O controle dos processos está entre as principais preocupações de um responsável pelo setor financeiro. Afinal, é preciso lidar com diferentes setores, como compras, estoque, caixa, entre outros, e essa grande quantidade de pontos que envolvem a circulação do dinheiro na empresa faz com que os desvios possam acontecer mais facilmente.

Você conhece a importância do controle financeiro, mas não tem certeza sobre os valores relacionados ao negócio e teme estar perdendo dinheiro? Então, não perca este post! A seguir, mostraremos algumas formas de identificar e evitar desvios no controle financeiro da sua empresa. Confira!

Entenda que desvio pode ser resultado de falhas no controle financeiro

A falta de controle financeiro pode levar as empresas a grandes prejuízos e até mesmo à falência. É preciso acompanhar a entrada e saída de bens, fluxo de caixa, estoque, entre outros. Não realizar um gerenciamento nessa área está entre os principais erros que um responsável pelo setor financeiro pode cometer.

Isso porque a falta de cuidado com a gestão financeira, além de prejudicar o planejamento orçamentário da empresa, possibilita que fraudes aconteçam, como desvios de dinheiro e mercadoria, que podem causar graves consequências para o negócio.

Por isso, é importante traçar estratégias para evitar ou identificar os desvios o quanto antes. Mapear os processos é fundamental para saber onde se encontram os riscos, mas também existem outras medidas que podem ser tomadas. A seguir, apresentamos algumas delas para você adotar na sua empresa o quanto antes e evitar problemas.

Acompanhe os processos

O primeiro passo para facilitar a identificação de desvios no controle financeiro é conhecer todos os processos da empresa, principalmente os que envolvem dinheiro, bem como os funcionários que atuam nessas ações.

Ao mapear os processos, principalmente aqueles nos quais surgem as receitas e despesas, é possível descobrir gargalos que podem facilitar o acontecimento de fraudes e otimizá-los para reduzir ou eliminar essa facilidade. Além disso, é preciso acompanhá-los e medi-los continuamente para reconhecer erros.

Promova a conscientização

Outro passo importante para eliminar os desvios é promover uma cultura ética na empresa, com a conscientização de todas as pessoas que nela trabalham. Não é à toa que ferramentas de compliance e gestão de ética têm ganhado posição de importância em grandes organizações e também não devem ser esquecidas em pequenas e médias empresas.

Para isso, você pode criar um comitê de ética para analisar os casos de problemas, um código de conduta com diretrizes de posicionamento e um canal para denúncias, por exemplo. A promoção contínua de ações educativas por meio de campanhas e palestras, por exemplo, também deve ser valorizada.

Solicite relatórios gerenciais

A solicitação periódica de relatórios gerenciais é muito importante para identificar os desvios. Analisar criticamente todos os custos, receitas e despesas que acontecem em determinado período é uma boa forma de perceber se há algo errado.

Essa auditoria pode ser feita por gerentes internos da empresa ou por organizações especializadas nesse trabalho, o que torna a investigação ainda mais detalhada e confiável. Mas, não esqueça que, para a análise ser eficiente, é preciso ter certeza de que os dados captados estão corretos. Sistemas de gerenciamento ajudam nessa missão.

Controle o caixa diariamente

O principal objetivo do controle de caixa é, justamente, investigar se existem erros de registro ou desvios financeiros nas entradas e saídas de dinheiro da empresa. Por isso, é preciso fazer o controle diariamente.

Além disso, essa ferramenta também auxilia os gestores a fazerem um planejamento financeiro de curto, médio e longo prazo baseados no saldo existente no caixa e em projeções de receitas e despesas. O conhecimento desse cenário também facilita a identificação de desvios.

Monitore o estoque

Monitorar o estoque é muito importante para o controle e o planejamento financeiro, mas também para evitar desvios de mercadoria. É preciso registrar quais e quantos produtos estão armazenados, foram vendidos ou estão encalhados, bem como quanto eles custam.

Assim, além de facilitar a identificação de desvios, é possível criar estratégias de vendas com base nos produtos com mais ou menos saída para evitar perda de dinheiro, tornando o controle financeiro mais eficiente.

Fique atento a todas as formas de pagamento

Engana-se quem pensa que os desvios podem acontecer apenas com dinheiro físico. É importante controlar todas as transações dos seus recebíveis, independentemente da forma de pagamento.

Monitore todas as vendas, seja em cartão de crédito, débito, boleto ou mesmo dinheiro, tanto em lojas físicas quanto online. Além disso, não se esqueça de considerar os cancelamentos e chargebacks.

Utilize um sistema de gerenciamento financeiro

A melhor forma de realizar algumas das ações que acabamos de apresentar é por meio da implementação de um sistema de gerenciamento financeiro. Em um único software, por exemplo, é possível acompanhar processos, gerenciar os recebíveis, monitorar o fluxo de caixa, gerar relatórios, entre outras ações.

Dessa maneira, a confiabilidade dos dados analisados é muito maior, já que as fraudes, tão comuns em ferramentas como as planilhas, se tornam difíceis de serem executadas nesses sistemas. Ou seja, além de facilitar a realização de outras ações contra desvios, utilizar uma ferramenta de gestão financeira dificulta ainda mais a prática de fraudes.

Seja transparente

Além de incluir as pessoas no objetivo de reduzir e evitar desvios por meio de campanhas de conscientização, é preciso deixar claro que os processos estão sendo monitorados pela empresa, pois isso também inibe as fraudes.

Ao utilizar sistemas para controle financeiro, por exemplo, mostre aos funcionários que todas as ações serão registradas pelo software. Além disso, utilizar câmeras e deixá-las à mostra é uma forma de inibir o roubo físico.

Seguindo as dicas que apresentamos neste post você poderá ter um controle financeiro muito mais eficiente na sua empresa, evitando e identificando desvios precocemente. Não esqueça a importância de acompanhar processos e relatórios e de fortalecer a cultura ética na empresa para alcançar sucesso nessa tarefa. E lembre-se de como a tecnologia pode ser muito útil nesse processo.

Agora que você sabe quais atitudes tomar para identificar os desvios com eficiência, conheça 5 aplicativos que lhe ajudarão na gestão financeira!