Com o crescimento do e-commerce chegando a 52% em 2020, segundo a Sociedade Brasileira de Varejo e Consumo (SBVC), crescem os desafios e as necessidades para as empresas terem novas soluções tecnológicas para se adaptarem mais rápido. 

O comércio eletrônico tem provocado mudanças no processo de fabricação, venda e entrega de produtos.  

Você conseguiria imaginar que toparia fazer um pedido de um prato “desmontado” no e-commerce do seu restaurante favorito e finalizar em casa só para ter a certeza de consumi-lo quente? Ou ir a uma loja de roupas, provar peças, fazer o pedido no e-commerce da empresa e recebê-lo em sua casa dentro de algumas horas já com os ajustes necessários nas roupas que comprou? 

Bill Gates chegou a falar que no futuro só existirão 2 tipos de empresas: as que estão na internet e aquelas que não existem. 

Com a internet, o e-commerce permite que as empresas vendam mais e se consolidem. Pode haver regras específicas entre países para que uma compra seja feita e o lojista precisa dispor de meios de pagamentos com os quais o consumidor poderá pagar online, na loja física ou os 2 ao mesmo tempo. 

A necessidade de entregar uma experiência cada vez melhor para um consumidor mais exigente tem levado muitas empresas a adotarem a automação financeira.  

As empresas que ainda lidam manualmente com uma quantidade enorme de dados para fazer a conciliação financeira estão sujeitas a erros humanos e operacionais que podem custar muito caro. 

Por que a conciliação financeira é importante para o e-commerce? 

A conciliação financeira é uma prática contábil muito importante para a gestão financeira de e-commerces. Por meio dela, negócios de diferentes tamanhos conseguem ter uma visão 360° das entradas e saídas do caixa, além dos prazos para depósitos. A conciliação financeira é importante para o comércio eletrônico porque ajuda a identificar inconsistências, fraudes e permite que o e-commerce consiga tomar decisões melhores sobre seu futuro. Pois, o departamento financeiro é o coração de uma empresa. 

A conciliação financeira verifica se há ou não há disparidades nos dados disponibilizados pelas adquirentes sobre as vendas que uma empresa fez. Por isso, é fundamental conferir diariamente os descontos cobrados, prazos estabelecidos e valores pagos. 

Quais os desafios da conciliação financeira manual para o e-commerce?

Quando uma empresa cresce, suas responsabilidades e desafios também aumentam. Essa é a lógica. Gerenciar múltiplos meios de pagamentos, conciliar diversos formatos de arquivos, estabelecer variadas integrações, controlar prazos de pagamentos e recebimentos diferentes etc. 

• Acessar vários portais de adquirentes 

Cada adquirente trabalha com uma data diferente da outra sobre os valores que tem a repassar para um e-commerce, o que gera uma agenda de recebimentos futuros mais complexa. Os formatos de arquivos podem variar também: pdf, CSV, texto etc. O controle financeiro manual pode se transformar em uma colcha de retalhos porque exige um nível de atenção a detalhes que até o profissional mais capacitado não é capaz de lidar sozinho. O time financeiro se sentirá perdido, logo, o tempo e muitos dados importantes poderão ser perdidos também. 

• Chargeback, reembolso, estorno 

O e-commerce paga taxas tantos para realizar uma venda como estornar um cliente, o que neste caso acaba gerando um chargeback — quando um cliente solicita um cancelamento de um pedido diretamente com a operadora do cartão. Mas nem todo comércio eletrônico faz o registro dessas operações. E é aí que mora o perigo. As bandeiras de cartões costumam ter programas de controle de chargeback. Quando um e-commerce ultrapassa o limite estabelecido, poderá ser multada e em casos mais graves perder a autorização para aceitar a bandeira em suas transações.

Leia também:

Principais indicadores (KPIs) para melhorar a gestão de chargeback

Não ter um programa para controlar chargebacks acaba deixando a administração míope sobre a saúde financeira do negócio. Além de não se ter ciência se o e-commerce vem sofrendo ataques de fraudadores. 

O negócio estará perdendo muito no longo prazo e a falta de um controle rigoroso afetará a gestão de estoque e todo o planejamento financeiro.  

• Verificação dupla desnecessária 

A conciliação financeira manual faz o departamento financeiro verificar transações que não apresentam erros. A sensação é de tentar encontrar uma agulha no palheiro. O trabalho é lento e muito caro. A empresa involui e as operações financeiras que realmente precisam de mais atenção podem passar despercebidas, pois, os profissionais podem já estar cansados demais por terem gasto muita energia com o que não tinha a mesma prioridade.

Leia também:

As boas práticas do setor financeiro de alta performance

Quais os benefícios da conciliação financeira automática para o e-commerce? 

