Como coordenador, gestor ou diretor de uma companhia, é essencial saber o que é um plano de contas e, principalmente, como aplicá-lo de maneira adequada. Afinal, esse é um elemento de grande relevância para a contabilidade empresarial.

Com um plano de contas completo e bem estruturado, é possível realizar diversas análises, trabalhar em mudanças e fazer otimizações. Ainda, há a chance de tomar decisões financeiras melhores e mais embasadas.

Quer saber mais sobre o assunto? Neste post, você entenderá o que é um plano de contas e aprenderá a colocá-lo em prática corretamente!

O que é e para que serve um plano de contas?

Um plano de contas é uma estrutura organizada e padronizada usada para registrar transações financeiras em uma empresa. Ele serve como um guia que determina como as informações monetárias são classificadas e ordenadas no sistema contábil da organização.

Essa medida é crucial para o controle financeiro, a elaboração de relatórios e demonstrações financeiras, bem como para atender a obrigações fiscais e regulatórias. É válido saber que existem dois tipos principais de planos de contas: o contábil e o gerencial.

O primeiro é voltado para cumprir as exigências legais e contábeis. Ele segue uma estrutura padronizada que inclui categorias como ativos, passivos, despesas e receitas, conforme as normas do país.

Sua principal função é registrar transações para fins fiscais e contábeis, gerando relatórios que atendam às regulamentações governamentais.

Já o plano de contas gerencial é desenvolvido internamente pela empresa com foco na gestão financeira e tomada de decisões. Ele é mais flexível e pode ser adaptado às necessidades da companhia, incluindo categorias personalizadas para analisar departamentos, projetos ou produtos.

O plano de contas gerencial, diferentemente do contábil, fornece informações mais detalhadas e específicas. Assim, ele ajuda a alta administração a entender melhor a saúde financeira do negócio e a tomar decisões estratégicas com base em informações relevantes.

Ambos os planos têm sua importância. O contábil é fundamental para fins legais e fiscais. O gerencial oferece flexibilidade e dados para a gestão interna da empresa. Na prática, muitas organizações mantêm os dois tipos para atender a todas as suas necessidades contábeis e financeiras.

Como esse plano funciona?

Após compreender o que é um plano de contas, é fácil perceber que ele funciona como uma estrutura hierárquica que classifica as operações de acordo com seu tipo. Logo, ele facilita o acompanhamento e controle das finanças.

As contas são agrupadas em categorias como ativos, passivos, despesas e receitas, e cada uma delas possui um código ou número único para identificação. Quando uma transação ocorre, ela é registrada em uma conta conforme sua natureza.

Essas informações, por sua vez, são usadas para elaborar demonstrações financeiras, relatórios de desempenho e cumprir obrigações fiscais. Para usar esse plano efetivamente, a empresa deve identificar corretamente todas as suas transações financeiras.

Assim, é possível acompanhar o fluxo de dinheiro, analisar a performance e tomar decisões embasadas. Ao utilizar essa ferramenta de maneira adequada, também há como obter clareza sobre o estado financeiro da companhia e identificar áreas que requerem atenção ou ajustes.

Quais as vantagens do plano de contas para um negócio?

Considerando o funcionamento do plano de contas, o próximo passo é conhecer suas vantagens para uma empresa. Em primeiro lugar, ele proporciona uma estrutura organizada e padronizada para o registro de transações.

Dessa forma, surgem oportunidades de simplificar a contabilidade, minimizar erros, manter a precisão dos registros financeiros e cumprir obrigações fiscais e regulatórias. Ademais, o plano de contas facilita análises e a tomada de decisões estratégicas.

Ao categorizar as movimentações em grupos, esse instrumento permite uma visão mais clara a respeito da saúde financeira da empresa. Como consequência, ele ajuda coordenadores e gerentes a identificar áreas de melhoria, definir metas e avaliar o desempenho ao longo do tempo.

O plano de contas também contribui para diferentes resultados, como:

• eficiência operacional;
• conformidade fiscal;
• otimização dos relatórios contábeis, como a DRE (demonstração do resultado do exercício);
• redução da inadimplência;
• sucesso financeiro do negócio.

Como aplicar esse plano na empresa?

Até aqui, você conferiu os principais aspectos sobre o plano de contas. Mas, afinal, como criá-lo e colocá-lo em prática? Para esse propósito, existem alguns pontos fundamentais que você deve considerar.

Veja!

Defina as contas

Primeiramente, comece identificando todas as contas relevantes para o negócio — o que inclui ativos, passivos, receitas e despesas. Adapte o plano para refletir a estrutura financeira da empresa.

Crie a estrutura

Na sequência, organize as contas em categorias e subcategorias lógicas. Por exemplo, agrupe os ativos em caixa, valores a receber e estoque, os passivos em impostos, empréstimos e outras categorias. Essa estrutura facilitará o registro e a análise financeira.

Atribua códigos

Após criar a estrutura do plano de contas contábil, é importante que você defina códigos únicos para cada tipo de conta. Essa medida ajudará na organização, na busca rápida das informações e a evitar erros. Todos os envolvidos devem estar alinhados quanto a essa padronização.

Suponha que o seu plano seja estruturado em “4. Despesas”, “4.1. Despesas administrativas” e, dentro dela, em “4.1.1. Energia elétrica”. Nesse caso, todos devem seguir esses códigos e subníveis.

Registre as transações

À medida que a empresa realiza transações financeiras, como compras ou vendas, é essencial que essas operações sejam registradas nas contas apropriadas conforme o plano estabelecido.

Invista em treinamento

Como o plano de contas será usado por diferentes profissionais, é fundamental que todos passem por treinamentos para utilizá-lo corretamente. O ideal é que os times entendam com clareza como registrar e categorizar cada transação financeira.

Gere relatórios

Com o plano de contas concebido e estruturado, utilize-o para gerar relatórios regulares, como balanços patrimoniais e demonstrações de resultados. Essa prática ajudará nas análises financeiras e nas tomadas de decisões.

Faça revisões periódicas

Por fim, vale destacar que esse recurso não é estático. Então conforme a empresa cresce ou muda, é essencial revisá-lo e ajustá-lo conforme necessário.

Entendeu o que é plano de contas, como criá-lo e aplicá-lo? Como você viu, ele serve como a espinha dorsal da contabilidade empresarial, ajudando negócios a manter o controle financeiro e a tomar decisões embasadas.

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