A digitalização de documentos tornou os processos mais ágeis e diminuiu a burocracia que antes dependia de papéis e assinaturas físicas. Nesse contexto, o certificado digital se destaca como um recurso essencial por garantir a segurança nas transações online.

Para muitas empresas, ele é mais do que uma opção — trata-se de uma exigência legal em diversas operações fiscais e trabalhistas. Portanto, entender como funciona o certificado digital é fundamental para manter o negócio em conformidade e otimizar suas operações.

A seguir, saiba o que é o certificado digital e descubra como essa tecnologia pode beneficiar a empresa!

O que é um certificado digital?

O certificado digital é uma ferramenta de autenticação eletrônica que comprova a identidade de uma pessoa física ou jurídica em transações e acordos online. Assim, ele funciona como um documento de identificação que garante a validade e a integridade de assinaturas em documentos enviados pela internet.

O funcionamento do certificado digital envolve um sistema de criptografia de alta segurança, composto por duas chaves. Uma delas é privada, usada para revisar o documento e garantir a identidade do remetente.

A outra é a chave pública, que permite ao destinatário ter acesso às informações e autenticá-las. Dessa forma, o certificado digital protege os dados envolvidos e impede alterações indevidas, dando ao arquivo uma assinatura digital confiável.

Para que ele serve?

Ao aprender o que é o certificado digital, fica mais fácil entender para que ele serve. Na prática, ele tem como objetivo oferecer uma identidade virtual segura para pessoas físicas e jurídicas.

O recurso permite a realização de transações e a assinatura de documentos de formato eletrônico, dispensando a necessidade de assinatura física e reconhecimento de firma em cartório. Dessa maneira, ele ajuda a agilizar processos e a eliminar a burocracia do papel.

A tecnologia é especialmente útil em atividades que demandam um alto nível de segurança e confiabilidade, como as operações junto a órgãos públicos e transações fiscais.

Entre as principais utilizações do certificado digital, destacam-se:

• acesso ao eSocial — a plataforma que centraliza informações trabalhistas de empresas e funcionários junto ao Governo;
• emissão de nota fiscal eletrônica, essencial para empresas que realizam vendas e prestação de serviços;
• assinatura digital de documentos em geral, agilizando a formalização de contratos e acordos;
• participação no Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), usado na escrituração contábil e fiscal;
• utilização do e-CAC — o portal de serviços da Receita Federal;
• operações no Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex), que facilitam processos de importação e exportação;
• uso em plataformas específicas, como o e-Saúde, para informações de saúde, o e-Jurídico, para serviços jurídicos, e o e-Contador, voltado para a contabilidade.

Quem é obrigado a ter um certificado digital?

O certificado digital é obrigatório em determinadas situações, em especial para as empresas. Em geral, negócios com mais funcionários e atividades formais são os que precisam da identificação virtual para garantir o cumprimento das obrigações fiscais e trabalhistas.

Confira alguns dos principais casos de obrigatoriedade em 2024:

• empresas com mais de 5 funcionários — até mesmo as que optam pelo Simples Nacional;
• companhias com mais de 20 funcionários para registrar suas contratações e desligamentos no Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);
• negócios com mais de 11 colaboradores para enviar a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), que coleta dados trabalhistas;
• qualquer empresa que emite notas fiscais eletrônicas, para sua validação.

Ainda, o certificado digital é necessário para acessar diversos portais e serviços online disponibilizados pelo Governo.

Quais são as vantagens de ter um certificado digital?

Além de saber sobre a obrigatoriedade de um certificado digital, vale a pena conhecer as vantagens de ter o recurso. Muitas empresas que não têm essa exigência legal também podem se beneficiar ao adotar a ferramenta.

Com o certificado digital, não há necessidade de arquivar, organizar ou buscar documentos físicos, eliminando o trabalho de armazenagem e recuperação de papéis. Além disso, há redução de custos operacionais.

O motivo é que o certificado digital elimina a necessidade de gastos com cartório, papel, impressão, transporte de malotes e arquivamento. Assim, ele ajuda a economizar recursos financeiros e tempo.

Outro ponto relevante é a segurança. O certificado digital utiliza criptografia avançada para garantir a proteção dos dados envolvidos em cada transação. A tecnologia garante que as informações permaneçam intactas e que os documentos certificados sejam autênticos.

A característica é relevante para empresas que trabalham com dados confidenciais ou com trocas constantes de informações com clientes e parceiros, por exemplo. Afinal, essa segurança reduz o risco de fraudes e acessos não autorizados.

Por fim, o certificado digital facilita a gestão financeira e administrativa. Ele libera a equipe de atividades que exigem deslocamento até o cartório ou outros trâmites burocráticos. Como resultado, o tempo e os recursos são direcionados para tarefas mais estratégicas e produtivas.

Como obter a identificação virtual?

Conhecendo as vantagens do certificado digital, você pode ter interesse em saber como obtê-lo. O primeiro passo é realizar um levantamento interno para definir as necessidades de uso na empresa.

A etapa ajuda a escolher o tipo mais adequado — como o e-CNPJ, para transações empresariais, ou certificados específicos para emissão de notas fiscais. Após a avaliação, é preciso procurar uma Autoridade Certificadora responsável por emitir o certificado digital.

Ela deve ser reconhecida pela Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil). Em seguida, escolha o tipo de certificado ideal para as suas necessidades e reúna os documentos exigidos pela entidade escolhida.

O próximo passo é realizar a validação da identificação digital. O processo pode ser feito presencialmente ou, em alguns casos, por meio de videoconferência. Durante a etapa, os dados biométricos são coletados para garantir a segurança e proteção do titular.

Vale saber que o custo do certificado digital varia conforme o tipo e o período de validade. Existe a possibilidade de renová-lo ao fim do prazo para mantê-lo ativo e continuar usufruindo de seus benefícios.

Neste conteúdo, você entendeu o que é e para que serve um certificado digital, além de saber como obtê-lo. Agora, as informações podem ajudar a compreender se é interessante ter o recurso na empresa.

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