Toda empresa que atua conforme a legislação fiscal sabe o quanto a emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e) exige atenção. Basta uma falha na hora do preenchimento para a rotina financeira ser impactada e ficar sujeita às medidas da fiscalização.

Aliás, é comum que esses erros passem despercebidos no dia a dia das empresas. Mas, quando eles se acumulam, geram passivos que poderiam ter sido evitados com ações simples. Por isso, conhecer medidas preventivas é crucial para a eficiência no processo.

Você já passou por isso ou deseja prevenir prejuízos desnecessários? Continue a leitura para conhecer os erros mais comuns na emissão de nota fiscal eletrônica e como evitá-los!

Como funciona a emissão de nota fiscal eletrônica?

A nota fiscal eletrônica é um documento digital com validade jurídica, utilizado para registrar a venda de produtos e serviços. Ela substitui o modelo em papel, garantindo mais agilidade e segurança para o Fisco e para as empresas.

A NF-e é emitida por sistemas específicos, devendo ser autorizada pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado competente antes da circulação da mercadoria ou da prestação do serviço. Para ser válida, a nota precisa seguir um layout padrão, determinado pelo governo.

Além disso, ela precisa respeitar regras fiscais estaduais e conter informações corretas, como:

• dados do emitente e do destinatário;
• descrição dos itens vendidos;
• tributos incidentes etc.

É nesse ponto que muitas falhas acontecem. Um dado incorreto ou a falta de preenchimento de um campo obrigatório pode causar a rejeição da nota. Ainda, há possibilidade de invalidação posterior, resultando em autuações e sanções, como multas.

Quais são os erros mais comuns na emissão de nota fiscal eletrônica?

Ao longo do processo de emissão da NF-e, diferentes falhas comprometem a regularidade fiscal de uma empresa. Os problemas mais frequentes incluem erros de cálculo, omissão de tributos, falhas no preenchimento e uso de Códigos Fiscais de Operações e Prestações (CFOPs) incorretos.

Outro equívoco recorrente é a emissão com CNPJ ou CPF do cliente errado, o que pode invalidar a nota. Além disso, o envio em duplicidade, a falta de numeração sequencial e o uso de data de emissão divergente da real também são pontos de atenção.

Essas falhas afetam o compliance tributário e interferem na conciliação financeira. Afinal, se a nota fiscal não condiz com o valor real transacionado, há impactos diretos nos registros contábeis e na relação com clientes e fornecedores.

Como a empresa é afetada por esse tipo de falha?

Quando as falhas na emissão da NF-e são recorrentes, elas podem gerar notificações da Sefaz, autuações, multas e até bloqueio do CNPJ. Dependendo da gravidade e frequência, é possível que o negócio entre na mira da fiscalização e enfrente obstáculos em processos de auditoria ou licitações públicas.

As empresas que operam com marketplaces, aplicativos de entrega ou vendas por cartão precisam garantir que os dados emitidos nas notas estejam adequados aos registros das plataformas. Caso contrário, o descompasso entre as informações gera retrabalho e perdas financeiras.

Como corrigir erros em notas fiscais eletrônicas?

Erros acontecem, mas é necessário saber como corrigir a situação. Para isso, existem diferentes soluções que dependem do caso concreto.

Confira quais são as possibilidades e os detalhes de cada uma delas!

Cancelamento

Se a nota foi emitida com erro grave, como destinatário incorreto ou natureza da operação equivocada, o cancelamento é o caminho adequado. Esse processo só pode ser feito se a mercadoria ainda não tiver sido enviada e dentro de 7 dias da autorização de emissão.

Carta de correção eletrônica (CC-e)

Quando a inconsistência na nota fiscal for menor, como no preenchimento de dados, é possível recorrer à carta de correção, que permite ajustes formais. Antes, o envio era permitido em até 30 dias após a emissão da nota fiscal eletrônica. Porém, a partir de setembro de 2025, o prazo é de 7 dias.

Embora essa solução possibilite a correção de dados, ela não pode ser utilizada em cenários envolvendo questões como:

• informações que determinam a quantia do imposto (base de cálculo, alíquota, quantidade de itens, valor da operação etc.);
• elementos cadastrais que levem à mudança do remetente ou do destinatário;
• data de emissão da nota ou da saída da mercadoria.

Emissão de nota complementar

A nota complementar é a alternativa cabível quando houver erro no valor total da operação ou em tributos declarados, e a mercadoria já tiver sido entregue. Esse documento também é útil em situações em que a NF-e foi emitida há 24 horas ou mais. Como seu nome indica, ele complementa o documento fiscal original.

Como evitar os erros na emissão de nota fiscal eletrônica?

Garantir a conformidade fiscal vai além de corrigir erros. Para tanto, é necessário criar rotinas de revisão, investir em sistemas eficientes e treinar as equipes responsáveis pela emissão dos documentos. Afinal, a prevenção é sempre o melhor caminho.

Conheça boas práticas que auxiliam na gestão fiscal e na emissão correta da NF-e!

Padronização e checklist

Criar um fluxo padronizado, com checklist de verificação antes do envio, reduz os riscos de erros. Isso é ainda mais importante para empresas que lidam com grande volume de transações ou trabalham com marketplaces e múltiplos canais.

Treinamento da equipe

Os responsáveis pela emissão de nota fiscal eletrônica devem estar atualizados sobre as regras fiscais, alíquotas de tributos e mudanças nos sistemas da Sefaz. Nesse caso, investir em capacitação é uma solução viável e simples.

Automatização dos processos

As empresas podem utilizar ferramentas especializadas para padronizar a emissão de NF-e. Assim, elas evitam falhas humanas e integram dados de diferentes plataformas.

Monitoramento constante

Como você aprendeu, os erros na emissão de nota fiscal eletrônica têm consequências sérias. Por isso, realizar auditorias fiscais internas, contar com relatórios de conciliação e acompanhar possíveis rejeições ou retornos da Sefaz são práticas indispensáveis.

A Equals se destaca no mercado por oferecer soluções robustas de conciliação financeira. Seu sistema permite que empresas de médio e grande porte realizem a conferência automática de notas fiscais com os valores recebidos.

Isso evita problemas como notas emitidas em duplicidade, valores divergentes ou não registrados corretamente. Ademais, a plataforma auxilia na identificação de cobranças indevidas de taxas, cancelamentos e chargebacks, disponibilizando uma visão completa do fluxo de caixa.

Neste conteúdo, você aprendeu quais são os principais erros na emissão de nota fiscal eletrônica. Com as dicas vistas, o seu negócio está preparado para evitar essas falhas e para corrigir equívocos antes que eles se tornem problemas e sanções.

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