O uso de cartões como meios de pagamento segue uma trajetória ascendente no Brasil. Em 2017, o valor transacionado chegou a R$ 842,6 bilhões na modalidade crédito e R$ 508 bilhões no débito, segundo dados da Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços (Abecs). Com tantos consumidores usando essas ferramentas, os lojistas devem encontrar formas de comparar taxas de conciliação de cartão para evitar perdas financeiras do negócio.

A conciliação de cartões consiste na comparação de dados e documentos para garantir que o valor das vendas seja depositado na conta da sua empresa. Também é uma maneira de apontar erros e inconsistências em taxas cobradas pelas operadoras e bandeiras que não estavam previstas no contrato.

Pode parecer uma atividade dispensável, mas a complexidade dos meios de pagamento pode se revelar desafiadora. Gerenciar cartões de várias bandeiras aceitas no negócio, relações com adquirentes e aluguel de equipamentos e serviços é fundamental para evitar que sua empresa deixe parte do dinheiro das vendas largado na mesa. Com ou sem crise, perder dinheiro nunca é saudável.

Neste artigo, vamos explicar as vantagens e como comparar taxas de conciliação de cartão. Acompanhe.

Benefícios da conciliação de cartões

Às vezes só nos damos conta de que algo é necessário quando passamos por uma situação extrema. A conciliação de cartões pode parecer apenas um termo acessório ou algo que só vale a pena ser feito por grandes empresas. Mas, a partir do momento em que sua empresa passa a aceitar cartões como meios de pagamentos e não faz conciliação, pode se enredar em uma complexidade incrível de regras e taxas.

Como consequência, chega uma hora em que você não sabe mais se os valores cobrados pelos intermediadores de pagamento estão de acordo com o combinado, se as vendas estão sendo depositadas corretamente e se os prazos são respeitados.

Se isso não é suficiente para convencer você da necessidade de conciliar cartões, vale lembrar que a prática traz diversos benefícios. Listamos alguns abaixo.

Você recebe o valor justo pelo que vendeu

Nas transações com cartões, o valor pago pode ser processado pela maquineta, mas não ser contabilizado na operadora, fazendo com que sua empresa não seja remunerada pela venda. Também podem ocorrer divergências entre as taxas cobradas e você termina pagando mais do que deve pelo serviço. A conciliação identifica essas inconsistências e fornece argumentos e documentação ao varejista para reclamar os valores corretos com a operadora ou bandeira.

Para se ter uma ideia, vendas com cartões embutem taxas administrativas, aluguel de maquinetas, taxas de transações, taxas de conectividade e, caso você antecipe o recebimento, há uma taxa extra. É difícil e improdutivo controlar tudo isso na cabeça ou no papel.

É importante enfatizar que divergências nas taxas não acontecem necessariamente por má-fé das operadoras. O processamento de pagamentos com cartões é complexo e, como em qualquer sistema, podem ocorrer erros. Faz parte do seu trabalho identificar esses erros e impedir que eles prejudiquem seu empreendimento.

Você ganha poder de negociação

Ao verificar mensalmente as taxas cobradas pela operadora que você utiliza nos relatórios de conciliação, você sabe exatamente a partir de qual momento ela reajustou as taxas. Comparando com a oferta de outras operadoras, é possível utilizar esses dados para barganhar taxas que você considere mais justas sem diminuir o nível de qualidade do serviço.

Lembrando que todo empresário deve negociar as taxas com a adquirente antes de firmar o serviço. Não se esqueça de ler as letras pequenas do contrato para evitar surpresas futuras. Nem a conciliação pode mudar termos que contenham sua assinatura.

Você controla melhor as finanças da sua empresa

A má gestão financeira está entre as maiores causas de fechamento de empresas no Brasil. Na preocupação excessiva com o cotidiano, os empresários esquecem de operar corretamente o fluxo de caixa e de gerenciar os recebíveis. Logo, o negócio passa a apresentar problemas: suspende o pagamento de funcionários e fornecedores, passa a desagradar os clientes e não demora para ir à falência.

