Ficar sem recursos é um dos principais motivos que levam empresas à falência. As razões para isso podem ser várias, mas todas se relacionam com a ausência de uma gestão financeira eficiente. Para evitar esse problema, é fundamental contar com ferramentas que auxiliem no controle da saúde financeira do negócio.

Pensando nisso, apresentamos, neste post, um dos instrumentos mais importantes para isso. Descubra, a seguir, o que é e como fazer conciliação bancária, além de conhecer sua importância para a gestão empresarial. Não perca!

O que é conciliação bancária e qual a sua importância?

Conciliação bancária é um procedimento de comparação entre as informações financeiras registradas internamente pela empresa e os valores presentes nos extratos bancários da organização.

O objetivo dessa atividade é confirmar que o crédito de vendas e o débito de contas a pagar realmente aconteceram como previsto. Entre os benefícios proporcionados pela conciliação bancária, estão a previsão correta de fluxo de caixa e o planejamento orçamentário alinhado à realidade do negócio e com mais chances de sucesso.

Para isso, é necessário analisar os lançamentos, as datas e os saldos para saber se existem inconsistências. Caso existam, é preciso identificar os motivos que as causaram e corrigir o que for necessário.

As divergências podem existir por várias razões, a exemplo de vendas duplicadas, taxas incorretas, fraudes, desvios, cancelamentos, chargebacks e muito mais. Esses eventos podem acontecer em empresas de diferentes portes, desde microempreendedores até multinacionais, e áreas de atuação, como varejo, serviços e e-commerce.

A conciliação bancária é muito importante para ter certeza de que as movimentações financeiras da empresa estão ocorrendo como previsto e identificar acontecimentos que podem prejudicar a saúde financeira da organização, como as fraudes.

Em relação à periodicidade de execução da conciliação bancária, quanto menor for o prazo para conferência, melhor será a gestão financeira. Dessa maneira, seu time de contabilidade poderá contar com informações atualizadas constantemente e identificar divergências assim que elas acontecerem.

Como fazer conciliação bancária?

Agora que você já sabe o que é e qual a importância da conciliação bancária, apresentaremos, a seguir, alguns passos para colocar essa ação em prática.

Lance movimentações diariamente

Uma das etapas fundamentais para realizar uma conciliação bancária eficiente é o lançamento diário das movimentações financeiras. Esse processo é importante para ter certeza de que todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa são registradas e poderão ser conciliadas posteriormente.

Por isso, é necessário incluir todo e qualquer valor que entra e sai de todas as contas bancárias da organização. Recebimentos de clientes, contas fixas, pagamentos de fornecedores, taxas bancárias, empréstimos, pagamento de salários e impostos são apenas alguns exemplos de valores que devem ser registrados por seu time financeiro.

Fique atento às datas de registro que devem ser correspondentes à previsão de entrada ou saída. Se você fizer uma venda no crédito hoje, por exemplo, essa entrada deve aparecer no registro apenas daqui a 30 dias, quando o valor será realmente creditado à empresa.

Para ter um controle mais completo, além da data da transação, você deve incluir os remetentes e destinatários das movimentações. Se puder organizar os lançamentos por categorias, será possível ter uma visão mais ampla da situação financeira da empresa, identificando onde estão os maiores custos e quais valores podem ser otimizados para gerar melhores resultados.

Verifique o saldo no extrato bancário

Depois de ter um registro de movimentações de entradas e saídas atualizado, o próximo passo para fazer a conciliação é comparar os saldos iniciais e finais do controle interno com aqueles encontrados nos extratos bancários.

Para garantir um controle financeiro eficiente, também é importante que essa tarefa seja feita diariamente. Funcionários responsáveis pelo caixa da empresa devem fazer essa verificação no início ou no final do dia.

Confira os detalhes dos lançamentos

Além dos saldos, outra comparação importante diz respeito aos detalhes dos lançamentos de entrada e saída. É preciso verificar se as transações dos extratos bancários ocorrem na data correta, evitando multas por atraso, por exemplo, e com os valores previstos pela equipe financeira da empresa.

Essa ação é imprescindível para ter certeza de que tudo que estava previsto efetivamente entrou ou saiu dos cofres da organização e de que não existem lançamentos não identificados que podem ser incoerentes.

Corrija as diferenças nos lançamentos

O próximo passo após realizar as comparações entre as previsões internas e o que efetivamente foi computado pelos bancos é corrigir as divergências encontradas. Essa ação é importante para saber os motivos pelos quais elas ocorreram e permitir que o controle interno esteja de acordo com a realidade financeira da empresa.

Algumas das causas mais comuns para as divergências são valores não previstos, como tarifas bancárias, impostos, taxas de operadoras de cartões, transações de cartões não processadas ou compensadas, descontos e multas.

Divergências ou ausências de valores devem ser corrigidas no controle interno para que os lançamentos e saldos sejam idênticos ao que realmente se encontra nos cofres da empresa. Cobranças indevidas de bancos e operadoras de cartões devem ser questionadas.

Para ter um controle eficiente e poder realizar essa correção de inconsistências da melhor forma, é fundamental armazenar notas fiscais, comprovantes de pagamento, extratos e outros documentos contábeis.

Utilize uma ferramenta de gestão financeira

Como você pode perceber, as etapas anteriores podem demandar muito tempo dos funcionários da sua empresa. Além disso, o trabalho de lançamento e comparação de valores, quando realizado por pessoas em planilhas, pode resultar em falhas, como erros de digitação e esquecimento.

Por isso, é fundamental contar com um sistema de gestão financeira para registrar as movimentações e fazer a conciliação automaticamente. Em um único software, por exemplo, é possível reunir dados de diferentes meios de pagamento, gerenciar o fluxo de caixa, acompanhar cancelamentos e chargebacks e muito mais. Assim, você terá mais produtividade e melhor controle financeiro.

Neste post, você aprendeu como fazer conciliação bancária e a importância dessa ferramenta para a gestão financeira das empresas. Para garantir que todas as movimentações de entrada e saída serão registradas corretamente e automatizar o processo de conciliação, você deve contar com uma ferramenta de gestão financeira.