A exigência do pagamento integrado por meio de Transferência Eletrônica de Fundos (TEF) já está em vigor em diversos estados e continua avançando. Entre os destaques estão Rio Grande do Sul, Mato Grosso e Ceará.

Essa mudança impacta o dia a dia do varejo, exigindo adequações desde a emissão fiscal até a integração entre sistemas de frente de caixa e meios de pagamento. Além de garantir conformidade fiscal, a TEF representa ganhos em segurança, agilidade e gestão financeira.

Quer entender melhor o assunto? Neste conteúdo, você verá o que é TEF, quais são as regras vigentes em certos estados brasileiros e a importância de se adequar a elas. Continue a leitura!

O que é TEF?

A Transferência Eletrônica de Fundos é um sistema que permite a conexão entre o software de vendas da empresa e os dispositivos de pagamento eletrônico, como as maquininhas de cartão. A integração acontece de forma automatizada, sem a necessidade de digitar a quantia manualmente.

Com a TEF, a transação é processada diretamente no sistema de frente de caixa, reduzindo etapas operacionais. Mais um ponto é que o registro da venda é feito automaticamente, proporcionando segurança, agilidade e controle no ponto de venda.

Outro benefício da TEF é a sua conexão com a emissão do documento fiscal. Isso significa que o pagamento só é concluído após a nota fiscal ser gerada, assegurando conformidade com a legislação e facilitando a conciliação entre as vendas e os montantes recebidos.

Quais são os principais tipos de TEF?

Existem três modelos principais de TEF no mercado, cada um com características técnicas específicas. A escolha adequada depende do porte da empresa, da infraestrutura de rede disponível e das exigências do estado.

A TEF dedicada utiliza uma linha de comunicação exclusiva com as operadoras de cartão. Por contar com uma conexão própria, ela oferece mais estabilidade e velocidade — geralmente recomendada para negócios com grande fluxo de transações e que precisam de alta performance.

Já a TEF discada funciona por meio de uma linha telefônica convencional. Essa é uma alternativa mais simples e com custo inicial reduzido, mas que pode apresentar instabilidade e lentidão, especialmente em horários de pico ou em regiões com infraestrutura limitada.

Por fim, a TEF IP, também chamada de TEF via internet, é a mais utilizada atualmente. Ela opera por meio de conexão banda larga, permitindo integração ágil e menor custo.

Onde a TEF é obrigatória?

A exigência do TEF como requisito legal já vem sendo adotada por diversas Secretarias da Fazenda dos estados.

Saiba mais!

Mato Grosso

Desde abril de 2024, empresas do varejo mato-grossense precisam adaptar seus sistemas para emitir a nota fiscal de maneira integrada ao pagamento. A medida vale para vendas com Pix, cartões e outros meios eletrônicos.

A exceção ocorre no caso de microempreendedores individuais (MEIs), vendas online via plataformas de terceiros ou entregas com pagamento em domicílio.

A regra foi implementada de forma escalonada, priorizando setores como vestuário, calçados, óticas, artigos esportivos, bares, restaurantes e padarias. Essa exigência buscou reduzir fraudes, melhorar o controle fiscal e simplificar a emissão de documentos.

Ceará

No Ceará, a mudança tinha previsão de início em janeiro de 2026, com o fim definitivo do Módulo Fiscal Eletrônico (MF-e). A Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) passaria a ser o único documento fiscal aceito no varejo e seu uso deve estar vinculado ao recebimento do pagamento.

A regra exige que todas as transações com pagamento eletrônico estejam automaticamente ligadas à emissão fiscal. No estado, a Secretaria da Fazenda alertou que improvisações, como sistemas desconectados ou processos manuais, representam risco fiscal e podem gerar multas ou autuações.

Rio Grande do Sul

O Rio Grande do Sul foi pioneiro nessa mudança. Desde 2024, o estado exige que empresas que emitem NFC-e também integrem seus meios de pagamento ao sistema fiscal. A obrigatoriedade vale para qualquer venda presencial, quando o cliente paga por cartão ou outro meio eletrônico.

A norma está prevista em decretos e instruções normativas do estado. O uso da TEF — ou de outra solução homologada que permita a integração — é indispensável para manter a regularidade fiscal no Rio Grande do Sul.

Como se adequar à TEF obrigatória?

O primeiro passo para atender às exigências da TEF é identificar se o estabelecimento está incluído na obrigatoriedade prevista pela legislação estadual. Isso envolve a análise da Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE), do regime tributário e do porte empresarial.

Após confirmar o enquadramento, é necessário utilizar um sistema de gestão compatível com a TEF, preferencialmente homologado pela Secretaria da Fazenda local. O software deve permitir a integração com adquirentes de meios de pagamento e a emissão automática dos documentos fiscais.

A etapa seguinte envolve a contratação de uma provedora de TEF. Essa empresa especializada é responsável por realizar a instalação, configurar o sistema de acordo com os requisitos fiscais e validar o funcionamento da solução.

A integração deve incluir meios como cartões de crédito, débito, Pix e outros pagamentos eletrônicos aceitos no ponto de venda. Com o sistema implantado, é preciso realizar testes operacionais para garantir que a emissão fiscal esteja corretamente vinculada ao recebimento.

Também é importante promover o treinamento da equipe, com foco nos operadores de caixa, gerência e responsáveis pela área financeira. O objetivo é garantir fluidez e segurança no uso da nova tecnologia.

Por que a adequação à TEF é essencial?

Adequar-se à obrigatoriedade da TEF não deve ser visto como uma simples burocracia, mas um passo para garantir a continuidade regular das operações. O descumprimento da exigência pode resultar em penalidades, desde multas até a suspensão da emissão de documentos fiscais.

Somada aos riscos legais, a ausência de integração entre o sistema de vendas e os meios de pagamento prejudica o controle financeiro, dificultando o fechamento de caixa e gerando retrabalho. Essas falhas podem causar inconsistências nos relatórios contábeis e impactar a gestão das finanças.

Negócios que se antecipam às regras demonstram compromisso com a conformidade fiscal, fortalecem sua reputação junto aos clientes e aumentam a competitividade no mercado. Com um planejamento adequado, a adaptação à TEF pode ser implementada sem grandes complexidades.

Neste artigo, você entendeu o que é o pagamento integrado via TEF e por que sua obrigatoriedade transforma o funcionamento do varejo em diversos estados. Agora, vale a pena se manter atento às regras.

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