A modelagem de processos de negócios é uma estratégia benéfica para obter agilidade e organização em uma empresa. Em um mundo acelerado, essas características costumam ser ótimas aliadas para manter a competitividade e a eficiência do empreendimento.

Ainda, a partir dos resultados alcançados na modelagem, os gestores podem visualizar falhas e oportunidades de melhorias em processos e atividades. Como resultado, as decisões se tornam mais bem fundamentadas, aprimorando a performance da companhia.

Neste artigo, você entenderá o que é modelagem de processos e como utilizar essa ferramenta no negócio.

Acompanhe!

O que é modelagem de processos?

A modelagem de processos em um negócio também é conhecida pela sigla BPM. Ela se origina na expressão em inglês Business Process Modeling ou Modelagem de Processos de Negócios, em tradução livre.

Essa abordagem surgiu na década de 1960, mas ganhou força quando os recursos do setor de tecnologia da informação se modernizaram. A modelagem de processos consiste em representar visualmente, por meio de gráficos, o fluxo de trabalho e o que a empresa realiza.

O BPM pode ser apresentado de diferentes formas, como diagramas, fluxogramas e outros modelos gráficos que favoreçam a compreensão dos gestores. O método escolhido para a modelagem determina a quantidade e a complexidade de informações disponibilizadas.

É importante saber que o BPM vai muito além do mapeamento das atividades e processos. O propósito da estratégia é compreender, automatizar, transformar e documentar todas as tarefas executadas no negócio.

A partir dos recursos gráficos, os gestores têm condições de compreender o funcionamento da organização. Desse modo, eles podem controlar o fluxo de trabalho operacional e aprimorar as falhas, identificando as oportunidades de melhoria.

Como ela funciona?

A modelagem de processos de negócios pode ser feita de diferentes formas. No entanto, é necessário seguir algumas etapas para obter êxito no uso desse instrumento.

Veja quais são elas!

Identificação

A primeira etapa consiste na identificação, mapeamento e documentação dos processos da empresa. Ele pode ser feito por diagramas ou fluxogramas.

Análise

Com os processos mapeados, é necessário analisar como é a sua execução, buscando identificar ineficiências, gargalos e oportunidades de melhorias. É interessante utilizar indicadores de desempenho (KPIs) nesse momento.

Modelagem

Após as etapas anteriores, os processos podem ser desenhados e redesenhados. Nesse momento, é fundamental indicar as melhorias e criar fluxos mais eficazes.

Implementação

Com o desenho pronto, a gestão deve implementar as mudanças propostas na organização, a partir da adoção das medidas que julgar necessárias.

Monitoramento

Os resultados devem ser monitorados constantemente para verificar se estão em conformidade com as expectativas. Para isso, também é essencial ter métricas para usar como base.

Melhorias

A melhoria dos processos deve ser contínua. Portanto, os líderes têm a atribuição de sempre acompanhar o desempenho e buscar possibilidades de aprimoramento.

Quais são os benefícios da modelagem de processos?

Essa modelagem pode impactar todos os setores da empresa, gerando diversas vantagens. Isso ocorre porque ela pode abranger na íntegra as atividades realizadas pela companhia. Ademais, o BPM proporciona mais eficácia operacional, auxilia na incorporação de novas ferramentas para a rotina e impulsiona a inovação.

O aumento da organização também beneficia as relações interpessoais, afinal, todos passam a trabalhar em sintonia. A comunicação interna tende a melhorar, em especial devido à fácil compreensão das informações.

Com as atividades mais alinhadas, a tendência é que a empresa ofereça um resultado melhor nos produtos e serviços ao cliente. A execução competente das tarefas se reflete na qualidade das entregas, no cumprimento de prazos e na boa relação com parceiros, por exemplo.

É fundamental destacar, ainda, que a modelagem de processos beneficia o setor financeiro, pois ele ganha eficiência e pode reduzir custos. Similarmente, o BPM favorece a conformidade regulatória, fazendo com que a companhia esteja alinhada com as leis e regras da sua atuação.

Desse modo, a estratégia aumenta a produtividade da empresa e otimiza os fluxos financeiros. Essas mudanças otimizam a alocação de recursos, beneficiam a incorporação das tecnologias e favorecem a competitividade no mercado.

Como aplicar a estratégia no negócio?

Agora que você já sabe mais sobre o BPM, é o momento de descobrir como colocar essa estratégia em prática na rotina organizacional.

Confira as principais dicas!

Defina a abordagem e a linguagem do BPM

Primeiramente, é necessário definir qual abordagem será adotada no processo. A modelagem pode ser feita a partir de três referências básicas:

• de cima para baixo (top down): parte da visão ampla da organização, em geral liderada por gestores, seguida do detalhamento do restante o trabalho;
• do meio para fora (middle out): fica concentrada nos processos que fazem parte do núcleo do negócio, geralmente mantidos por gerentes e equipes funcionais;
• de baixo para cima (bottom up): começa a modelagem pelo nível operacional, no qual são realizadas as atividades de base do negócio.

A perspectiva ideal depende dos objetivos a serem alcançados com a ferramenta, que tendem a estar direcionados aos principais pontos de melhoria da organização.

Antes da execução, também é fundamental definir a linguagem que será utilizada. As mais comuns no meio corporativo são:

• BPMN (Business Process Management Notation);
• Unified Modeling Language (UML);
• EPC (Event Process Chain).

Reúna as informações sobre o processo

Definida a abordagem, é a hora de coletar os dados sobre o processo e seu funcionamento. Reúna o máximo possível de detalhes sobre as atividades, a ordem e os responsáveis. A administração pode contar com o auxílio da equipe nessa etapa, além de utilizar softwares com essa finalidade.

Se a modelagem for aplicada aos processos da gestão financeira, por exemplo, é preciso conhecer dados como:

• fluxo de recursos da empresa;
• meios de pagamento disponibilizados;
• taxas acordadas com os serviços;
• entre outros pontos.

Elabore e compartilhe o diagrama

Após realizar os passos anteriores, é possível finalmente criar o diagrama. Quando ele estiver pronto, deve ser convertido em um documento compartilhável, que será apresentado à equipe. Aqui, lembre-se de que é fundamental fazer com que o material chegue a todos os colaboradores.

Vale também destacar a importância de consolidar a documentação, por meio de estratégias para engajar os profissionais da empresa na implementação do modelo. Por fim, todos devem se envolver no aperfeiçoamento e sucesso do BPM.

Como foi possível aprender, a modelagem de processos de negócios oferece muitos benefícios a uma companhia. Essa ferramenta proporciona mais organização interna, vantagem competitiva no mercado e o uso eficiente dos recursos financeiros, podendo contribuir com o alcance de objetivos.

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