixa.
O programa deve ser capaz de acompanhar em tempo real todas as solicitações de cancelamento junto às adquirentes, confrontando o chargeback com a operação de venda efetivada. Fazer esse procedimento com agilidade é fundamental para contestar o pedido quando necessário, evitando, assim, prejuízos.
No controle do fluxo de caixa, o ideal é adotar uma ferramenta que exiba todas as informações sobre as movimentações financeiras em um painel de controle.
Hoje, é possível, inclusive, utilizar aplicativos que apresentam os dados em tempo real em dispositivos móveis. O empreendedor, nesse caso, pode manter o controle do caixa mesmo quando está em viagem ou fora do ponto de venda.
Nas operações com cartões realizadas por empresas que atuam com prestação de serviços, a pré-autorização no cartão do cliente é algo extremamente comum, mas que precisa ser corretamente acompanhado para evitar débitos indevidos e consequentes prejuízos com processos.
Isso acontece quando ocorre a necessidade de se fazer a alteração no valor previamente autorizado. Esse é um procedimento que precisa ser feito com agilidade e precisão. O uso de softwares pode ajudar nessa etapa. Existem ferramentas que oferecem, como uma de suas funcionalidades, a possibilidade de realizar cancelamentos parciais ou totais das transações, de forma simples e rápida.
Conhecendo bem todas as etapas que detalhamos até aqui e sabendo como um software de gestão pode facilitar o fechamento de caixa, é preciso considerar os seguintes aspectos antes de escolher a solução ideal para a sua empresa. Acompanhe!
As formas de pagamento aceitas pela empresa vão definir o tipo de solução adequado para o negócio. Se a organização realiza pagamentos em cartões de débito ou crédito, por exemplo, é fundamental que o software possa fazer a conciliação automática, facilitando o controle sobre aprovações, compensações e estornos.
Conhecer o tempo e recursos que a sua empresa utiliza vai ajudar a identificar o quão vantajoso pode ser o investimento em um software. Essa análise deve considerar todos os custos que são aplicados, os riscos de perdas e, principalmente, o quanto pode ser economizado com a adoção de um sistema de automatização.
Quanto mais integrados forem os dados financeiros da empresa, melhor será o controle. Empresas que priorizam a gestão estratégica, que movimentam grandes volumes de recursos e que realizam muitas operações diariamente devem considerar o uso de sistemas que possam integrar os registros do fechamento de caixa com os outros processos de controle financeiro. A integração evitará a perda de informações e vai agilizar as operações diárias.
Uma empresa que atua no e-commerce tem necessidades diferentes daquelas que só têm lojas físicas. Os ramos de atuação também vão indicar se é preciso buscar alguma solução específica.
Para não errar na escolha, considere todos os aspectos que precisam ser melhorados no fechamento de caixa e na gestão financeira. Depois, é possível verificar se existe uma solução exata para as suas necessidades ou que seja personalizável.
O fechamento de caixa, como demonstramos, é fundamental para as operações diárias de uma empresa, mas nem por isso deixa de ser algo complexo. Lembre-se de que ele é estratégico.
Se você quer reduzir ao máximo os riscos e os custos com o fechamento de caixa, entre em contato conosco e saiba como podemos ajudá-lo. Com certeza teremos uma solução próxima ou ideal ao que você precisa.
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