A conciliação financeira é uma etapa imprescindível na gestão das finanças dos postos de gasolina. Afinal, esse tipo de empreendimento costuma lidar com grande volume de dinheiro diariamente — e com diversos meios de pagamento.

Dessa forma, é necessário verificar se todas as vendas entraram no caixa da empresa adequadamente. Caso contrário, é possível haver prejuízos financeiros expressivos, de modo a causar o desequilíbrio nas finanças da organização.

Quer saber como evitar essa situação? Continue a leitura e aprenda a fazer a conciliação financeira para postos de gasolina!

O que é conciliação financeira? 

Antes de aprender a fazer a conciliação financeira, é importante conhecer o conceito por trás desse termo. Na prática, ele se refere a um procedimento que compara os dados registrados na empresa e os valores dos extratos bancários, considerando diferentes tipos de operação e transação.

Assim, há a oportunidade de checar se as informações são equivalentes ou se há diferenças. Então, caso haja uma alteração nos valores, a empresa pode identificar a falha e tentar corrigi-la. Com isso, pode-se minimizar os prejuízos causados por erros em taxas, cancelamentos de vendas, infrações fiscais etc.

Para que a conciliação financeira seja eficaz, ela deve ser realizada periodicamente. Desse modo, a gestão consegue identificar as inconsistências antes que elas se agravem, evitando um efeito cascata sobre as finanças do negócio.

Qual a importância desse processo para médias e grandes empresas?

Como você viu, a conciliação financeira consiste na comparação entre os registros internos do setor financeiro e os extratos bancários. Mas qual é a importância desse processo para médias e grandes empresas?

O principal benefício da conciliação financeira é manter um fluxo de caixa organizado, pois ela garante que o dinheiro que entra na empresa bate com o montante registrado. Isso permite uma previsão correta das receitas e, consequentemente, um planejamento financeiro eficiente.

Por exemplo, imagine que nos registros da empresa o faturamento de determinado mês é de R$ 100 mil, já descontadas as devidas taxas. Assim, o plano de utilização do dinheiro é elaborado sobre essa quantia.

Contudo, o montante em caixa é de R$ 95 mil — ou seja, faltam R$ 5 mil do que foi registrado. Se a empresa não realizar a conciliação bancária, dificilmente ela conseguirá identificar a origem do problema.

Além disso, o planejamento financeiro realizado com base em R$ 100 mil precisará ser revisto, comprometendo as expectativas da organização. Porém, se a gestão faz a conciliação financeira, pode entender qual é o motivo da diferença entre os valores para solucionar a questão.

Suponha que essa discrepância seja causada por um erro na taxa do cartão de crédito. Nesse cenário, é possível resolver a situação com a operadora, reaver o desfalque e seguir com o planejamento financeiro.

Como você pode ver, a conciliação financeira é de suma importância para médias e grandes empresas, inclusive postos de gasolina. Afinal, com o maior volume financeiro gerado, qualquer desconto equivocado nas transações de pagamento pode resultar em prejuízos significativos.

Como fazer a conciliação financeira para postos de gasolina? 

Após entender a relevância da conciliação financeira na gestão financeira, é o momento de descobrir como realizar esse processo em postos de gasolina.

Confira as principais dicas!

Estabeleça um período para conferência

O primeiro passo para estruturar a conciliação financeira é definir um período para a conferência dos documentos, que pode ser diária, semanal, mensal, anual etc. Esse espaço de tempo deve ser estabelecido de acordo com o que faz mais sentido para cada empresa.

No entanto, é interessante que esse intervalo seja menor em médias e grandes empresas. Essa medida facilitará a detecção de divergências e a definição de soluções para saná-las, antes que os prejuízos tomem maiores proporções.

Registre todas as informações financeiras

Como a conciliação bancária consiste na conferência das transações financeiras, é fundamental registrar todos os dados relacionados. Então é preciso manter o hábito de lançar as informações diariamente, prestando atenção às datas das operações.

Também é útil categorizar os lançamentos para que os documentos fiquem mais organizados, facilitando a verificação e comparação dos dados. Por exemplo, é possível dividir as entradas em: pagamentos com cartão de crédito, débito, boleto, Pix etc.

Compare os dados

Após definir o período de comparação e registrar as informações, deve-se realizar a verificação dos dados da empresa e do extrato. Para isso, é preciso conferir os valores que a empresa já recebeu, as quantias em aberto e as taxas cobradas pelas operadoras.

Caso haja divergências, a equipe responsável pela conciliação deve entrar em contato com a operadora de cartão ou outras empresas envolvidas nas transações para entender o erro e tentar resolvê-lo. Para ter sucesso nas medidas, é essencial ter atenção na conferência dos dados.

Conte com o auxílio da tecnologia

Se a empresa não tem o hábito de incluir a conciliação bancária na gestão financeira, é comum encontrar dificuldade de realizar esse processo. Isso acontece, especialmente, em empresas maiores — cujo volume financeiro gera mais desafios durante a conferência.

Portanto, é indispensável contar com ferramentas tecnológicas que ajudam na conciliação, automatizando e facilitando a realização da tarefa. Por exemplo, a empresa pode contratar um sistema de gestão completo, que reúna os principais dados financeiros do negócio — como a Equals.

O software é capaz de automatizar diversas tarefas de gestão, além de realizar a conciliação bancária. Como resultado, ele pode facilitar o gerenciamento de fluxo de caixa e a integração do marketplace.

Ao contar com essa solução, a equipe de finanças ganha produtividade, pois as atividades burocráticas são realizadas pelo sistema. Consequentemente, os colaboradores podem se dedicar às tarefas mais importantes e minuciosas, trazendo melhores resultados para a empresa.

Além disso, pode-se evitar danos causados pelas falhas humanas durante o registro e a conferência dos dados. Ou seja, a plataforma permite melhorar a eficiência da gestão financeira em sua totalidade, gerenciando um alto volume de dados rapidamente.

Neste post, você aprendeu o que é a conciliação financeira e como aplicá-la em postos de gasolina de forma automatizada. Colocando essas dicas em prática, é possível ter uma gestão das finanças mais eficiente e que permita o crescimento da empresa!

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