A conciliação de cartões é parte essencial da gestão financeira. Com as informações obtidas, você visualiza quanto foi movimentado no seu negócio em determinado período, quanto tem para receber da sua operadora em cada dia referente às vendas com cartões e se o fluxo de caixa é positivo. Por fim, você tem mais facilidade em antecipar os recebíveis e diminui a necessidade de capital externo para manter o negócio funcionando.

Como comparar taxas de conciliação de cartão

Entenda as taxas

O volume de taxas cobrados nas vendas com cartões leva muitos empresários a confiarem nas adquirentes, deixando a conciliação de lado. Apesar da complexidade, o primeiro passo para comparar as taxas cobradas é entender essas taxas e por que elas incidem sobre as operações.

Além das adquirentes, há outros três intermediários importantes no sistema de pagamentos: as bandeiras, responsáveis por definir as regras de uso dos cartões; os bancos emissores, que manufaturam e distribuem os cartões; e os gateways de pagamentos, utilizados em compras online, que processam as operações.

Nesse ciclo, há dois tipos principais de taxas cobradas:

Taxas-base

Referem-se às taxas aplicadas pelas bandeiras de cartões e são aplicadas por igual a todas as adquirentes, que repassam o custo para o empresário. Essas taxas dificilmente poderão ser negociadas pelos empreendedores, uma vez que eles não têm uma relação direta com as bandeiras.

Taxas fixadas

São as taxas determinadas pelas adquirentes para utilização dos serviços de pagamentos. Entre elas, as mais comuns são:

• taxas de transação — definidas por um percentual sobre cada venda; é o tipo mais comum e que tem maior impacto sobre o caixa;
• taxas fixas — valores invariáveis cobrados por determinados serviços, como, por exemplo, aluguel de maquinetas;
• taxas ocasionais — são aquelas que não incidem todo mês, mas não são cobradas irregularmente, como o estorno de chargebacks.

É impossível listar especificamente todas as taxas que poderiam ser previstas em contratos com as adquirentes, mas todas elas podem ser enquadradas nos tipos relatados acima. Por serem determinadas pelas adquirentes, as taxas fixadas podem ser negociadas antes da contratação.

Acompanhe os relatórios mensalmente

Após a contratação, muitos varejistas relaxam e passam a confiar que as adquirentes cobrarão apenas as taxas acordadas. No entanto, erros no processamento dos pagamentos podem impedir o repasse dos recursos para a conta da empresa. Por isso, é importante verificar os relatórios todos os meses.

Se forem verificadas inconsistências nos pagamentos, o que não é incomum, você pode solicitar o depósito correto dos valores. Nesse contexto, é importante lembrar que as filipetas — documentos emitidos pela maquineta após a aprovação do pagamento — precisam ser guardadas até a confirmação do pagamento.

A conciliação mensal também mostra outro dado importante: os prazos de pagamentos. Compras no crédito demoram até 30 dias para serem depositadas na conta da empresa; operações no débito, apenas um dia útil. Atrasos nos recebíveis podem comprometer o fluxo de caixa e o pagamento de funcionários e fornecedores.

Por fim, com os relatórios, você ganha poder de fogo para negociar melhores taxas com a adquirente. O importante é ter a documentação correta para embasar a negociação.

Utilize um software de conciliação

A conciliação manual é impraticável para qualquer empresa que aceite cartões como meios de pagamento. Nessa modalidade, a equipe financeira deve acessar os portais das adquirentes e bandeiras individualmente para verificar as taxas cobradas em cada compra. É uma tarefa pouco produtiva e sujeita a erros humanos.

Atualmente, existem softwares capazes de fazer a conciliação de forma automática e praticamente instantânea. Vale lembrar que essa é uma tarefa que se baseia em regras e números, portanto pode ser automatizada sem perda de produtividade. Por um lado, você ganha consistência nos relatórios; por outro, evita gastar mais do que o necessário com um corpo de funcionários.

Comparar taxas de conciliação de cartão é uma atividade que deve ser integrada à rotina da empresa. Além de evitar problemas sérios para o seu negócio, você consegue vantagens que podem culminar na redução de custos para a manutenção do sistema de pagamentos. O acompanhamento mensal das taxas e sua eventual renegociação podem influenciar nos preços dos produtos e aumentar a competitividade do seu negócio.

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