Além da possibilidade de lidar de igual para igual com as empresas de meios de pagamento, o e-commerce consegue ter controle total sobre todas as transações financeiras. Os processos se tornam mais fluidos e a gestão financeira mais inteligente. Dentre os principais benefícios, estão: 

• Redução de custos 

Por meio da auditoria de taxas e terminais, o e-commerce conseguirá descobrir quais valores estão diferentes daqueles que foram definidos em contrato. Com a economia, o dinheiro poderá ser realocado para áreas estratégicas da empresa. 

• Diminuição de erros 

Com automação, a possibilidade de cometer erros diminui drasticamente. A conciliação financeira se torna mais segura, confiável e o departamento financeiro pode ser mais produtivo, pois os registros de informações são automáticos e ainda fornecem relatórios para análise. 

• Mais controle sobre chargebacks 

Com a plataforma de conciliação financeira Equals, você tem mais controle e visibilidade sobre chargebacks. Além de ser automaticamente avisado por e-mail ou notificação push pelo smartphone sobre qual foi o pedido exato no qual um chargeback foi solicitado. O que garante mais tempo para contestação e consequentemente redução de perdas. 

• Mais controle de fluxo de caixa e estoque 

Quando um produto tem muita saída, um estoque mínimo precisa ser definido com o fornecedor. A automação financeira ajuda o e-commerce a ter um controle mais completo sobre os períodos mais rentáveis do negócio e ter capital de giro suficiente para que a empresa tenha sucesso.  

Passo a passo: conciliação financeira para e-commerce 

1. Verificar saldos iniciais

O ponto inicial de todo o processo deve ser sempre o envio dos arquivos de operações financeiras pelas adquirentes para a conciliadora de cartões. Às vezes há a necessidade de converter o formato dos arquivos para que possam ser lidos pelo sistema de conciliação. Uma ferramenta de automação financeira como a Equals elimina todo esse trabalho manual.

ATENÇÃO: Esses arquivos precisam conter quais taxas foram submetidas em cada uma das transações.

Leia também:

Dicas práticas para melhorar a gestão de recebíveis de sua empresa

2. Registrar a variação dos saldos finais 

Se não houver inconsistências entre os valores comparados, ou seja, o saldo final com o saldo que consta no software de conciliação, então o resultado pode ser liquidado. Caso exista diferença entre as comparações dos saldos, será necessário investigar o que há de errado. 

3. Atualizar a fonte de dados interna

É necessário fazer uma atualização na fonte de dados interna do e-commerce para que novas transações possam ser registradas no documento externo, como a emissão de novas faturas, contas a pagar, juros etc. 

4. Revisar o saldo final

O objetivo agora é que o saldo final da conta que está sendo conciliada na plataforma de conciliação financeira coincida com o saldo final do documento externo por meio do qual o e-commerce está fazendo a conciliação.

Leia também:

Conciliação de cartões: tudo que você precisa saber

Passo a passo: como fazer conciliação bancária

Porém, se mesmo depois que todas as transações consideradas legítimas que estavam ausentes ou duplicadas já foram lançadas ou removidas ainda assim diferir, será preciso fazer um relatório para conseguir entender o que provocou os erros. Geralmente a causa se refere a dinheiro em trânsito ou até transações ocultas.

É indispensável produzir esse relatório para evitar mais erros nas próximas conciliações financeiras e problemas no fluxo de caixa do e-commerce.

A conciliação financeira é uma das atividades mais importantes para a sobrevivência e crescimento de um e-commerce 

A conciliação financeira manual acaba impactando muito a produtividade e resultados de um e-commerce. A automação pode tornar esse processo menos tedioso e com muito menos erros. Comece digitalizando todos os processos e os documentos financeiros usados pelos profissionais. Assim, o acesso aos dados vai ser mais seguro e muito mais rápido. 

Uma plataforma de conciliação financeira como a Equals pode ajudar a digitalizar os processos financeiros e otimizar o tempo e a gestão financeira em 5 níveis: 

• Auditoria de taxas e terminais: Conferência automática de taxas acordadas com parceiros de negócios e em vendas parceladas. 
• Gerenciamento de fluxo de caixa: Supervisão detalhada em diferentes períodos e com filtros por operadora e domicílio bancário sobre vendas realizadas, antecipação de recebíveis, entre outros. 
• Conciliação bancária transparente: Verificação automática de valores que foram ou não creditados em conta bancária e lançados para a contabilidade do negócio. 
• Gestão de cancelamentos e chargebacks: Notificações imediatas sobre cancelamentos de vendas e chargebacks (estornos) para controlar e diminuir possibilidades de fraudes. 
• Conferência de dinheiro: Acompanhamento minucioso de todas as movimentações financeiras da empresa para garantir que as vendas feitas em múltiplos meios de pagamento – cartões de crédito, débito, vouchers, carteiras digitais, boletos bancários etc. – sejam auditadas e registradas.  

Com a Equals, todo o processo financeiro se torna mais simples evitando perda de informações com a garantia de que toda a conciliação financeira seja feita em tempo real.